Para los propietarios de pequeñas empresas, el objetivo siempre es trabajar de forma más inteligente, no más arduamente. Ya sea que recién esté comenzando o esté buscando expandirse, la automatización de pequeñas empresas es la clave para lograr una mayor productividad y crecimiento. Adoptar la automatización de procesos comerciales significa liberar tiempo para concentrarse en lo que realmente importa: atender a sus clientes e impulsar la innovación.
Desde la gestión de tareas repetitivas hasta la garantía de interacciones con los clientes consistentes y de alta calidad, las herramientas y el software de automatización pueden ayudar a eliminar las ineficiencias que afectan sus resultados. Como propietario de una empresa obsesionado con el poder de la automatización para ahorrar tiempo, aquí se presentan diez de mis herramientas favoritas que me han ayudado a mí y a mi equipo a reducir el trabajo innecesario y a reservar nuestro cerebro para las cosas más importantes.
Herramientas de automatización empresarial
Los líderes de pequeñas empresas operan de manera eficiente, lo que a menudo implica desempeñar múltiples funciones. Las herramientas de automatización empresarial pueden eliminar algunas de esas funciones, por así decirlo, eliminando tareas manuales tediosas, reduciendo errores y desencadenando acciones que mantienen los flujos de trabajo en marcha sin problemas. En la práctica, las herramientas de automatización empresarial funcionan recopilando datos de formularios, correos electrónicos o aplicaciones de terceros, y luego procesando y organizando automáticamente la información según reglas preestablecidas. El resultado final es una reducción de los cuellos de botella en las operaciones diarias, como ventas, marketing, contabilidad, atención al cliente y más. Al eliminar las tareas rutinarias en estas áreas, los equipos pueden recuperar el ancho de banda perdido para realizar las funciones que solo los humanos pueden: brindar un servicio mejor y más personalizado, desarrollar relaciones más sólidas con los clientes e innovar con nuevas ideas de productos. Es más, casi todas las industrias pueden beneficiarse de estas herramientas, desde el comercio electrónico hasta la atención médica, la consultoría y más.
1. Zapier
Zapier es una plataforma de automatización que vincula aplicaciones, activa eventos y sincroniza datos, todo ello sin necesidad de que los usuarios escriban una sola línea de código. Su versión gratuita ofrece automatizaciones limitadas, mientras que los planes pagos desbloquean funciones avanzadas. Al conectar más de 7000 aplicaciones, entre ellas Gmail, Trello, Slack y más, Zapier puede organizar tareas como copiar automáticamente los envíos de formularios a una hoja de cálculo o crear contactos en un CRM. Esto puede ahorrar incontables horas al eliminar la entrada manual de datos, lo que lo convierte en una opción popular para agencias de marketing, tiendas de comercio electrónico y consultores que buscan optimizar las operaciones. La interfaz de Zapier es sencilla y fácil de usar, pero crear «Zaps» más complejos implica una curva de aprendizaje. Las pequeñas empresas que buscan escalar gradualmente pueden beneficiarse enormemente del plan gratuito de Zapier, aunque las automatizaciones avanzadas pueden requerir suscripciones premium.
2. Gmail
Es posible que no pienses en Gmail como una herramienta de automatización, pero si usas estratégicamente las etiquetas y los filtros de la plataforma de correo electrónico gratuita, puedes ahorrarte incontables horas que, de otro modo, dedicarías a clasificar y hacer un seguimiento de las comunicaciones de alta prioridad. Así es como lo hago: los mensajes importantes se envían a una etiqueta que he llamado «Nivel 1». Luego hay una etiqueta de «Nivel 2» para los contactos conocidos y una etiqueta de «Nivel 3» reservada para los boletines informativos o los CC. Todo lo demás va a mi bandeja de entrada habitual. Para asegurarme de ver primero solo las prioridades principales, marco el Nivel 1 en mi navegador, lo abordo y paso a la siguiente etiqueta. Si bien la configuración requiere algunos ajustes iniciales, ayuda a reducir drásticamente la sobrecarga de la bandeja de entrada y es ideal para los propietarios de empresas que buscan un enfoque simplificado y sin costo.
