El trabajo a distancia sigue en aumento: el 98% de los trabajadores expresa su deseo de teletrabajar al menos una parte del tiempo o más, según las encuestas realizadas por la plataforma de publicación social Buffer. He aquí cinco consejos para garantizar que los equipos remotos tengan el mismo nivel de colaboración que sus homólogos presenciales.
En caso de duda, háblalo
Evita las interminables cadenas de correos electrónicos animando a los compañeros de equipo a realizar llamadas rápidas. Éstas pueden servir para aclarar un punto, resolver problemas en tiempo real u ofrecer un nuevo enfoque. Limitarse al correo electrónico o a las reuniones formales para intercambiar información evitará las conversaciones colaborativas improvisadas. En su lugar, crea una cultura de colaboración ad hoc. Además, escuchar la voz de otra persona puede fomentar la confianza y la conexión. Imita el lugar de trabajo físico, donde los compañeros pueden decir «Oye, ¿tienes un segundo para charlar?» o «Tengo una pregunta rápida para cuando tengas un momento» en persona. Los empleados deben saber que no tienen que dudar en plantear una pregunta o una idea.
Respeta el tiempo y los límites al proponer una llamada improvisada. Complementa siempre la pregunta introductoria «¿Tienes un segundo para charlar?» con tu objetivo de llamada para evitar un pánico innecesario. Acepta si no están disponibles en ese momento y evita el sentimiento de «esto podría haber sido un correo electrónico» haciendo que las llamadas sean concisas y colaborativas. Sin embargo, espera que la mayoría de los colegas digan que sí, ya que el 40% de los empleados remotos echan de menos reuniones espontáneas en persona con sus compañeros de trabajo, según el informe 2022 Hybrid Work Report de Hubspot. Estas microcolaboraciones continuas son una forma estupenda de establecer relaciones, conexiones y oportunidades de idear.
Comunicarse en exceso en las reuniones
La comunicación no verbal, como el lenguaje corporal y las expresiones faciales, no es fácilmente perceptible en las reuniones a distancia. Las reuniones virtuales pueden beneficiarse de una mayor estructuración. En ellas es habitual que el moderador llame a determinadas personas para que hagan sus comentarios. Para evitar el miedo escénico, el moderador puede ir por orden alfabético de nombre o departamento. Todos los asistentes a la reunión deben compartir verbalmente o escribir en el chat cuando estén de acuerdo o en desacuerdo con un punto, ya que las señales verbales, como asentir con la cabeza o mostrar emociones, no siempre son perceptibles. Al igual que en las conversaciones en persona, permite el silencio para que la gente piense.
La ventaja de las reuniones virtuales es que todos tienen la misma voz. Nadie está sentado a la cabeza de una mesa de juntas. Aprovecha este terreno de juego neutral para animar a todos a hablar y sentirse escuchados.
Utiliza al máximo las herramientas de comunicación virtual
El 45% de los trabajadores se sienten más conectados con su equipo gracias a la comunicación digital, ya sea por correo electrónico, zoom, skype o slacking. Aprovecha todas las posibilidades de estas herramientas para garantizar un entorno altamente colaborativo.
Durante los eventos virtuales, anima a los asistentes a publicar preguntas y comentarios en el chat. Esto no sólo crea inclusividad para aquellos que prefieren la expresión escrita, sino que también permite hacer un seguimiento de las preguntas sin interrumpir el flujo de la reunión. Además de compartir pantallas y escribir notas en directo, crea una pizarra virtual para que todos los participantes puedan compartir sus ideas. Poll Everywhere y la función de reacción permiten votar y evaluar la opinión de los asistentes sobre ideas concretas. La Inteligencia Artificial ampliará aún más las herramientas de comunicación en el futuro.
Organiza eventos virtuales creativos
Cultivar el sentido de comunidad es esencial en un lugar de trabajo. Un estudio realizado por Gusto reveló que el 52% de los trabajadores han dejado un trabajo, o se han planteado dejarlo, porque sentían que no pertenecían a él. Las actividades de unión de equipos ofrecen la oportunidad de aumentar el compromiso social y fomentar relaciones laborales más sólidas.
He aquí algunas ideas a tener en cuenta:
- Organiza un trivial virtual, utilizando la función Breakout Rooms de Microsoft Teams para que los equipos de trivial elaboren estrategias.
- Organiza un «Hot Ones» Q&A en el formato del Youtuber Sean Evan, con expertos en la materia respondiendo a preguntas mientras comen alitas cada vez más picantes.
- Aplica el uso compartido de pantallas a los juegos de mesa virtuales. Incluso juegos como Código Secreto o Tabú pueden compartirse.
- Busca fuentes externas, como Virtual Escape Rooms o una clase de yoga virtual.
Dedica tiempo a tareas individuales
Incluso con el ahorro de tiempo que supone no tener que desplazarse, es importante que los trabajadores remotos no tengan constantes reuniones consecutivas. Anima a los empleados a utilizar el estado «No molestar» cuando realicen trabajo de concentración o necesiten un descanso. Los líderes y los compañeros deben respetar colectivamente que los empleados no estén disponibles.
Una gran colaboración sólo puede producirse si todo el mundo está preparado, presente y listo. No dar tiempo a los empleados para que se reajusten y realicen sus tareas individuales dificultará las interacciones productivas en grupo. Esto es especialmente cierto en el caso de los introvertidos, que constituyen el 56% de la población estadounidense, según la Asociación de Desarrollo del Talento. Los directivos deben predicar con el ejemplo, fomentando una cultura de trabajo colaborativa y productiva.
Los estilos de trabajo a distancia deben seguir las mismas buenas prácticas que un lugar de trabajo presencial para ser eficaces. Incorpora la colaboración a la cultura para favorecer un entorno de trabajo a distancia satisfactorio.
