“La multitarea literalmente drena las reservas de energía de su cerebro, que está cableado para hacer sólo una cosa a la vez”, sostienen Shannah Kennedy y Lyndall Mitchell, de The Essentialists HuffPost Australia. “En nuestras prácticas de coaching y hablando con las principales empresas corporativas, vemos que esta sensación de estar abrumado existe hoy en proporciones épicas, ya que la gente ahora puede trabajar 24/7 y sus correos electrónicos nunca parecen terminar”. Entonces, ¿cómo gestionar sus correos electrónicos sin convertirse en un robot que nunca se apaga?
Eliminar la distracción
Para detener los correos electrónicos que se infiltran en todos los aspectos de su vida, Kennedy y Mitchell dijeron que es importante establecer algunos límites claros, incluso en el trabajo. “Establecer una zona de trabajo libre de distracción y apagar pop-ups y pings antes de que tengan la oportunidad de interferir”, dicen. “Eso sirve para las pantallas de trabajo de todo tipo y cualquier dispositivo personal que tenga en su escritorio.
Es demasiado fácil trabajar todo el día.
Si tiene que estar disponible (por ejemplo, en caso de que sus hijos tengan una emergencia), cree un tono de llamada especial que le ayudará a identificar cuando lleguen llamadas importantes. Incluso recomiendan alojar las reuniones libres de dispositivos para que los asistentes puedan concentrarse en la tarea a mano, en lugar de revisar sus correos electrónicos constantemente. “Pide a todos que pongan sus portátiles y los teléfonos en una mesa a un lado y de a cada persona un bloc de notas, lápiz y la agenda”.
Crear el tiempo de envío de correo electrónico designado
Por supuesto, el correo electrónico es parte de la vida laboral moderna y nadie puede escapar de esa bandeja de entrada inminente para siempre. Pero de acuerdo con Deb Hann, fundador de Uber Cool School, la clave es hacerlo en sus términos. “Dependiendo de la industria o el trabajo que hagas, puedes resolver los mejores momentos para que puedas atender tus correos electrónicos. Una de las compañías con las que trabajo, lo llama” tiempo de rastreo “, por lo que esencialmente se dirigen a los senderos por correo electrónico, y todos en la oficina lo hacen en los primeros 30 minutos de cada día”.
Usted posee la tecnología, no al revés.
Al final del día, haga algo similar, algo así como hacer la última vuelta de repaso antes de salir por la puerta. Esto es mucho más eficaz, ya que nos damos una cantidad de tiempo designado para atender los correos electrónicos, y en medio podemos realmente hacer proyectos sin distracción. Para permitir que la gente sepa las veces que está accediendo a su correo electrónico, también puede ser útil incluir una nota en su firma explicando cuándo es más probable que lo atienda.