Durante más de cinco décadas, el gigante de los seguros Allstate, de 92 años, tuvo una sede central de dos millones de pies cuadrados en los suburbios de Chicago, que en 2020 albergaba a unas 5.200 personas en unas 280 hectáreas. Pero el año pasado, la empresa vendió el campus de Northbrook, Illinois. Con el 83% de sus empleados ahora en remoto, el complejo era una ciudad fantasma en un día laborable normal.
En su lugar, Allstate ha reducido su parque inmobiliario en un 50% en todo el mundo y ha modernizado espacios más pequeños que denomina pods en lugar de oficinas. «La palabra oficina existe desde hace cientos de años y tiene una connotación muy distinta», dice Bob Toohey, director de Recursos Humanos (RR HH)de Allstate. «Te desplazabas, hacías tu trabajo, te levantabas, te ibas, te veían. Eso ya no existe«.
Si una gran sede corporativa de una empresa de viejo cuño como Allstate ya no es un lugar para hacerse notar y trabajar, ¿cuál es el verdadero papel de la oficina hoy en día?
Es una pregunta que desconcierta a los ejecutivos, frustra a los trabajadores y causa quebraderos de cabeza a los departamentos de RR HH. «Cuando pregunto a directores generales y ejecutivos para qué sirve su oficina, ocho de cada diez veces me quedo con la boca abierta», dice Kelly Colón, consultora laboral en Boston y antigua asesora del fabricante de mobiliario de oficina Allsteel.
Durante décadas –siglos, quizá– nadie tuvo que preguntarse por la finalidad de la oficina. Antes de los portátiles, los teléfonos móviles e Internet, era el lugar donde la gente trabajaba en la misma habitación, donde los directivos vigilaban a su gente y donde las empresas ponían su nombre en un edificio que destacaba su marca, cimentaba su cultura y exhibía su estatus.
Por el camino, también se convirtió en un lugar que alimentaba los egos de los ejecutivos y convencía a algunos de que la gestión significaba poco más que «vagabundear». «Neurológicamente –conductualmente, como sociedad– entrenamos a los directores generales y a los líderes de las organizaciones para perseguir, para alcanzar este nivel superior de su organización», dice Colón. «El lugar de trabajo se convirtió en una corona representativa y proverbial por la que asimilaban su éxito».
La pandemia cambió eso, desvinculando la gestión del cara a cara y acelerando la desvinculación de los profesionales de la oficina por parte de la tecnología. Antes de 2020 los equipos ya estaban cada vez más distribuidos, pero el Covid-19 puso la tendencia en esteroides. Microsoft, por ejemplo, informó recientemente de que, antes de la pandemia, el 61% de sus equipos tenían la misma ubicación física; hoy esa cifra es sólo del 27%.
En la actualidad, muchos lugares de trabajo administrativo se encuentran en un purgatorio híbrido, divididos entre la nostalgia de los directivos y las opiniones de los directores generales sobre los inconvenientes del trabajo a distancia, y la necesidad real de los trabajadores de evitar los agobiantes desplazamientos al mismo tiempo que cumplen con los numerosos compromisos de la vida. Mientras tanto, muchos empleados quieren o incluso necesitan un lugar de trabajo que no sea su estrecho apartamento, y muchos coinciden en que estar físicamente con los compañeros ayuda a entablar relaciones, facilita la colaboración y agiliza ciertos trabajos. El problema: no hay suficiente consenso entre trabajadores y directivos sobre la frecuencia –o el lugar– en que se debe pasar ese tiempo juntos.
Las empresas no hacen oídos sordos. Saben que les costará atraer a la gente de vuelta a los cubículos de la vieja escuela. Muchas se están replanteando el funcionamiento de las oficinas, dejando más espacio para las reuniones y la socialización. Están añadiendo cabinas o salas privadas para llamadas con Zoom, reduciendo la superficie y alquilando inmuebles a la carta. Algunos incluso rechazan por completo el concepto de «sede central». «Una sede solía ser el centro del poder», dijo Tom Wilson, CEO de Allstate, en el Aspen Ideas Festival de este año. «Llegabas allí para hacerte notar y ser visto por la gente y ascender. Ya no tenemos nada de eso».
