Hace ya tiempo que Konica Minolta se planteó la siguiente pregunta: ¿qué diferencia hay entre workplace y workspace? Y decidió hacer acercamientos individuales para obtener respuestas.
Workplace (lugar de trabajo) es un concepto de grupo responsabilidad de la empresa y compuesto por personas, dispositivos y espacios que la compañía pone a disposición de los empleados para realizar su trabajo. Workspace (espacio de trabajo), por su parte, es un concepto relacionado con la persona; es el espacio de trabajo que un empleado crea para sí mismo y que está compuesto por las herramientas, dispositivos y recursos que utiliza -que llevan consigo allá donde vayan- y los lugares donde se encuentran. Dicho de otra forma, el workplace lo impone la empresa mientras que el workspace lo crea el empleado para sí mismo.
¿Por qué diferenciarlos? ¿Qué sentido tiene hacerlo?
Los primeros lugares de trabajo, en la época de los artesanos, era un cuarto donde el aprendiz, el oficial y el maestro trabajaban juntos para que uno pudiera aprender del otro con sólo fijarse en lo que hacía. La revolución industrial introdujo las cadenas de fabricación y operaciones, las cuales situaban a un empleado al lado o detrás de otro para facilitar la inspección de los supervisores. En la era de la información, los espacios abiertos que fomentan la comunicación han triunfado pero, en la era del conocimiento, la conocida como Revolución Industrial 4.0, ¿qué ocurre?
Los empleados son cada vez más móviles, se trabaja más desde casa o a través del teletrabajo desde cualquier lugar: avión, hotel, parque o mientras los hijos celebran los cumpleaños en la piscina de bolas. De ahí la importancia del espacio de trabajo, donde el empleado no solo necesita llevar consigo las herramientas que necesita, sino que éstas deben permitir la comunicación en tiempo real y el ensamblado y desensamblado de la información, sin importar los formatos o la ejecución de procesos internos de su empresa.
La tecnología en los workplace y workspace son tan importantes como las políticas de organización y de empleados de la empresa, por estas razones hay que poner mucho cuidado en cómo son los lugares y espacios de trabajo. No hacerlo implica riesgos, tenerlo en cuenta impacta directamente en el rendimiento del trabajador y en la propia cultura y estrategia de la empresa y, por supuesto, en los resultados.
Quienes se adaptan perfectamente a la nueva filosofía son los dispositivos móviles, aquellos que suele tener el empleado y que son mucho más potentes, ligeros y actualizados que los que la empresa es capaz de suministrar. Un reto para el que la política BYOD (Bring Your Own Device) no es suficiente.
IBM o Apple no estaban equivocados cuando empezaron a crear aplicaciones para los procesos de negocio, o Konica Minolta con el desarrollo de apps como Captio. Empresas que ya intuían años atrás que el trabajador querría usar en su trabajo las mismas herramientas y con la misma facilidad que las que usan en su vida personal.
Las compañías, al diseñar sus lugares de trabajo, no tendrán que pensar únicamente en lo bonitas, integradas, ecológicas y motivadoras que sean. Aunque esas características no están de más, por supuesto, las organizaciones deben pensar cómo crear la infraestructura tecnológica necesaria y modificar sus procesos a modelos cloud y móviles que permitan a sus empleados trabajar de la misma forma desde su casa y en la oficina, usando la simplicidad e inmediatez que los dispositivos móviles personales le otorgan. Para los más puristas u orientados al design thinking: “proveer de infraestructura tecnológica orientada a procesos creados y centrados en el usuario”.
El diseño de los lugares y espacios de trabajo no es únicamente una moda o tendencia. En un mundo disruptivo y global que cambia rápidamente, la compañía debe adaptarse por varios motivos:
Económicos: en el futuro más inmediato, los trabajadores tendrán contratos más cortos o trabajarán de forma autónoma. A ellos hay que facilitarles las herramientas y los entornos adecuados para poder desarrollar su trabajo, no solo porque lo necesite o porque la compañía se encuentre en la incongruencia de pagar al autónomo el desplazamiento a las oficinas al no disponer de una tecnología capaz de permitirle el teletrabajo, sino porque, si no se lo ofrece, se irán a la competencia.
Empresariales: hay que adaptarse a los nuevos tiempos creando entornos ágiles y atractivos que permitan enseñar a los empleados, socios y clientes quién es la compañía. Una empresa no puede ser líder de un mercado si cuenta con un diseño, una arquitectura, una mentalidad y unos entornos de trabajo del siglo XX.
Organizativos: la multidisciplinaridad, multinacionalidad y los multiproyectos se impondrán en las empresas, si no lo han hecho ya, y los integrantes de los equipos exigirán a las compañías entornos y lugares de trabajo, incluyendo la tecnología, que les permitan llevar a cabo sus labores sin impedimentos ni retrasos.