3. Intuit MailChimp
Intuit Mailchimp es una plataforma de marketing integral que ayuda a las pequeñas empresas a crear, enviar y realizar un seguimiento de sus campañas de correo electrónico. Su plan gratuito cubre hasta 500 contactos y 1000 envíos mensuales, lo que ofrece suficiente ancho de banda para listas pequeñas, mientras que los planes pagos escalonados ofrecen herramientas de prueba multivariable y personalización de marca. El editor intuitivo de arrastrar y soltar de Mailchimp y el generador avanzado de segmentos permiten un alcance personalizado, ya sea que esté lanzando una venta por tiempo limitado o fortaleciendo las relaciones con los clientes que regresan. El lado positivo es que Mailchimp se integra con plataformas de comercio electrónico como Shopify, lo que permite flujos de trabajo automatizados para notificaciones de carritos abandonados y recomendaciones de productos. Sin embargo, la curva de aprendizaje puede ser pronunciada para los principiantes que buscan aprovechar la segmentación y el análisis avanzados, y sus niveles superiores son costosos en comparación con los de la competencia. Aun así, las empresas que van desde el comercio electrónico hasta las organizaciones sin fines de lucro encontrarán útiles las sencillas soluciones de automatización de la plataforma, lo que la convierte en una opción poderosa para escalar las comunicaciones de su empresa.
4. Calendly
Si alguna vez envió decenas de correos electrónicos para intentar programar una sola reunión y pensó: «Tiene que haber una mejor manera», es posible que necesite Calendly . Esta herramienta permite a los usuarios conectar sin problemas sus calendarios y seleccionar un horario que funcione para todas las partes.
Calendly se integra de forma muy útil con Google, Outlook y otras aplicaciones de calendario importantes, enviando recordatorios automáticos y ofreciendo tiempos de espera entre citas. Además de la programación, ofrece funciones avanzadas como formularios de enrutamiento, que garantizan que las solicitudes lleguen a la persona adecuada en función de las condiciones establecidas. La interfaz optimizada de Calendly se adapta incluso a los usuarios no técnicos, pero los equipos más grandes con necesidades más amplias tendrán que actualizarse a uno de los cuatro planes pagos. Desde consultores individuales que coordinan llamadas de clientes hasta pequeñas empresas que hacen malabarismos con los horarios de varios equipos, Calendly ofrece una solución simple y escalable que transforma la programación en un proceso rápido y sin fricciones, sin dolores de cabeza.
5. Buffer
Casi todas las empresas necesitan tener presencia en las redes sociales, pero los líderes no tienen tiempo para publicar minuciosamente en todas las plataformas. Es por eso que Buffer es una herramienta de programación y análisis de redes sociales que consolida publicaciones en X, Facebook, Instagram, LinkedIn y más. El plan gratuito de Buffer te permite administrar hasta tres canales, programar hasta diez publicaciones por canal y ofrece análisis extremadamente básicos. La actualización abre opciones de publicación ampliadas y análisis en profundidad que ayudan a los usuarios a evaluar y diseñar estrategias sobre cómo publicar de manera efectiva. Desde tiendas minoristas hasta empresas de SaaS, hay pocas empresas que no puedan beneficiarse de una plataforma social optimizada como Buffer.
6. Trello
Los propietarios de pequeñas empresas tienen mucho de qué preocuparse. La herramienta de gestión de proyectos Trello puede salvarle la cordura organizando los proyectos en tableros, listas y tarjetas. Su nivel gratuito cubre lo esencial, mientras que los planes pagos ofrecen automatización avanzada y funciones ampliadas.
Trello es un pilar entre las interfaces de estilo Kanban, y con razón. Su función de automatización “Butler” permite a los usuarios automatizar tareas repetitivas como mover tarjetas y asignar fechas de vencimiento, y el plan Premium incluye múltiples vistas (tableros, cronogramas y calendarios) para obtener información más detallada sobre el proyecto. El diseño intuitivo de arrastrar y soltar de Trello ayuda a los equipos pequeños y a los trabajadores autónomos a optimizar los flujos de trabajo sin una curva de aprendizaje pronunciada. Sin embargo, los equipos más grandes pueden encontrar restrictivo el límite de 10 tableros por espacio de trabajo del plan gratuito.
7. Grammarly
Aunque me encanta escribir, Grammarly es un salvavidas. El asistente de escritura con tecnología de inteligencia artificial es fundamental para que los empresarios ocupados detecten errores gramaticales, palabras mal escritas y oraciones confusas. Es gratuito y se pagan las actualizaciones para funciones avanzadas. Al automatizar la corrección de textos, puede ahorrar horas y aumentar la credibilidad profesional.
