Uno de los mayores obstáculos para el crecimiento de una startup en sus primeras etapas es el hecho de que las tareas operativas y administrativas consumen una gran parte de tu tiempo como fundador de una startup, lo que te impide invertir en las actividades que elevarían tu proyecto (desarrollo de productos, ventas, etc.). Sin embargo, la falta de recursos generalmente significa que no puedes permitirte subcontratar estas tareas a otras personas, lo que podría ponerte en un ciclo del que es extremadamente difícil escapar.
Una salida a esta mala situación es automatizar las tareas repetitivas tanto como sea posible para liberar el máximo tiempo posible.
Según una encuesta de WorkMarket, el 53 % de los empleados cree que la automatización puede ahorrarles hasta dos horas de trabajo diarias, lo que se traduce en más de diez horas semanales para los fundadores de startups. Este artículo presenta cinco herramientas de automatización esenciales que ayudan a optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia.
1. Zapier: Conexión de aplicaciones y automatización de flujos de trabajo
Zapier es una herramienta que conecta diferentes aplicaciones y automatiza flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos de programación. Permite a los usuarios crear «Zaps», que son acciones automatizadas que se activan ante eventos específicos.
Por ejemplo, un fundador puede configurar un Zap para que envíe automáticamente notificaciones de Slack cuando se añada un nuevo cliente potencial a un CRM. Esto elimina la entrada manual de datos y garantiza que los miembros clave del equipo se mantengan informados. Zapier también puede automatizar los informes semanales extrayendo datos de múltiples fuentes (datos financieros de Hojas de Cálculo, datos de ventas de su CRM, etc.).
Además de la comunicación interna y la gestión de tareas, Zapier puede ayudarte a automatizar algunas de tus actividades de marketing. Permite enviar correos electrónicos automatizados, publicar nuevos artículos de blog en varias redes sociales, etc.
2. Calendly: Simplificando la programación de reuniones
Programar reuniones manualmente puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando se coordinan diferentes zonas horarias y varios miembros del equipo. Calendly automatiza el proceso permitiendo a los usuarios compartir un enlace con las franjas horarias disponibles, lo que permite a otros reservar reuniones sin necesidad de intercambiar correos electrónicos.
Esta herramienta se integra con Google Calendar, Outlook y Zoom, generando automáticamente enlaces a reuniones y enviando recordatorios.
3. HubSpot: Automatización de la gestión de las relaciones con los clientes
Gestionar manualmente las relaciones con los clientes puede ralentizar las iniciativas de ventas y marketing. HubSpot automatiza las funciones de CRM, lo que ayuda a las startups a rastrear clientes potenciales, automatizar el seguimiento por correo electrónico y gestionar las interacciones con los clientes en una sola plataforma.
Las startups que utilizan las funciones de automatización de correo electrónico de HubSpot experimentan un aumento promedio del 50 % en las tasas de respuesta, según los casos de estudio de la empresa. Al automatizar la comunicación y la nutrición de leads, los fundadores pueden ahorrar horas a la semana y mantener una comunicación fluida con sus clientes potenciales.
Esto es fundamental para las startups con un gran número de leads, especialmente si el valor de vida del cliente no es muy alto. Si, como vendedor, pierdes demasiado tiempo con cada lead, podrías hacer insostenible todo tu modelo de negocio.
Esto hace que la automatización del CRM sea uno de los pasos más importantes en la fase de eficiencia de una startup para una gran cantidad de proyectos.
4. Noción: Optimización de la gestión de proyectos y del conocimiento
Notion es un espacio de trabajo integral que automatiza la gestión de proyectos, la documentación y la colaboración en equipo. Sustituye documentos y hojas de cálculo dispersos por bases de datos y plantillas organizadas.
Por ejemplo, un fundador puede automatizar el seguimiento de tareas configurando bases de datos que se actualicen automáticamente según el progreso del proyecto. Además, Notion permite integraciones potentes con terceros. Por ejemplo, se pueden crear automáticamente tareas de Notion a partir de nuevos eventos del Calendario.
5. Xero: Automatización de la contabilidad y la gestión financiera
La gestión manual de las finanzas es propensa a errores y consume tiempo valioso. Xero automatiza la contabilidad, la facturación y el seguimiento de gastos. Al integrarse con bancos y plataformas de pago, Xero elimina en gran medida la necesidad de introducir manualmente datos, lo que facilita enormemente la gestión financiera para los fundadores de startups.
Por supuesto, cabe destacar que, si bien estas soluciones de software son bastante estándar, no son únicas: todas tienen soluciones competitivas con sus propias ventajas y desventajas. La conclusión más importante es buscar activamente soluciones de automatización para cualquier tarea repetitiva que interfiera en tu día a día con el trabajo creativo y estratégico, que es donde aportas el mayor valor como fundador.
