En algunos casos es difícil establecer los límites que señalan la existencia de un conflicto de interés. Por ello, las empresas deben apostar por la transparencia y la ética en todas las tomas de decisión, ayudando a fortalecer la confianza y la integridad en la práctica jurídica.
Forbes House acogía el pasado mes de marzo, un encuentro organizado por Forbes y EY para profundizar en el papel que juegan herramientas como los códigos éticos y la formación para la prevención del surgimiento de cualquier conflicto de interés, así como en las estrategias que pueden adoptarse para gestionarlos en el sector legal, desde su identificación hasta las consecuencias de una mala práctica. Para realizar dicho análisis, contaron con un panel de expertas formado por Patricia Ruiz, gerente de los departamentos de EY Forensic & Integrity Services; María José Gavilanes, responsable de Asesoría Jurídica y Compliance, del Grupo OSSA; Verónica Maganto, directora de Estrategia y Desarrollo de ONCISA, promotora inmobiliaria de ILUNION; Paloma Gómez López-Pintor, Senior People Partner & Employee Relations de Revolut; y Hana Cheikh Ali, Legal Manager Integrity & International Sanctions de Repsol.
La jornada estuvo moderada por la periodista Beatriz Solana, que abría la mesa de debate preguntando a sus compañeras sobre cuáles eran los mecanismos para detectar los conflictos de intereses y cómo mitigar los riesgos que comportan, tanto a nivel económico como reputacional. Patricia Ruiz incidía en la importancia de diferenciar entre los conflictos de intereses en los que hay dolo, y los que surgen debido a la falta de conocimiento por parte de los empleados. “Desde mi punto de vista, muchas veces se producen por no entender bien lo que se considera un conflicto de interés”. Algo con lo que se mostraban totalmente de acuerdo María José Gavilanes y la representante de ONCISA: “Hay muchas actitudes de las que los empleados no son conscientes a priori, por ello es primordial que su definición sea clara y no dé lugar a duda”.
Asimismo, las empresas deben establecer políticas que ayuden a prevenir y a gestionar de forma adecuada aquellas situaciones que se puedan interpretar como un potencial conflicto de interés, aseguraba López-Pintor: “No hay que fomentar entre los empleados la autoevaluación, sino que un departamento específico lo analice para identificar las líneas rojas”. Además, “es indispensable desarrollar un modelo integral de Compliance, que indique cuáles son los principales grupos de riesgo para poder hacer hincapié en su formación”, comentaba Hana de Repsol.
La representante de EY señalaba también la necesidad de realizar auditorías por parte de las compañías, en la que algunos empleados, elegidos al azar, deban presentar y declarar determinada información tanto suya como de su cónyuge y descendientes, de cara a poder detectar por anticipado posibles casos de conflicto de interés que pudieran estar relacionados con su actividad profesional. “Este tipo de acciones requieren que se pongan sobre la mesa casos concretos, que sirvan de ejemplo para poder entender mejor qué es un conflicto de interés”, afirmaba la representante de Revolut. A lo que sumaba Ruiz, la necesidad de explicar que la no comunicación de conflictos de interés puede tener consecuencias tanto para la empresa (reputacionales), como para el empleado. No en vano, todas las expertas insistían en que los empleados deben ser conscientes de que este tipo de acciones tienen repercusiones directas, desde la pérdida de confianza hasta, en el peor de los casos, el fin de la relación laboral.
En este punto, Paloma Gómez López-Pintor ponía sobre la mesa el reto que supone desarrollar un código ético que contemple el manejo de los datos en el mundo digital. “Esto hace que sea crucial fomentar la ética personal y profesional de cada trabajador”, recalcaba Patricia Ruiz. “Si te sientes parte de la empresa, es más fácil que seas honesto con ella”, afirmaba la representante de Repsol.
¿La tecnología puede convertirse también en una herramienta para prevenir los conflictos de intereses? María José Gavilanes y la representante de EY exponían que el desarrollo de herramientas digitales permite cruzar los datos con más facilidad, y detectar de una forma más ágil este tipo de conflictos. “Si no contáramos con la ayuda de este tipo de software, todo se reduciría a las auditorías. El uso de la inteligencia artificial nos podrá ayudar a establecer patrones que nos brinden la oportunidad de detectarlos de forma más rápida”, añadía Gómez López-Pintor.
