Al igual que sucede con cualquier comunicación, la legal debe contener las 7 C:
- Claridad: En algunos ámbitos jurisdiccionales, la formulación de conceptos en documentos legales puede resultar bastante enrevesado. Es importante asegurarse de que cuando alguien que no ha participado en la redacción del documento lo lea con posterioridad, los conceptos, las partes y los objetivos contenidos en éste sean fáciles de entender. Esto es especialmente cierto cuando el lector tiene un origen lingüístico y/o cultural diferente. Hay que evitar el uso de jerga legal o latín: si bien puede servir para impresionar al receptor debido a su tono formal, existe una alta probabilidad de que el significado no se entienda.
- Concisión: Si bien es tentador a veces, por conveniencia propia, asumir el lenguaje utilizado en otros documentos legales sin pensar mucho en si es necesario o relevante para la situación actual, a menudo se termina elaborando un documento o correspondencia que resulta difícil de seguir para el lector. Si se puede expresar el problema con menos palabras, puede resultar mucho más fácil para la otra parte leerlo y entenderlo. Si puede decirlo en una o dos frases en lugar de en cinco –sin sacrificar las otras C de la comunicación–, ¿por qué no hacerlo?
- Concreción: Hay que asegurarse de que el lector tenga una idea clara de lo que se le está diciendo. Úsense los detalles cuando sea necesario, pero tratando de ceñirse a las cosas concretas.
- Corrección: Hay que hacer el esfuerzo de deletrear nombres y lugares correctamente. Si no se está seguro, es mejor verificarlo primero. Hay muchos nombres propios, de culturas distintas, que puede que no sea fácil determinar si pertenecen a hombres o a mujeres (en algunos idiomas eso no importa, pero en otros afecta a todo el documento) o si se trata del nombre de pila o el apellido: es mejor preguntar que sufrir el riesgo de ofender a alguien por no saberlo.
- Coherencia: Durante el proceso de educación jurídica se enseña a los abogados a pensar de manera lógica. Hay que emplear ese mismo pensamiento lógico cuando se comunica a través de las fronteras. Saltar de un concepto a otro puede resultar confuso para un hablante nativo, así que no hagamos que sea más difícil para una persona que tenga un buen conocimiento del idioma que se está utilizando pero no la fluidez de su lengua materna.
- Completar: La mayoría de las comunicaciones legales están relacionadas con informar a un cliente o con aconsejarle que realice o no una acción. Hay que asegurarse de que la comunicación le brinde al lector toda la información que necesita para poder entender el problema en cuestión, tomar una decisión si es necesario o saber qué información necesita usted de él para ayudarle a comprender sus opciones.
- Cortesía: Hay que intentar mantener una comunicación amigable, abierta y honesta. La cortesía es de gran ayuda, especialmente cuando hay diferentes culturas e idiomas en el terreno de juego.
Tener en mente las 7 C al escribir una nota, un correo electrónico o durante una reunión telefónica puede ser de inmensa ayuda para que su comunicación se traduzca en comprensión total y no se produzcan malentendidos o carencias informativas. Ya sea con alguien de su propia cultura e idioma o con alguien de un entorno completamente diferente, la comunicación clara asegura el éxito.