Para muchos, una comunicación clara y eficaz es la piedra angular de un negocio exitoso. Sin embargo, garantizar que los mensajes se escuchen y comprendan de manera integral puede ser un desafío en medio de las muchas formas de intercambios de comunicación entre empleados, clientes y partes interesadas.
Entonces, ¿cómo garantizan los líderes claridad y comprensión precisa en conversaciones vitales? A continuación, 20 miembros del Forbes Business Council analizan estrategias para garantizar que los mensajes no sólo se transmitan sino que se reciban, descifren e interioricen con precisión. Siga leyendo para descubrir formas de crear relaciones más sólidas y eficacia organizacional a través de una comunicación clara.
1. Establecer alineación
La alineación es clave porque crea acuerdo. La alineación permite que diferentes opiniones en la discusión creen el resultado final del acuerdo. La escucha activa y reflexiva es importante. Por ejemplo, uso oraciones como “Lo que estoy escuchando es…” y pregunto: “¿Qué estás escuchando de mí?” para distinguir las interpretaciones de los hechos. Sin alineación, no se puede lograr un acuerdo. – Ariya Malek, Educational Awakening Center
2. Confirme su comprensión mediante comentarios
Hago lo mejor que puedo para dejar mi teléfono a un lado y hacer comentarios de confirmación para asegurarme de haber escuchado lo que dijeron de la manera que pretendían. Por ejemplo, podría decir: «Si te entiendo correctamente, no te gustó cuando señalé el tema en la reunión frente a tus compañeros». Luego me hago cargo y analizo formas en que podríamos manejarlo de manera diferente la próxima vez. – Ryan Lucia, Tales n Such Media
3. Prepárate
Planifico, pienso y me preparo para la conversación y luego me tomo de dos a cinco minutos para sentarme en silencio y profundizar mi conciencia. Cuando es posible, evito usar declaraciones «tú» y recuerdo que estoy hablando con otro ser humano. Comunico una o dos cosas que son los puntos de discusión más esenciales y trabajo para desarrollar claridad mutua y propiedad compartida para el resultado deseado: un beneficio mutuo. – Kent Gregoire, Stakeholder Business
4. Utilice el ‘bucle de retroalimentación’
Hay un método que utilizo sin falta para garantizar que un mensaje importante se escuche de forma completa y precisa. Yo lo llamo el «bucle de retroalimentación». Esto implica repetir información a la persona y confirmar que comprende su perspectiva. Este método ha demostrado ser eficaz una y otra vez, especialmente en situaciones de alta presión en las que las interrupciones de la comunicación pueden ocurrir con demasiada facilidad. – Michael Shribman, APS Global Partners Inc.
5. Prepare documentos escritos
Es fundamental asegurarse de que todos dejen una conversación importante en la misma página. Suena elemental, pero cuando dirijo este tipo de conversaciones, siempre me aseguro de tener una agenda escrita y organizada para asegurarme de que se cubran todos los temas clave. También comparto una lectura escrita de la reunión que captura cada objetivo y las responsabilidades relacionadas de cada parte interesada. – Emily Kane Miller, Ethos Giving
6. Practica la escucha activa
Siempre es importante comunicar su mensaje y luego escuchar activamente cualquier respuesta que pueda surgir. Sólo a través de la escucha activa podrá participar plenamente y asegurarse de que su mensaje se escuche de forma plena y precisa. – Adam Taubenfligel, Triarchy
7. Proporcione detalles con un cronograma
Paso la mayor parte de mi día comunicándome, resolviendo problemas, fomentando las relaciones con los clientes y brindando asesoramiento. Dada la cantidad de tiempo que tengo cada día, debo aprovecharlo bien. Debo escuchar y ser escuchado para cerrar posibles brechas de comunicación. Una técnica que encuentro más efectiva es proporcionar detalles específicos con una línea de tiempo. Esto gestiona las expectativas de ambas partes y genera confianza. – Suzanne Ogle, Southern Gas Association
8. Escuche, observe y empatice
La conversación no es sólo la recepción y transmisión de audio, es un intercambio de datos multicanal. Para mí, la esencia de la comunicación radica en escuchar, observar y empatizar más que simplemente hablar para un intercambio efectivo de información y contexto. Cuando esta estrategia se usa colectivamente, te comunicas, pero cuando se hace a nivel individual, es solo transmisión. – Vaibhav Dobriyal, LUMIQ
9. Promover la comunicación abierta
Fomento la comunicación abierta para incitar a otros a compartir su perspectiva. En conversaciones cruciales, también empleo la escucha activa para confirmar el entendimiento mutuo. Al parafrasear puntos clave y fomentar la retroalimentación, me aseguro de que la otra parte comprenda mi mensaje. Este método fomenta la comunicación efectiva y promueve un diálogo colaborativo, mejorando el compromiso general y el entendimiento compartido. – Kranti Ponnam, Kipi.bi
10. Solicite confirmación
Utilizo un método de confirmación para confirmar la comprensión de información importante. Hago preguntas y le pido a la otra parte que vuelva a contar lo que se dijo. Esto ayuda a evitar malentendidos y garantiza una comunicación eficaz en las discusiones profesionales. – Emil Loktev, Walzon LLC
11. Habla y escucha para entender
Reformulo lo que pensé haber escuchado para asegurarme de que estamos en la misma página. Usar frases como «Si te escuché correctamente, dijiste…» o decir «Esto es lo que entiendo que estás diciendo; ¿me perdí algo?». Garantiza que la comunicación sea eficaz y bidireccional. A menudo hablamos sin tener en cuenta el hecho de que tenemos diferentes orígenes y experiencias de vida. Comprender la diversidad es importante para comunicarse eficazmente. – Sandy Harvey, Exodus Consulting Group, LLC
12. Centrarse en la claridad
Evite la tontería, la jerga o el lenguaje industrial. Hable en términos simples y claros. Luego, haga una «revisión» en la que le pida al receptor que resuma lo que ha dicho. Esto garantiza que hayan absorbido el quid de su mensaje. Del mismo modo, escuche activamente y luego reflexione sobre sus puntos. Se trata de claridad mutua, no sólo de transmisión. – Maxim Atanassov, IUVO Consulting Corp.
