Telereuniones
Cómo mejorar la gestión del tiempo
La aparición de la pandemia provocó que la transformación digital de las empresas se acelerara vertiginosamente y, con ella, que se implantaran nuevos modelos de trabajo mucho más flexibles, pero también mucho más complicados de gestionar. No en vano, la incorporación del teletrabajo ha hecho que muchas de las reuniones hayan pasado a ser en remoto.
Aunque los encuentros telemáticos se han convertido en un elemento fundamental en el trabajo diario de las organizaciones, numerosos estudios afirman que con ellas se pierde mucho tiempo y recursos, especialmente cuando participan un grupo de personas de forma presencial y otro grupo de forma remota. ¿Cómo hacer de las videollamadas una herramienta más eficiente?
Para descubrirlo, Forbes organizó un encuentro el pasado mes de marzo, en L’ Atelier Utópica, en Madrid, entre expertos de varios sectores: Melchor Sanz, director de tecnología e innovación de HP; Marta Ramos Solá, directora de IT en TotalEnergies, Electricidad y Gas; Tomás Riol, director de Servicios de Infraestructura y Tecnología de Endesa; Jacinto Martínez, director de tecnología de Mutualidad, y Karim Kaidi, director de sistemas, organización y negocio digital de CESCE.
Problemas y desafíos
La periodista Arancha Morales era la encargada de moderar este debate, que tenía como objetivo encontrar las soluciones más innovadoras de colaboración para los entornos flexibles. Después de dar la bienvenida a los participantes, esta les preguntaba cuáles eran los principales problemas que provocaba no optimizar las reuniones colaborativas dentro de una organización.
Melchor Sanz apuntaba que el primero de ellos es la pérdida de tiempo que supone no contar con una buena conexión: “Cada persona, de media, pierde 9 o 10 minutos en cada reunión cuando existe este problema, lo que supone alrededor de 80 horas anuales. Debemos ofrecer soluciones más intuitivas y un servicio integral, que respalde la estrategia de las empresas”.
La responsable de TotalEnergies señalaba que otro de los grandes problemas es que los equipos no están siempre bien formados en el uso de este tipo de tecnologías, lo que dificulta que las reuniones telemáticas logren objetivos reales: “No siempre la culpa es de la tecnología, también debemos aprender a utilizarla y a ser más efectivos en este tipo de encuentros, que, para que sean exitosos, deben contar con una planificación previa”. Tomás Riol y Jacinto Martínez se mostraban de acuerdo con esta afirmación; y este último añadía la idea de que la optimización de las reuniones debe ser un punto estratégico para las empresas, porque no solo
tiene un coste económico para estas, sino que una mala gestión hace que se genere frustración entre los empleados y que se pierda engagement. “Hemos ganado en puntualidad y asistencia, pero también hemos incrementado el número de reuniones, porque todos estamos a un clic”, aseveraba el directivo de CESCE. Y Ramos Solá insistía en que debemos aprender a gestionar nuestro tiempo e invertirlo en aquellos encuentros que realmente son productivos.
A estos inconvenientes, el directivo de HP sumaba uno nuevo: el de la falta de homogenización de las herramientas colaborativas. “Yo creo que no solo es un problema tecnológico, sino que es necesario que las organizaciones sienten las bases de una cultura de planificación de las reuniones”, sostenía Riol. Y es que, tal y como alegaba el director de tecnología de Mutualidad, “la tecnología es una palanca, un facilitador, pero las empresas tienen que formar a sus empleados para aprender a utilizarla de forma óptima y a sacarle el mejor partido”.
Integración efectiva
Pero, “¿cómo se puede garantizar una integración efectiva de la tecnología en los equipos de trabajo?”, interrogaba la moderadora. Melchor Sanz indicaba que las organizaciones no deben dejarse llevar por un modelo saturado, en el que cada vez las agendas estén más llenas de reuniones, sino que es necesario volver a los orígenes y replantear la gestión del tiempo de los trabajadores: “La tecnología debe ser una herramienta que nos acerque a las personas. A veces hay que declinar una reunión por no ser necesaria la participación”.