Accenture, que no impone a toda la empresa la obligación de pasar tiempo en la oficina, denomina a sus nuevas oficinas de Nueva York «centro de innovación» más que oficina. Cuenta con un amplio espacio flexible para que clientes y consultores trabajen juntos en proyectos, una configuración que se ha convertido en modelo para otras sedes. «Casi todas nuestras oficinas, cuando las reformamos o las ampliamos, se construyen como espacios de colaboración», afirma Stuart Henderson, director de la división del noreste de EE UU de Accenture.
La retórica casi religiosa sobre la «vuelta a la oficina» y el «trabajo a distancia» oculta un hecho sencillo: gran parte de esto se reduce al sentido común. No todas las empresas son iguales. Lo que funciona para un bufete de abogados puede no tener sentido para una empresa de juguetes. Las consultoras tienen décadas de experiencia trabajando a distancia en las instalaciones del cliente. Las aseguradoras tienen desde hace tiempo ejércitos de empleados sobre el terreno. Una empresa de biotecnología puede necesitar un laboratorio físico. Una empresa de software no suele necesitarlo.
Al principio de la pandemia, Atlassian, que fabrica software para ayudar a las personas a colaborar con sus colegas, decidió que las oficinas serían opcionales, y descubrió en las encuestas a los empleados que los trabajadores seguían sintiéndose conectados siempre que se les reuniera intencionadamente para crear un equipo cada pocos meses. «Les dijimos a nuestros empleados que no tendrían que volver a una oficina», afirma el cofundador y codirector ejecutivo Scott Farquhar.
La empresa creó una métrica de «coste por visita», dividiendo el coste de funcionamiento de cada oficina –alquileres, infraestructura, mantener las luces encendidas– por el número de visitas que la gente hace cada trimestre. Si la métrica era más de tres veces mayor después de la pandemia que antes, dice Annie Dean, jefa de «equipo en cualquier lugar» de Atlassian, «nos dimos cuenta de que esta oficina es algo que tenemos que considerar para reducir su tamaño o reducir su huella, para que podamos reinvertir esto donde hay nuevas comunidades que están surgiendo».
En mayo, Atlassian cerró su oficina de Boston después de que la métrica fuera demasiado alta. En febrero abrirá una en Seattle, donde la población de la empresa ha crecido. «El trabajo es una vocación, no un lugar«, afirma Farquhar.
Otros líderes tecnológicos, por supuesto, no lo ven así. Empresas como Meta y Amazon han emitido mandatos más estrictos, muchos están atentos para ver el impacto en la ocupación de oficinas. De momento, los mandatos no están haciendo mella. En la semana que terminó el once de octubre, los datos de Kastle Systems, que realiza un seguimiento de las tarjetas de identificación en los edificios de oficinas, mostraron que la ocupación media en las diez principales ciudades seguía siendo sólo del 50% de los niveles anteriores a la pandemia. Esta cifra es sólo ligeramente superior a la de las semanas anteriores al Día del Trabajo, cuando rondaba el 47%. «Cada vez son más las empresas que sienten que su rendimiento se ve afectado por el hecho de que la gente no esté reunida», afirma Mark Ein, presidente de Kastle.
Las personas tienden a olvidar que mucha gente no siempre utilizaba la oficina con regularidad, incluso antes del Covid-19. «Es importante recordar que, antes de la pandemia, la utilización típica de las oficinas nunca superaba el 60 o 65%», afirma Despina Katsikakis, responsable mundial de Consultoría sobre el lugar de trabajo total de la empresa inmobiliaria comercial Cushman & Wakefield. (Los índices de utilización registran el porcentaje de tiempo que se utiliza el espacio de oficina en una jornada laboral típica). La empresa predice un asombroso exceso de 330 millones de pies cuadrados de espacio vacante a finales de esta década debido al impacto del trabajo híbrido, una tasa de vacantes un 55% mayor que antes de la pandemia.