Además de comprobar la gramática básica, las versiones Pro y Enterprise ofrecen sugerencias de estilo avanzadas, detección de plagio, ajustes de tono y más. Grammarly se integra perfectamente con los navegadores web, Microsoft Office y Google Docs, lo que proporciona correcciones en tiempo real. El lado positivo es que pule rápidamente los correos electrónicos, las publicaciones en las redes sociales y las publicaciones de blogs. Sin embargo, la retroalimentación impulsada por la IA puede ocasionalmente corregir en exceso, lo que afecta la singularidad y la creatividad. Para las pequeñas empresas, su punto fuerte es liberar a los propietarios ocupados del dolor de la corrección manual, lo que lleva a menos errores tipográficos vergonzosos en las comunicaciones con los clientes. Ya sea que sea un solo empresario que redacta propuestas o un equipo más grande que produce textos de marketing , Grammarly es un elemento imprescindible en su conjunto de herramientas.
8. BambooHR
Los recursos humanos deberían centrarse en las personas, pero muchas veces los procesos engorrosos tienen prioridad. BambooHR es una plataforma de gestión de recursos humanos basada en la nube que simplifica la contratación, la incorporación y el seguimiento del rendimiento para pequeñas y medianas empresas. Ofrece precios personalizados en función del tamaño de la empresa y las capacidades que requiere su organización. Con su base de datos centralizada de empleados y flujos de trabajo automatizados, BambooHR ayuda a los equipos a reducir el papeleo y centrarse en las personas. Puede realizar un seguimiento del tiempo libre, administrar la inscripción a los beneficios y ejecutar la nómina desde una única plataforma intuitiva. Su sistema de seguimiento de candidatos y la funcionalidad de firma electrónica acortan el ciclo de contratación, lo que ahorra tiempo y dinero. La interfaz es fácil de usar, pero los informes avanzados pueden requerir más capacitación del personal. Esta herramienta es ideal para empresas que buscan una solución de RR.HH. escalable sin tener que improvisar un mosaico de herramientas independientes.
9. ZenDesk
Zendesk es una plataforma de interacción y servicio al cliente basada en la nube que ayuda a las pequeñas empresas a mejorar sus relaciones con los clientes. Zendesk funciona unificando varios canales de soporte (es decir, correo electrónico, teléfono, chat y redes sociales), lo que permite a las empresas realizar un seguimiento más sencillo de las consultas de los clientes. Los equipos pueden automatizar el enrutamiento de tickets, realizar un seguimiento de las métricas de autoservicio y obtener información a través de análisis en tiempo real. Los planes varían desde una opción de soporte básica hasta un CRM de servicio completo, con opciones separadas para servicio y ventas. Si bien Zendesk ofrece una variedad de funciones impresionantes, acceder a las del nivel más alto puede resultar costoso para las empresas que aún están en crecimiento.
10. Slack
Puede que conozcas a Slack como la plataforma que mantuvo a flote las oficinas durante la era del trabajo desde casa, pero en realidad hace mucho más que centralizar la mensajería del equipo. Es un sistema de colaboración todo en uno con una gran cantidad de herramientas integradas en la aplicación que ayudan a mantener la organización en todos los flujos de trabajo. Slack ayuda a que incluso los equipos pequeños se mantengan organizados al permitir la comunicación a través de canales, discusiones rápidas a través de Threads y chats de audio y video a través de Huddles. La función Canvas también ofrece a los usuarios una forma sencilla de acceder rápidamente a información útil, y su nuevo generador de flujo de trabajo impulsado por IA reduce el trabajo administrativo repetitivo. Slack se integra con toneladas de herramientas, desde Google Workspace hasta Trello, lo que reduce la necesidad de cambiar de aplicación. Si bien la versión gratuita de Slack es eficaz para las necesidades básicas, sus ofertas premium ofrecen casi demasiado en un solo lugar. Sin embargo, si se usa con prudencia, Slack es una herramienta indispensable para todas las empresas, desde agencias de marketing hasta servicios profesionales.
En resumen
Para los propietarios de pequeñas empresas, la automatización no solo les permite ahorrar tiempo, sino que les permite cambiar las reglas del juego. Con las herramientas mencionadas, los líderes empresariales pueden deshacerse de tareas repetitivas, mantener prioridades bien definidas y recuperar horas valiosas para el trabajo que los motiva.