“La tecnología ha llegado para quedarse, y debemos adaptarnos y saber apreciar las muchas ventajas que nos ofrece, como el teletrabajo”, afirmaba Karim Kaidi. La directora de IT en TotalEnergies puntualizaba que el uso de la tecnología ha ofrecido la posibilidad de contar con talento de otros países de forma remota, lo que ha supuesto un valor añadido incalculable: “Las próximas generaciones podrán trabajar para una empresa desde casi cualquier lugar del mundo”.
No obstante, Jacinto Martínez recalcaba que aún existe un amplio margen de mejora en cuanto a las reuniones telemáticas, y que es necesario que las empresas establezcan un decálogo de buenas prácticas para lograr que estos encuentros sean más productivos. Siguiendo esta idea, el directivo de Endesa hacía hincapié en la importancia de desarrollar capacidades de liderazgo digital, que permitan no solo controlar la tecnología que se emplea en este tipo de reuniones, sino también “saber sacar lo mejor de los participantes”.
Experiencia de usuario
En este punto, Morales preguntaba acerca de cómo la tecnología podía ayudar a resolver estas cuestiones. El director de tecnología e innovación de HP explicaba que, actualmente, se están desarrollando nuevas soluciones tecnológicas para mejorar la experiencia de usuario, en las que se están utilizando la inteligencia artificial: “Hay que ver los espacios colaborativos como un todo: acústica, iluminación…con el objetivo de establecer un espacio cómodo y que facilite la comunicación”.
Asimismo, Tomás Riol y Karim Kaidi señalaban que se está produciendo un cambio cultural dentro de las empresas, en las que cada vez tiene un mayor peso la Workplace Experience. “Poseemos la tecnología, pero el reto que tenemos por delante es hacerla menos protagonista y poner el foco en el empleado para hacerla más asequible e implicarle en este proceso de transformación, que debe involucrar a todas las áreas”, apuntaba el directivo de Mutualidad.
Para ello, según explicaba Melchor Sanz, existen herramientas que permiten medir no solo el tiempo de uso de una sala o la participación de cada uno de los miembros de esa reunión, sino también el grado de satisfacción de estos. “Ahora tenemos esa información, pero hay que analizarla. Estamos en un momento de prueba y error”, incidía el director de sistemas, organización y negocio digital de CESCE. “Lograr esa medición es clave para poder tomar mejores decisiones”, puntualizaba Marta Ramos. Algo en lo que se mostraban de acuerdo el directivo de Endesa y Jacinto Martínez, insistiendo en el hecho de que, para que esos datos tengan valor real, deben proceder de una única fuente.
Ventajas y oportunidades
La periodista Arancha Morales ponía sobre la mesa la última cuestión a tratar en esta jornada: “¿Cuáles son los beneficios tangibles que pueden esperar las organizaciones al implementar estrategias para mejorar la eficacia de las sesiones colaborativas?”.
Tomás Riol no tenía duda de que las principales ventajas son el incremento de la productividad, la optimización del tiempo de los empleados y la potenciación de la innovación, la colaboración y, por ende, la satisfacción. “La tecnología ha traído muchísimas oportunidades, que debemos aprovechar, pero siempre guiando a los equipos”, afirmaba Kaidi.
No en vano, para Jacinto Martínez y Marta Ramos la tecnología tiene que ser motivadora para que se convierta en una ventaja, y que permita trabajar de forma flexible en un mundo cada vez globalizado. Pero, para lograrlo, el directivo de HP concluía que es vital establecer los objetivos empresariales, definir un plan de acción y construir una estrategia adaptable, en la que participen todos los actores.
Con estas palabras, Morales daba por finalizada la charla organizada por Forbes, y apuntaba que en un futuro, no tan lejano, seguramente utilizar este tipo de tecnología para realizar telereuniones “será tan fácil como hacer una llamada con un teléfono móvil”.
