Las reuniones deben organizarse con un propósito. Ya que el tiempo de los integrantes de la empresa es oro, y podrían estar desempeñando otras tareas en vez de estar asistiendo a estos encuentros. Aquí os vamos a dar claves para que las reuniones que organices sean productivas.

1. Comunica la reunión con tiempo. Para que todos los invitados puedan acudir.

2. Elige el espacio adecuado para el momento. Con el material necesario para la marcha correcta de la reunión. Así no tendrás que parar para ir a por el ordenador, la tableta, un bolígrafo…

3. No deben ser una rutina. Debes reunir a los empleados con un objetivo.

4. Marca los horarios de entrada y salida de la reunión. Así os preocuparéis de invertir bien el tiempo. Muchas veces las reuniones se alargan demasiado sin conseguir nada.

5. Elige bien los asistentes a la reunión. No debes tener a personas que podrían estar desempeñando otras tareas.

6. La presencia de un moderador puede ser muy útil. Alguien que se ocupe de dar los turnos de palabra para una mejor organización.

7. Recomienda a los asistentes tomar notas de los temas a tratar en la reunión.

8. Si se trata de una reunión importante. Encarga que al finalizar, alguien se ocupe de redactar los puntos clave que se han tratado y enviar una copia a todos los asistentes.

9. Antes de terminar la reunión, deja un tiempo para que los asistentes hagan sus preguntas.

10. Al finalizar, repasa todos los puntos importantes con los reunidos. De esta manera te asegurarás de que han comprendido todos los temas que se han abordado durante el encuentro.