Mary Hagen está de viaje casi el 50% del año. Como consejera delegada de Colossal, la empresa de recaudación de fondos profesional registrada más importante del país, ha creado una empresa que ha recaudado más de 175 millones de dólares para organizaciones sin ánimo de lucro a través de innovadoras campañas digitales y ha crecido un asombroso 675%. Pero no te dejes engañar por sus constantes respuestas fuera de la oficina: las operaciones en Colossal funcionan tan perfectamente que muchos ni siquiera se dan cuenta de que ella no está en el edificio.
«La gente suele comentar lo bien que funciona la empresa mientras estoy de viaje», dice Hagen. «Es un cumplido, pero también es el resultado de sistemas y preparación».
Preparación, en el caso de Hagen, significa listas de comprobación. «Soy una persona de listas de comprobación, esté o no de viaje», dice. «Hago una lista de cosas que se pueden hacer con o sin Wi-Fi, porque nunca sabes si funcionará en el avión». Esa previsión le permite seguir siendo productiva durante el vuelo, y a menudo aprovecha ese tiempo para escribir, intercambiar ideas, editar o diseñar cualquier cosa que no requiera conexión a Internet.
La eficacia de Hagen no sólo está reservada a los cielos. Es estratégica a la hora de decidir quién se une a ella sobre el terreno para rodajes de campañas o visitas a organizaciones sin ánimo de lucro, y reúne cuidadosamente a equipos que puedan trabajar sin redundancias. «Tengo muy en cuenta a quién traigo. Nunca llevaría a todo el equipo de marketing o vídeo», dice. «Se trata de dividir los equipos de forma que no se rompa el ritmo».
Ese tema, evitar perder el ritmo, está presente en toda su rutina de viajes. Es partidaria de viajar en el mismo día siempre que sea posible, y opta por volar rápidamente para aprovechar al máximo el tiempo y minimizar las interrupciones. «Si puedo hacerlo en un día, lo hago», añade.
También el equipaje es un modelo de racionalización. «Para no tener que pensar en ello, tengo un equipo y un vestuario de viaje a los que recurrir», afirma. Su bolsa de viaje incluye duplicados de todo lo esencial: cargadores para el portátil, el teléfono, el Apple Watch e incluso lazos para el pelo. «Hacer la maleta es eficaz porque siempre estoy preparada. Facilita los viajes y me ayuda a no perder el ritmo».
Y aunque pueda parecer obvio que una empresa de recaudación de fondos avanzada tecnológicamente esté conectada digitalmente, Hagen ha hecho de la accesibilidad una piedra angular de su capacidad para dirigir desde cualquier lugar. «Puedo acceder a todo lo que necesito desde mi teléfono y mi portátil», afirma. «Cada documento, presentación, chat o sistema que utilizamos en Colossal está sincronizado». Puede trabajar desde la línea de seguridad con la misma eficacia que desde su escritorio, y a menudo lo hace.
Por supuesto, no todo depende de que esté localizable. «Tienes que contratar a gente buena en la que puedas confiar, así que cuando el Wi-Fi no funciona en el avión, sabes que el trabajo se sigue haciendo», dice. «Si no es así, te has equivocado de personal».
Incluso con todos los sistemas y herramientas adecuados, Hagen sabe que la parte humana del liderazgo sigue siendo importante. Por eso se pone en contacto con los jefes de equipo a primera hora de la mañana. «Les informo de dónde estoy y de mi disponibilidad durante el viaje por si surge algún imprevisto», dice.
Y lo que es más importante, no deja que los viajes la aparten de su rutina personal. «Me alojo en hoteles con gimnasio y preparo la comida para los viajes si es necesario», dice. «Estar de viaje puede desgastarte física y mentalmente, así que soy constante con lo que me mantiene con los pies en la tierra».
Y aunque cada viaje puede planificarse con un propósito específico como supervisar el rodaje de una campaña o reunirse con socios sin ánimo de lucro, Hagen siempre busca formas de maximizar su tiempo. «Donde quiera que vaya, busco oportunidades adicionales para tachar cosas de la lista», dice. «Si estoy allí de todos modos, intentaré asistir a un evento o conectar con socios en persona».
Puede que viaje sin parar, pero su mentalidad tiene los pies en la tierra: planificar con antelación, crear el equipo adecuado y no perder ni un minuto. Así es como se hace crecer un centro de recaudación de fondos: un viaje en avión cada vez.