13. Demuestre su comprensión mediante los siguientes pasos
La mejor manera que he encontrado para garantizar que el mensaje se escuche de manera completa y precisa es una combinación de parafrasear o resumir y validar los siguientes pasos. Primero, use sinónimos o cree una oración diferente y más corta con exactamente el mismo significado. Luego, resuma los elementos de acción y los próximos pasos, asegurándose de asignarles un propietario. Si se hace correctamente, esto debería evitar problemas. – Ghadi Hobeika, Artefacto
14. Escuche con intención
Mi filosofía es simple: «Encuentra un problema y conviértete en la solución». Me concentro intensamente en lo que comparten mis clientes, absorbiendo cada detalle y luego haciendo eco de mi comprensión. Al hacer esto, no sólo comprendo plenamente sus necesidades, sino que también me aseguro de que se sientan genuinamente escuchados. Este enfoque establece la base perfecta para que podamos desarrollar estrategias específicas que realmente consigan sus objetivos. – Kelly Rocklein, UGC Pro
15. Reforzar las conversaciones con escucha activa y resúmenes
En discusiones importantes, escucho activamente, parafraseo para confirmar la comprensión y presto atención a las señales no verbales. Se fomenta la comunicación y la retroalimentación clara y concisa. Luego, se envía un resumen escrito a todas las partes, lo que garantiza la alineación en los puntos clave y las acciones planificadas y refuerza la claridad y la comprensión compartida de los resultados de nuestra conversación. – Arunabh Dastidar, RealSage
16. Asumir la responsabilidad por la falta de comunicación
Después de entregar el mensaje, le explicaré a la otra persona que a veces me comunico mal. Luego les pregunto si podrían repetirme lo que acabo de decir. Lo hago con tacto para no ofender ni ser condescendiente, y acepto nuevamente la culpa si me comuniqué mal originalmente. – Tom Freiling, Agencia Freiling
17. Solicite un resumen de los puntos clave
Me aseguro de que mi mensaje no sólo se reciba sino que se comprenda completamente solicitándole a la otra parte que reitere los puntos clave con sus propias palabras para su confirmación. Además, también hago preguntas para entender si mi mensaje se escucha con claridad y los animo a que me hagan preguntas si algo no está claro. Siempre hago preguntas que generan más explicaciones y fomentan una comprensión más profunda. – Gayatri Panda, Tecnologías Themis
18. Cree una oportunidad para aclarar la confusión
Cuando quiero asegurarme de que cualquier empleado, cliente, etc. me escuche plenamente, siempre me aseguro de preguntar: «¿Sobre qué parte tienes más dudas o con qué prevés un problema?». Para responder a esta pregunta, la persona con la que estoy hablando debería haber escuchado mi mensaje completamente o resaltará las partes que no escuchó. Cuando es al revés, me aseguro de resumir siempre lo que les han dicho. – Mina Elías, Grupo Trivium
19. Sea directo y empático
He cultivado un enfoque único al ser directo y aprovechar el poder de la empatía. Cuando inicio una conversación, expreso claramente mi mensaje y lo enriquezco con experiencias e historias personales. Después de compartir, trato de quedarme en silencio. Escucho activamente, alentando a la otra parte a compartir sus pensamientos o repetir el mensaje con sus propias palabras. Esto fomenta una conexión profunda. – Michael Seaman, Swipesum
20. Resuma los puntos clave
Siempre me aseguro de que la conversación tenga una lista establecida de puntos vocales que abordar. Cuando se tienen conversaciones importantes, sin una gestión adecuada, la conversación puede ir en muchas direcciones sin un resultado claro. Con una lista de puntos vocales con viñetas, las conversaciones fluyen más rápido y también tienen una mayor tasa de éxito. – Jason Wojciechowicz, Wojo Media