1. ¿Qué queremos conseguir a medio y largo plazo? La respuesta a esa pregunta es lo primero que debemos tener claro incluso antes de planear el viaje. Todos tienen su por qué, su finalidad. Si no lo ves claro o crees que “se hace por hacer” no sigas leyendo, no hay viaje posible.
2. Informa a todas las personas que vayan a formar parte (directa o indirectamente) del proyecto o negociación que supone este viaje. No puede haber nadie desinformado o mal informado. No dejes ningún cabo suelto. Además intenta hacerlo en persona a través de una reunión con cada implicado para explicarles sus tareas o funciones a desarrollar.
3. Da igual que no tengas previsto ofrecer una presentación o algo similar, siempre es bueno llevar una pequeña y sencilla (pero cuidada) presentación o dossier de tu empresa. Por supuesto no olvides tener a mano todos los datos posibles (incluso los que crees irrelevantes para lo que vais a tratar) porque nunca sabes qué va a requerir el cliente.
4. ¿Agenda? Sí, pero flexible y sujeta a imprevistos porque en un viaje no sabes qué va a suceder, no todo está en tu mano: retrasos en los vuelos, en el tren, problemas con la habitación de hotel…
5. Apura todos los detalles, no pases nada por alto. Hay cosas que suelen quedar en un segundo plano y que es esencial tener bien atadas, por ejemplo: reserva en el restaurante si quieres tener una comida o cena con el cliente, llevar encima tarjetas de visitade sobra…