Son dos términos que se confunden muchas veces pero que tienen una gran diferencia que los separa: la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque durante el proceso no se haya hecho el mejor uso de esos recursos.
La clave es precisamente esa: una mejor utilización de los recursos para lograr los objetivos. ¿Cómo hacer de tu equipo de trabajo uno más eficiente? ¿Cómo transformar esa eficacia en eficiencia?
1. Puntualidad absoluta siempre. Pocas cosas hacen tambalearse tanto un equipo de trabajo como una persona que toma como norma el llegar tarde cada día. Aunque finalmente haga lo que tenía establecido, se pierde la eficiencia.
2. Priorizar qué tareas son más importante y qué tareas son más urgentes. Hay que saber identificar qué cosas no pueden esperar.
3. Establecer una rutina diaria que no se puede saltar. Si todos los días hay una reunión a las 10, debe ser así durante el mayor espacio de tiempo posible. Las alteraciones en el horario provocan que se diluya la eficiencia.
4. Reuniones de tiempo limitado en las que se aproveche al máximo el tiempo. Cuando se sabe cuándo entrar pero no cuando se va a salir se estira y se pierde mucho más el tiempo.
5. Identifica tu regla de 80/20, es decir ¿qué 20% de tu trabajo produce el 80% de tus resultados?
6. Escribir cada cosa útil que pase por la mente: sea cuando sea y sea donde sea.
7. Delegar cuando sea necesario, no temas hacerlo en pro de tu trabajo. Si te ves saturado y sin capacidad de sacar adelante un trabajo, pide ayuda por el bien del resto o les entorpecerás.
8. Deshacerse del desorden (tanto mental como físico).