En resumen, el espacio de oficinas alquilado por las empresas es cada vez menor, justo cuando los mandatos de «vuelta a la oficina» son cada vez más estrictos. En lo que respecta al tira y afloja sobre el trabajo remoto en la C-suite (los consejeros delegados y los más altos cargos), dice Brian Elliott, que asesora a equipos ejecutivos sobre trabajo flexible, «el CFO, creo que la mayoría de las veces, está ganando», dice, debido al ahorro de costes. «A medida que expiran los contratos de arrendamiento, básicamente se reduce el espacio, hasta el punto de que ese mandato de cuatro días a la semana puede no ser físicamente posible».
Los datos de Cushman & Wakefield también muestran que los «ocupantes» –lo que los tipos de commercial real estate a menudo llaman empleadores– están duplicando los espacios de reunión en las oficinas, con un 40%-50% de la planta de la oficina promedio reservada para espacios comunes, frente al 20%-30% en 2019.
Cisco ha realizado cambios aún más drásticos, sustituyendo o renovando inmuebles antiguos en Atlanta y Nueva York por nuevos «Centros de Talento y Colaboración» de alta tecnología que exhiben sus productos para oficinas híbridas. Antes de la pandemia, alrededor del 70% de su espacio en Nueva York era para trabajo individual y el 30% era comunitario. Ahora se ha invertido esa proporción entre escritorios y salas de reuniones.
También está Dropbox, que se autodenomina «virtual first» y está subarrendando casi 400.000 pies cuadrados, la mayor parte del espacio que ocupaba en San Francisco antes de la pandemia. Pero conserva parte del espacio como uno de los tres «estudios» rediseñados –los otros están en Dublín y Seattle– donde se anima a la gente a reunirse en persona trimestralmente. Estos «estudios» se rediseñaron para incluir más espacios abiertos, aulas, zonas de cafetería y salas de reuniones adaptables a distintos tamaños, pero pocos puestos de trabajo individuales. «Tenemos un puñado de mesas, pero es muy pequeño», dice Allison Vendt, directora global de Virtual First de la empresa.
Si todo esto de la «conexión» y la «colaboración» te parece un poco vago y repetitivo –sin duda habrás oído alguna vez el tópico «momentos que importan» como directriz para el tiempo en la oficina–, es que lo es. Según Phil Kirschner, asesor de McKinsey & Co. en cuestiones inmobiliarias y laborales, los anuncios sobre espacios de oficina pospandémicos son tan similares que, si se les quita el nombre o la ubicación de la empresa, «básicamente no se pueden distinguir».
Mientras tanto, la colaboración –y el tiempo para la conexión– no tiene por qué darse siempre en la oficina de una empresa. Los retiros fuera de la empresa están en auge, la demanda de espacios flexibles se dispara y proliferan las plataformas de oficinas alternativas. Los empresarios se vuelven creativos. La startup Radious, con sede en Portland (Oregón), por ejemplo, actúa como Airbnb para oficinas: los propietarios alquilan sus casas durante el día a trabajadores profesionales. Creo que la proximidad no está recibiendo suficiente atención en la conversación sobre el futuro del trabajo», dice la cofundadora Amina Moreau. «Lo que podemos decir a los empleadores es que tenemos espacios justo en los barrios de sus empleados».
Al final, replantearse dónde están ubicadas las oficinas, cómo están diseñadas o con qué frecuencia se utilizan no significa que no sean necesarias en absoluto. Aunque Atlassian no tiene ningún mandato de asistencia, el 26% de los empleados que viven a menos de dos horas de una oficina acuden al menos una vez a la semana, dice la compañía, y el 72% la visita entre una y cuatro veces al mes. En el último año, el 70% de los empleados, independientemente de su lugar de residencia, visitaron una oficina al menos una vez cada trimestre.
Farquhar, que afirma que sólo acude a la oficina una vez al trimestre, sigue creyendo firmemente en la necesidad de reunir a la gente, sobre todo en encuentros intencionados. «Creemos que los vínculos sociales se crean en persona«, afirma Farquhar. «Simplemente no se crean mejor sentándose al lado de alguien en una oficina todos los días«.
Para Dean, responsable de «team anywhere» de Atlassian, las oficinas tienen dos objetivos principales: crear conexiones entre los empleados y «permitir a la gente hacer cosas en un nuevo entorno», especialmente a los trabajadores que no tienen oficinas en casa. «Las oficinas son opcionales para nosotros. Pero eso no significa que no importen».
