La sobrecarga de correos electrónicos es real y probablemente sea un problema para ti. Especialmente si eres una persona activa en Internet o diriges un negocio en crecimiento, puede parecer que por cada cinco que respondes, aparecen diez más. Ignorar a la gente puede que no sea lo tuyo, pero simplemente no hay suficientes horas en el día para estar en contacto con todos los que quieren tu tiempo.
Aunque Gmail te ayuda a terminar tus frases con su función Smart Compose, no es suficiente. Hay otra manera. Con algunas indicaciones inteligentes, no sólo puedes entrenar a ChatGPT para que escriba a tu estilo, sino también para que escriba tus correos electrónicos. Las respuestas largas se pueden solucionar con este proceso, y sólo tienes que configurarlo una vez. Especialmente si eres un creador de contenidos, autor o empresario con demanda, sigue estos cinco sencillos pasos para llegar a la bandeja de entrada cero en una fracción de tiempo.
Cómo conseguir que un gran modelo lingüístico (LLM) responda a tus correos electrónicos
1. Prepara el escenario para tu LLM
No dejarías suelto a un asistente para tus correos electrónicos sin darle la formación suficiente, y esto no es diferente. La preparación es clave para que este ejercicio sea eficaz. El primer mensaje debe preparar el terreno y avisar a ChatGPT de lo que está por venir.
Este es el mensaje que debes copiar y pegar. «Me gustaría que respondieras a los correos electrónicos que recibo. En primer lugar, voy a mostrarte algunos ejemplos de cómo he respondido a correos electrónicos en el pasado. Para empezar, di ‘vamos’ y luego pegaré un correo electrónico y mi respuesta. Cuando lo haya hecho, sigue respondiendo con ‘vamos’ hasta que diga ‘terminado’. Después, pasaremos al siguiente paso del proceso».
El escenario está preparado y tu LLM también. ChatGPT (o el modelo que elijas) responderá con «Let’s go» para mostrar que está listo para ser entrenado en tus correos electrónicos.
2. Añade ejemplos de tus respuestas de correo electrónico
Esta es la parte más fácil, porque ya has hecho el trabajo duro. Deja que esos correos electrónicos que elaboraste diligentemente en el pasado capaciten a ChatGPT sobre cómo escribir los correos electrónicos que enviarás en el futuro.
Busca varios ejemplos de correos electrónicos y respuestas que hayas intercambiado con otras personas y agrúpalos para que coincidan con tu intención para un segmento específico de remitentes. Si quieres que ChatGPT te ayude a responder a clientes potenciales, aliméntalo con ejemplos de correos electrónicos a clientes potenciales. Si se trata de clientes existentes, miembros del equipo, inversores u otro grupo con el que te relacionas, añade específicamente ejemplos de correos electrónicos a estas personas. Cuanto más específico, mejor, y siempre puedes abrir un nuevo chat para entrenarlo para un grupo diferente.
Sigue copiando y pegando ejemplos después de que ChatGPT escriba «vamos». Recomiendo al menos cinco correos electrónicos, incluyendo saludos y palabras de despedida. Cuando creas que tiene suficiente para entender bien tu estilo, di «terminado» y prepárate para añadir el siguiente aviso.
3. Preséntate y explica tus objetivos
Es hora de añadir más contexto. A estas alturas, el modelo ya conoce tu estilo y cómo escribes los correos electrónicos, incluso cómo respondes a determinadas preguntas. Ahora quieres enseñarle cosas sobre ti, para que te entienda como autor de las palabras. Después de tu mensaje final, «terminado», envíale este mensaje. «Ahora voy a hablarte de mí. Soy [cargo y nombre de la empresa] y ayudo a [público objetivo] a conseguir [resultado que consigues para tus clientes]. Por favor, diga ‘recibido’ cuando lo tenga y le indicaré el siguiente paso».
Aunque mi ejemplo se centra en clientes potenciales, deberías modificar el tuyo en función de a quién escribas. Si vas a responder a miembros de tu equipo, incluye tu ética como líder. Si escribes a clientes existentes, incluye información sobre cómo sueles relacionarte con ellos y qué tipo de papel desempeñas en vuestra relación, ya sea como educador, socio responsable, etcétera. En el caso de los lectores y suscriptores, puede tratarse de otra información sobre tu trabajo. Este paso añade un contexto adicional que aporta profundidad a las respuestas que se generarán.
4. Asegúrate de que entiende tu estilo
Si has seguido las indicaciones hasta ahora, el LLM de tu elección se ha equipado con tus correos electrónicos y tu biografía. Ahora es el momento de comprobar que entiende tu estilo con una prueba sorpresa improvisada.
Hazlo de la siguiente manera. «Estupendo. Ahora que tienes esta información, ¿puedes resumir el estilo de mi correo electrónico y mi biografía bajo los siguientes encabezados? 1) Quién soy. 2) El tono, el estilo y la voz de mis correos electrónicos. 3) Los temas sobre los que me preguntan. 4) Cómo me comunico con mis [clientes, equipo, miembros del público]. 5) Cualquier punto específico o importante que hayas deducido de mis correos electrónicos de ejemplo».
Lee la respuesta de ChatGPT, responde con las modificaciones necesarias y pasa a la siguiente pregunta, en la que debes preparar al chatbot para que reciba tus correos electrónicos y elabore una respuesta adecuada, en línea con la que escribirías tú mismo.
Utiliza este ejemplo: «Di: ‘Muéstrame el correo electrónico’ y pegaré un correo electrónico al que me gustaría dar una respuesta. Por favor, escribe una respuesta de [especifica el número de palabras, frases o párrafos] de extensión, que incluya [un cumplido, una respuesta a su(s) pregunta(s), una breve historia, una cita inspiradora, un agradecimiento sincero, etc.] desde mi perspectiva y en mi estilo, tal y como has aprendido de los ejemplos y la información biográfica.»
5. Crea respuestas a tus correos electrónicos
ChatGPT debería decir ahora «muéstrame el correo electrónico», tras lo cual puedes copiar y pegar un correo electrónico en el programa. La respuesta debe tener la longitud especificada, contener la información solicitada, utilizar la redacción que se ajuste a tu estilo y responder a las preguntas como lo habrías hecho tú mismo.
Si estás conforme, copia y pega este correo electrónico de vuelta al remitente, y pasa al siguiente después de añadir la siguiente pregunta. «Gracias, voy a enviarle otro correo electrónico. Por favor, ahora responda a este de la misma manera, pero cambie [haga aquí cualquier petición de estilo]». Si no estás contento, di por qué. Haz clic en «regenerar respuesta» o pide cambios específicos, como «hazlo [más contundente, más gracioso, más corto, más amable, más empático, más formal]». También puedes decir «escríbela igual pero incluye [esta información]». Por muchas indicaciones que añadas, es muy probable que la edición sea un proceso más rápido que escribir tú mismo el correo electrónico desde cero.
Una vez que tengas este proceso en orden, utilízalo siempre que sea necesario para procesar un lote de correos largos de una sola vez. Vuelve a abrir el chat, dile a ChatGPT que estás listo para enviar más correos electrónicos y vuelve a generar respuestas a tu antojo. Conviértete en un poderoso comunicador y aumenta tu producción de correos electrónicos con estos cinco sencillos pasos.