Detección y procedimiento
Llegados a este punto, Cheikh Ali ponía sobre la mesa la dificultad que supone en las poblaciones pequeñas establecer la existencia o no de un conflicto de interés, ya que en muchas de ellas no se dispone de un amplio abanico de proveedores: “En muchos casos, los propietarios de las diferentes empresas colaboradoras tienen algún tipo de vínculo personal”. “La única vía para salvar una situación así es la transparencia total”, destacaba Verónica Maganto. A lo que la representante del Grupo OSSA y la de Revolut añadían que la clave para que no surjan este tipo de conflictos es acogerse al código ético.
La periodista Beatriz Solana preguntaba a las expertas qué ocurre cuando surge una relación personal dentro de una empresa: “¿Esta puede ser considerada como un conflicto de interés?”. Cheikh Ali apuntaba que cuando se produce este tipo de casos, y ambas personas trabajan en la misma área, el procedimiento habitual es que una de ellas se mueva a otro departamento. Una medida similar es la empleada por el Grupo OSSA, tal y como indicaba su representante.
Paloma Gómez López-Pintor exponía a sus compañeras de mesa qué ocurre cuando las relaciones personales no se producen dentro de la empresa, sino con alguien que trabaja en una compañía del mismo sector. “En este caso animamos a los empleados a no utilizar el know how adquirido en empresas previas”, respondía la representante de Revolut. Y proseguía: “Cabe destacar que normalmente es el propio trabajador el que ‘levanta la mano’ de forma voluntaria, por lo que en este caso no es habitual la imposición de sanciones, sino que se busca encontrar una alternativa que no suponga un conflicto”.
Fomentando la transparencia y la confianza en la empresa
No en vano, Hanna de Repsol señalaba que los departamentos de Compliance cuentan con buzones para que los empleados pueden depositar dudas sobre si están incurriendo en un conflicto de interés, y un canal de denuncias para que puedan indicar si creen que algún compañero está envuelto en uno. “Ofrecemos a los trabajadores la posibilidad de hacer este tipo de consultas de forma anónima, fomentando la confianza en el proceso”, resaltaba Cheikh Ali. Y Patricia Ruiz subrayaba que “este canal de denuncias ayuda a detectar casos que no han sido comunicados”.
Por su parte, la directiva de ONCISA resaltaba la importancia de contar con un órgano central que coordinará la recepción de este tipo de casos y que evaluara a todos ellos siguiendo el mismo código ético: “Esto hace que los empleados afiancen su confianza en las buenas prácticas de la empresa”. La representante de Repsol, en este caso, apuntaba la necesidad de que la regulación sea clara, ya que “a veces el procedimiento y sus límites no son del todo específicos”.
A modo de cierre, Beatriz Solana pedía a las participantes en esta mesa de debate que expusieran una idea como conclusión. La representante de EY destacaba la necesidad de explicar de forma sencilla y clara para que lo entiendas todos los empleados qué es y cuándo se produce un conflicto de interés; María José Gavilanes subrayaba la importancia de establecer un código ético que se basara en ejemplos que fueran fácilmente entendibles; Maganto ponía el acento en la creación de una cultura de empresa que fomente la transparencia y el sentido de pertenencia a la misma; la representante de Revolut destacaba el valor de crear una cultura práctica que contemple el uso de las nuevas tecnologías; y Hana Cheikh Ali la transparencia y el uso del sentido común, tanto por parte de la empresa como de los trabajadores. La moderadora de la velada recogía estas reflexiones y daba las gracias al panel de expertas, a las que invitaba a disfrutar de una cata guiada por Angelo Altobelli, Sumiller, Manager y Beverage director de Forbes House, durante la cual pudieran seguir compartiendo sus opiniones sobre la importancia de fomentar la transparencia en la toma de decisiones de la empresa y la responsabilidad profesional por parte de los trabajadores.
