A nadie le gusta perder su preciado tiempo, por ello, cuando organizas una reunión laboral has de tener en cuenta varios factores que influirán, algunos más decisivamente que otros, en el éxito o el fracaso de tu convocatoria. Te contamos cuáles son para que tomes nota y tus reuniones sean útiles:
La convocatoria
A la hora de hacer una reunión es importante que todos aquellos que deban estar presentes se enteren. Puede parecer una tontería, pero son comunes los malentendidos en este punto. Simplemente rogar confirmación y hacer un recordatorio el día antes o el mismo día peude evitar ausencias innecesarias.
El lugar
Las reuniones no pueden celebrarse en cualquier parte. Cierto es que algunos de los mejores tratos se cierran en los bares, pero cuando se trata de, por ejemplo, una presentación o una reunión de equipo, lo mejor es un espacio neutro, exento de ruidos y con el material necesario: sillas, proyector/pizarra, ordenador, etc. Esto ya dependerá de la reunión.
El material
Presentaciones, informes, resúmenes ejecutivos… Cualquier cosa que sea necesaria para el desarrollo de la reunión es importante solicitarla con antelación. Lo más recomendable es pedir el material a los asistentes ya en la convocatoria, además de hacerlo con antelación. Las prisas no son buenas.
La duración
Como escribíamos al inicio de este artículo, a nadie le gusta perder el tiempo, por lo que si la reunión se hace interminable sin necesidad, la gente se sentirá incómoda y, además, desconectará. Si quieres que la reunión sea efectiva, ve al grano y haz que todos aquellos que intervengan vayan a él también.
El orden
Para que la reunión no desvaríe y se traten los temas necesarios, es importante marcar una agenda dentro de la misma: exponer la orden del día, tratar primero los temas más urgentes y no olvidar un resumen final que englobe todo lo dicho. El cierre es muy importante y deberías asegurarte de que todo el mundo se ha quedado con al resolución final.
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