En este mundo hay dos tipos de personas: las que anhelan la organización y las que pueden funcionar en el caos. Imagínate un escritorio lleno de papeles perdidos. ¿Esta imagen te causaría ansiedad o te tranquilizaría? Tu reacción dice mucho sobre el bando al que perteneces.
Como director general, me inclino por los hiperorganizados. No puedo empezar a trabajar hasta que mi bandeja de entrada está vacía y mi escritorio ordenado; de ahí mi compromiso con hábitos como tener la bandeja de entrada vacía y escribir páginas por la mañana. Aunque esto pueda parecer una ventaja para la productividad, también puede conducir a sistemas sobredimensionados que devoran tiempo en lugar de ahorrarlo. Ahí es donde entran en juego los agentes de inteligencia artificial (IA).
Los agentes de IA son programas informáticos que procesan información, razonan, toman decisiones y actúan de forma autónoma. Al agilizar los flujos de trabajo, automatizar las tareas mundanas y mantener los sistemas organizativos bajo control, te liberan para que puedas centrarte en el trabajo que realmente importa. He aquí cinco formas en que los agentes de IA pueden eliminar el trabajo aburrido, desde la programación hasta la gestión del correo electrónico y más.
Controlar la bandeja de entrada
La gestión del correo electrónico es una de las formas más sencillas y potentes que tienen los agentes de IA de reducir el tiempo innecesariamente dedicado a tareas administrativas. Para la mayoría de nosotros, los objetivos de nuestra bandeja de entrada son los mismos: reducir al mínimo el spam inútil, archivar los mensajes que no requieren tu atención de inmediato y poner en primer plano los elementos urgentes. Puedes diseñar un agente de IA que realice todas estas tareas, controlando tu bandeja de entrada y brindándote la tranquilidad de que tus mensajes más importantes no se te escapen.
Por ejemplo, he creado un agente para filtrar mis mensajes entrantes en dos categorías diferentes: ‘Acción requerida’ y ‘Marcar como leído’. La primera es para los mensajes que requieren mi atención: solicitudes de reunión, preguntas urgentes, etc. La segunda es para los mensajes que no quiero marcar como spam ni archivar inmediatamente, porque tal vez quiera leerlos más tarde, pero no quiero que me distraigan de mi trabajo diario. Ya sabes cómo son: el boletín de noticias de un amigo o los recibos de una reciente actualización de software. Tu agente puede filtrar estos mensajes en una carpeta separada donde podrás consultarlos más tarde.
Lo mejor de todo es que un agente puede actuar de forma independiente sobre el contenido de los mensajes –por ejemplo, programando reuniones o añadiendo elementos a tu lista de tareas de Notion–, todo ello sin que tengas que echar mano de tu bandeja de entrada.
Dominar el calendario
Los agentes de IA también pueden eliminar las típicas idas y venidas que implica la gestión de tu calendario y la coordinación de horarios. Como sabe cualquier empresario, a medida que su negocio crece, este tipo de trabajo administrativo se vuelve cada vez más importante y requiere más tiempo. Pero no tiene por qué ser así.
Cada día, las aplicaciones y plataformas de programación introducen nuevos agentes, y están transformando la gestión del calendario. Calendly, por ejemplo, ofrece a los usuarios un agente de IA que puede aprender tus hábitos y optimizar tu disponibilidad, por ejemplo, si tiendes a bloquear las mañanas para el trabajo en profundidad y apilar reuniones por la tarde. Estos agentes de IA pueden analizar cuándo eres más productivo y asegurarse de programar un respiro entre reuniones. Si surge un conflicto de programación, no sólo recibirás una notificación, sino que tu agente te propondrá una solución que se ajuste a tu horario o negociará una nueva hora con otros participantes. Además, funcionan con procesamiento de lenguaje natural. Puedes pedirle a tu agente: «Programa un café con Hazel para la semana que viene», y él se encargará de hacerlo realidad.
En resumen: los agentes de IA pueden eliminar la fricción de gestionar tu calendario, permitiéndote centrarte en un trabajo más interesante en lugar de hacer malabarismos con las reuniones.
Mantener el flujo de contenidos
Si te dedicas a la creación de contenidos, como la mayoría de los empresarios hoy en día, conoces el valor de un calendario de contenidos. Mantiene los medios compartidos organizados y estructurados. Pero cuando tu canal de contenidos está constantemente lleno, tu gestión puede convertirse en un trabajo en sí mismo, consumiendo más tiempo del que ahorra.
Los agentes de inteligencia artificial pueden ayudarte a mantener tu canal de contenidos funcionando sin problemas con el mínimo esfuerzo. Imagina que gestionas contenidos para varios clientes, cada uno con una agenda repleta. Incluso una tarea tan sencilla como numerar las entradas cronológicamente por fecha de publicación puede resultar tediosa. En lugar de hacerlo manualmente, puedes formar a un agente para que automatice el proceso y garantice que todo se mantiene en orden. Del mismo modo, si dos contenidos similares se programan accidentalmente para la misma hora, un agente puede reconocer el solapamiento, señalar el problema y reprogramar uno en consecuencia.
La clave está en entrenar a tu agente de IA para que comprenda tus preferencias de publicación y, a continuación, dejar que se encargue del trabajo pesado mientras tu te centras en crear contenidos excelentes.
Hacer que las reuniones sean más eficientes
A pesar de los avances tecnológicos, las reuniones siguen siendo la forma dominante de comunicación en el lugar de trabajo. Por desgracia, muchas distan mucho de ser productivas. De hecho, estudios recientes muestran que el tiempo que los empleados pasan en reuniones improductivas se ha duplicado desde 2019, disparándose a un promedio de cinco horas por semana.
La inteligencia artificial hace que las reuniones sean más eficaces que nunca. Las aplicaciones para tomar notas son sólo el principio. Más allá de la simple transcripción, los agentes de IA pueden generar resúmenes específicos para cada función, garantizando que cada asistente reciba los puntos más relevantes; así, un diseñador, por ejemplo, no tiene que rebuscar entre las responsabilidades de un desarrollador técnico. También pueden crear cronogramas de transcripción para una consulta rápida, recopilar elementos de acción posteriores a la reunión en un documento independiente e incluso redactar correos electrónicos de seguimiento.
Al descargar estas tareas administrativas a la IA, puedes maximizar la eficiencia de tus reuniones.
Automatizar la atención al cliente
Por último, los agentes están llevando el servicio de atención al cliente basado en IA al siguiente nivel. Gracias a sus capacidades avanzadas de razonamiento y procesamiento del lenguaje natural, pueden responder a consultas rutinarias de los clientes, como el seguimiento del estado de los pedidos, la tramitación de reembolsos o la respuesta a preguntas frecuentes. Los agentes pueden razonar para determinar el mejor curso de acción y tomar decisiones por sí solos. Y puedes estar seguro de que puedes formar a los agentes para que avisen a los agentes de asistencia humana cuando sea necesaria su intervención.
Otra ventaja de los agentes de IA es su capacidad para actuar sin necesidad de instrucciones. En sanidad, por ejemplo, pueden mejorar el servicio al cliente identificando lagunas asistenciales –como mamografías o colonoscopias pendientes– y notificándolas proactivamente a los pacientes.
Al gestionar las consultas recurrentes de los clientes, los agentes de IA liberan a los agentes humanos para que puedan centrarse en cuestiones más complejas y tareas significativas. Los clientes reciben asistencia instantánea las 24 horas del día y se convierten en usuarios fieles. Todos ganan.
