Todos tenemos las mismas 24 horas al día, pero algunas personas parecen conseguir más en ese periodo de tiempo. Los ingresos disponibles pueden ayudarte a evitar las tareas que no te gustan. Quizá mandes la colada a la lavandería o pidas comida a domicilio varias veces a la semana. Pero, al fin y al cabo, hay tareas que sólo tú puedes hacer. ¿Cómo puedes asegurarte de que el tiempo no se te escapa por la punta de los dedos?
Existen varias técnicas de ahorro de tiempo que puedes tener en cuenta para gestionar tu tiempo de forma más eficaz. Para empezar, abre tu calendario y ve qué te espera en el día y la semana siguiente. Este rápido proceso te dará espacio para elaborar estrategias y eliminar sorpresas.
No todo es esencial
No todo lo que hay en tu lista de tareas pendientes tiene la misma urgencia o importancia. Haz una lista de las tareas que necesites completar y asígnales una puntuación de prioridad. Aborda primero las tareas más urgentes. Por supuesto, todo puede parecer importante, pero no todo puede tener el mismo valor. Por último, la desorganización de otra persona no debe ser tu emergencia.
Utiliza tareas paralelas en lugar de multitarea
La investigación ha demostrado repetidamente que la multitarea no funciona. Te hace menos eficiente y más propenso a cometer errores. Por supuesto, puede que te sientas la excepción a la regla, pero la investigación también es clara al respecto. Sólo el 2,5% de las personas realiza varias tareas a la vez de forma eficaz. Aunque una forma obvia de combatirlo es trabajar en una tarea cada vez, puedes realizar tareas paralelas para aumentar tu productividad. Por ejemplo, puedes poner una carga de ropa en la lavadora y, mientras está en marcha, trabajar en los borradores de un documento. O envías correos electrónicos y, mientras esperas las respuestas, trabajas en otras tareas. De este modo, maximizas lo que de otro modo sería tiempo perdido.
Aprovechar la tecnología
No faltan aplicaciones que te ayudan a gestionar tu tiempo. Evita las idas y venidas de correos electrónicos utilizando Calendly para que la gente programe sus citas y Trello para seguir el progreso de las tareas. Utiliza la Técnica Pomodoro para trabajar a rachas.
Identificar un plan de acción
Un objetivo sin un plan no es más que un deseo. Tener y articular objetivos es un primer paso fundamental. El siguiente paso es elaborar un plan que te ayude a alcanzar esos objetivos. Una vez trazado el plan, es hora de empezar a pasar a la acción y convertir un día en otro.
¿Eres el único que puede hacerlo?
Céntrate en las tareas que sólo tú puedes hacer. Al delegar en otros, no sólo estás quitando cosas de tu lista de tareas pendientes, sino que estás dando a otros la oportunidad de brillar y demostrar lo que son capaces de lograr. Estás dando a otras personas la oportunidad de sobresalir.
El tiempo es un recurso precioso. Saber aprovechar tus horas de máximo rendimiento y optimizar tu día es una importante habilidad vital.
