La automatización robótica de procesos (o RPA) es una tecnología diseñada para automatizar procesos comerciales que se basan en reglas, están estructurados y son repetitivos, lo que libera a las personas para que se concentren en actividades comerciales de mayor valor agregado. RPA es parte de un cambio más amplio hacia la automatización, en medio de una “tormenta perfecta” de tecnología que abarca Inteligencia Artificial, aprendizaje automático, big data, robótica e Internet de las cosas.

Este movimiento hacia una mayor automatización afectará a todas las industrias. De hecho, los analistas de Gartner han predicho que el 85% de las grandes organizaciones habrán implementado algún tipo de RPA para 2022, y es solo cuestión de tiempo antes de que RPA se implemente de forma rutinaria también en empresas pequeñas y medianas. Entonces, si aún no ha considerado el impacto potencial de RPA en su negocio, ahora es un buen momento para hacerlo. Este artículo te ayudará a comenzar.

RPA: el explicador de un minuto

Cuando hablamos de RPA, no estamos hablando de los tipos de robots que son comunes en los entornos de fabricación. RPA tiene que ver con robots de software, o software que se implementa para realizar tareas digitales repetitivas, como capturar o ingresar datos.

RPA se trata de minimizar el tiempo dedicado a las actividades de rutina que actualmente realizan los humanos. La idea es mejorar la productividad, reducir las tasas de error humano y liberar a las personas para que realicen el trabajo de mayor valor que aún no pueden realizar los robots, como resolver consultas de clientes más complejas o desarrollar estrategias de “panorama general”.

Realmente, la RPA no debería considerarse como un proceso nuevo; RPA se trata de complementar o mejorar los sistemas y aplicaciones existentes. Como generalmente requieren pocos cambios en la infraestructura física, los procedimientos de RPA pueden ser relativamente baratos de implementar y los beneficios de liberar una gran cantidad de tiempo del personal y reducir las tasas de error pueden superar rápidamente el gasto. Por eso, la RPA a menudo se considera una ganancia rápida.

Pero, ¿cómo se ve la RPA en la práctica? Vimos los inicios de RPA en funciones como la función de autocompletar utilizada en formularios web, pero las herramientas de RPA actuales se han convertido en chatbots de servicio al cliente (que se utilizan para tratar consultas de clientes menos complejas, por supuesto). Otras aplicaciones de RPA incluyen:

· Transferencia de formularios en papel a un sistema digital

· Introducción y procesamiento de reclamaciones de seguros

· Procesamiento de solicitudes de tarjetas de crédito

· Introducción de nuevos datos de clientes en sistemas CRM

· Programación de citas de clientes o pacientes

· Responder consultas de soporte técnico simples y repetitivas

· Procesamiento de transacciones

· Recuperar información de otros sistemas digitales

Preparando su negocio para esta tendencia tecnológica clave

Al igual que con todo lo relacionado con el cambio tecnológico, los líderes empresariales a menudo pueden quedarse rascándose la cabeza, preguntándose cómo se relaciona la nueva tecnología con su negocio y qué pasos prácticos deberían tomar ahora para prepararse. Si estás en el mismo barco, te recomiendo seguir estos cinco sencillos pasos:

Paso 1. Infórmese

La educación es una parte vital de la preparación para el cambio. Afortunadamente, hay algunos recursos fantásticos relacionados con RPA en línea que puede usar para ponerse al día. Por ejemplo, el proveedor de soluciones RPA UiPath ha creado una academia en línea con una serie de cursos de formación gratuitos. Estos cursos se clasifican de acuerdo con los roles que deben cumplirse para implementar RPA (como analista de negocios o gerente de implementación), y cada uno cubre un paso específico del viaje hacia RPA. UiPath también ha creado una comunidad de desarrolladores y entusiastas de RPA para compartir herramientas, consejos y estrategias. A través de él, puede experimentar con robots personalizados y gratuitos diseñados para ayudar a las organizaciones a comprender cómo funciona la RPA y dónde puede ser útil.

Paso 2. Comprenda qué tipos de procesos pueden y no pueden automatizarse

Por lo general, las tareas más adecuadas para RPA se relacionan con el “trabajo ocupado”, es decir, cualquier trabajo que implique una gran cantidad de acciones repetitivas, como abrir y buscar registros, transferir datos entre diferentes ubicaciones digitales y clics repetidos del mouse. Este tipo de tareas son los principales candidatos para la automatización. En el otro extremo de la escala, los trabajos que involucran pensamiento creativo y toma de decisiones humanas generalmente no son adecuados para la automatización.

Paso 3. Delimite las tareas que deben automatizarse

El hecho de que algo pueda automatizarse no significa que deba serlo. Aquí, deberá identificar cuáles, de todas las cosas que es posible automatizar, son sus prioridades clave. Recomiendo centrarse en aquellas tareas que ayudan a su organización a lograr sus objetivos generales, pero que actualmente consumen una cantidad desproporcionada de tiempo de los empleados. Por lo general, es una buena idea buscar primero las “ganancias rápidas”, ya que ayudarán a establecer la utilidad de la RPA mientras se ganan mentes que pueden ser resistentes a la idea de reducir las cargas de trabajo repetitivas o temerosas de lo que podría significar para los trabajos y la organización cultura.

Paso 4. Investigar las soluciones y herramientas disponibles

Una vez que haya decidido las mejores formas de implementar RPA en su organización, puede comenzar a investigar las tecnologías que están disponibles y los socios potenciales con los que puede necesitar trabajar para crear una implementación exitosa. También deberá pensar en su infraestructura tecnológica existente en esta etapa. Por ejemplo, ¿está construido de una manera que permita implementar RPA sobre él? ¿Y qué necesitará su fuerza laboral actual para aprovechar al máximo el tiempo y las oportunidades que se les ofrecen?

Paso 5. Elija su socio de RPA

De todas las soluciones disponibles, ¿cuál se adapta mejor a sus necesidades? Al sopesar diferentes proveedores, busque aquellos con un historial comprobado en su industria y aquellos que puedan ayudarlo a administrar el elemento humano del cambio entrante, ya que este, sin duda, será un elemento crítico del proceso de automatización.