Según avanzan las fases de la desescalada, las medidas anunciadas por el Gobierno ya empiezan a permitir a muchos trabajadores acudir a sus lugares de trabajo y contribuyen a que poco a poco veamos la luz al final del túnel.

Sin embargo, muchos seguiremos trabajando en remoto, pues la recomendación de mantener el teletrabajo se mantendrá aún durante varias semanas y ya no queda duda de que marcará un antes y un después en la manera en que funcionan muchas empresas. Es posible que trabajar desde casa de manera regular se convierta en una opción más para los empleados tras la vuelta a la normalidad. Pero para trabajar de forma óptima no basta con tener acceso a un ordenador y conexión a internet.

En las últimas semanas, quienes se han enfrentado al teletrabajo a tiempo completo han podido darse cuenta de que el aspecto social de la oficina es precisamente uno de los aspectos que más echamos de menos. Por esta razón, es muy probable que hayamos sentido la necesidad de calendarizar reuniones para compensar la falta de interacciones cara a cara, pero este ‘overbooking’ de reuniones como respuesta al aislamiento social tiene varios efectos negativos. Por una parte, aquellas que se han organizado sin tener un objetivo claro son claramente ineficaces y, por otra, puesto que consumen una parte importante de nuestro tiempo, también pueden tener un impacto sobre nuestra productividad.

Un estudio publicado recientemente por la Harvard Business Review indica que el 65% de los altos directivos que teletrabajan durante el confinamiento afirman participar en reuniones que no solo no logran ningún resultado concreto, sino que ni siquiera contribuyen a la cohesión del equipo. Los encuentros con otros miembros de nuestro equipo son necesarios para poder seguir avanzando hacia nuestros objetivos comunes. Pero ni todos ellos son necesarios, ni aquellos que sí lo son serán productivos si no los preparamos adecuadamente. Welcome to the Jungle, el medio de referencia sobre el mundo del trabajo, te ofrece las ideas clave para evitar la procrastinación y centrarnos en asistir a reuniones que realmente sean productivas:

1. Revisa la utilidad de tus reuniones periódicas

Imaginemos que se produce una situación inusual o un problema que requiere una llamada con nuestro equipo o con el cliente. Si se aprovechan esta llamada improvisada para, de paso, comentar otros temas que habitualmente se tratarían durante una reunión periódica, mantener ese encuentro que ya teníamos calendarizado a la mañana siguiente o al cabo de pocos días no resulta necesario. Por ello, para evitar reuniones innecesarias, es recomendable fijar con el resto de participantes la fecha del próximo encuentro antes de finalizar la reunión extraordinaria.

De esta forma, una vez haya terminado, podremos hacer directamente los cambios pertinentes en el calendario. En cualquier caso, nunca está de más tomarse un tiempo al final de cada semana para revisar las reuniones periódicas de la siguiente. Esto nos ayudará a prever aquellas que realmente deben mantenerse o si existe la posibilidad de reducir o cancelar algunas de ellas.

2. Evita reuniones sobre temas simples

Entre nuestros intercambios con otros compañeros hay multitud de cuestiones relativamente sencillas que no necesitarán de una llamada o videoconferencia para ser resueltos. Si es el caso, opta por utilizar otros canales más inmediatos, como el email, cuando sea una cuestión que no necesite una respuesta inmediata, o los chats de comunicación internos, como Slack, Teams o Hangouts. Estos últimos, gracias a su organización por temas y a su presentación de los mensajes por orden cronológico, permiten que los diferentes equipos de una empresa puedan hacer un seguimiento cualitativo de los temas a tratar de forma urgente.

3. Elige el canal adecuado para las presentaciones

A distancia, cuando necesitamos presentar un contenido a varios miembros de un equipo, es frecuente utilizar videoconferencias en las que el flujo de información es unilateral, con alguien que presenta el contenido en cuestión, normalmente con la ayuda de una presentación, y el resto, que la van siguiendo en tiempo real. Y si bien este tipo de interrupciones de nuestra jornada pueden ser útiles cuando se trata un tema complejo y se tiene como objetivo generar una conversación después de la presentación, también es fácil perder la atención de los asistentes. Una buena alternativa es el uso de canales asíncronos, como el correo electrónico, chats de comunicación o grabaciones de vídeo, en formato webinar, ya que permiten a los participantes asimilar la información en el momento y al ritmo que mejor les convenga.

4. Pospón reuniones que no cuenten con participantes clave

Aunque en ocasiones puede que no tengamos otra alternativa, tener una reunión decisiva con compañeros o clientes en la que no estén presentes las personas que tomarán la decisión final no solo no nos ayudará a avanzar, sino que probablemente nos acabará conduciendo a una segunda reunión. Antes de programarla, asegúrate de confirmar que las personas responsables de tomar las decisiones o de activar las propuestas validadas durante la reunión podrán participar.

5. Programa la duración de las reuniones

La Ley de Parkinson, creada por el historiador británico Cyril N. Parkinson, establece que si nos otorgan un tiempo determinado para realizar una tarea, ocuparemos todo el tiempo disponible. Por tanto, para evitar que las reuniones se alarguen de forma innecesaria, en necesario programar cuánto tiempo durarán y tratar de ajustarlo a los objetivos que se persiguen: no reservemos dos horas de reunión si creemos que nos va a llevar 45 minutos según los temas que haya en la agenda.

6. Mantén los encuentros de ocio

Para evitar que las reuniones de trabajo acaben por convertirse en los únicos momentos de intercambio que tenemos con nuestros compañeros, es fundamental que mantengamos los encuentros dedicados al ocio. Es decir, que no se trata de reducir forzosamente el número de reuniones que realizamos a la semana, sino de optimizarlas para que sean más eficientes y nos permitan tener más tiempo y energía para el contacto social, que es hoy más que nunca imprescindible. Aunque, dadas las circunstancias, no tiene nada de malo dedicar los cinco primeros minutos de una10 reunión a preguntar cómo van tus compañeros, nunca está de más proponerles un encuentro de vez en cuando en el que dejéis el trabajo a un lado, como haríais en un bar al terminar vuestra jornada.

Naiara Reig, responsable editorial de Welcome to the Jungle