En realidad, algunos tienen una capacidad para gestionar su tiempo fuera de lo común que les permite abarcar más actividades que el resto de los mortales. El escritor y colaborador de Forbes US Kevin Kruse ha entrevistado a más de 200 personas ultra-productivas (incluyendo siete multimillonarios, trece atletas olímpicos, veinte estudiantes con media de 10 y cientos de exitosos emprendedores) para plantearles una única y simple pregunta: ¿Cuál es el secreto número uno de tu productividad? Después de analizar todas las respuestas, Kruse las ha condensado en 15 ideas.
Secreto número 1: pensar en minutos, no en horas
La mayoría de las personas seccionamos nuestro horario en horas y medias horas. Las verdaderamente productivas saben que cada día tiene 1440 minutos y que todos y cada uno de ellos cuentan. Como se suele decir, imagine que cada día le dan 1440 euros para gastarlos en lo que usted quiera; eso sí, los que no gaste desaparecerán al terminar el día. Pues lo mismo sucede con los minutos: el dinero se recupera, el tiempo no.
Secreto número 2: se centran en una sola cosa
Las personas híper productivas saben reconocer su “Most Important Task” (tarea más importante) y trabajan en ella una o dos horas cada mañana, sin interrupciones. Hay que invertir la primera parte del día trabajando en nuestra prioridad número uno.
Secreto número 3: no utilizan una lista de cosas que hacer
Tire a la papelera su lista de cosas que hacer y cómprese una agenda o un calendario. Según estudios, el 41% de las cosas que incluimos en este tipo de lista nunca las llegamos a hacer, y todas esas tareas incumplidas sólo generan estrés e insomnio. Lo mejor es utilizar un calendario en el que estructurar tu día en bloques de 15 minutos.
Secreto número 4: luchan contra la postergación viajando en el tiempo
Uno no puede confiar en su “yo” futuro, por eso mejor no autoengañarse: si te compras esa carísima elíptica para tu casa, probablemente dentro de seis meses no la hayas tocado más que un par de veces; si llenas la nevera de verdura para comer sano toda la semana, probablemente el domingo estarás tirando a la basura gran parte porque ya está pasada. La gente productiva sabe adelantarse a sus auto-sabotajes futuros con realismo, y tratan de buscar soluciones.
Secreto número 5: siempre están en casa para cenar
Siempre hay algo más que hacer, algo más que debería estar hecho, algo más que podría haberse hecho. Pero las personas productivas saben que no todo en la vida es trabajo, por eso distribuyen sus 1440 minutos en cada una de las áreas importantes: trabajo, pero también familia, ejercicio y hobbies.
Secreto número 6: utilizan un cuaderno de notas
El multimillonario Richard Branson, fundador de Virgin Group, ha dicho en más de una ocasión que no habría podido levantar su imperio sin una simple libreta que lleva consigo allá a donde va. Según él “esta es una lección que vale un millón de dólares y que no enseñan en las escuelas de negocio. Anótalo todo”.
Secreto número 7: revisan su bandeja de entrada pocas veces al día
Las personas realmente productivas no están constantemente refrescando su email, ni contestan a cada vibración o sonido que emite su teléfono móvil. En cambio, programan unos determinados momentos para comprobar su bandeja de entrada de forma rápida.
Secreto número 8: evita las reuniones por todos los medios
Las reuniones suelen ser verdaderas asesinas de tiempo: empiezan tarde, reúnen a la gente equivocada, vagan sin llegar al asunto central y se prolongan horas y horas. Las personas productivas evitna tener reuniones cada día y, sin son imprescindibles, se aseguran de que no se alarguen más allá de lo estrictamente necesario.
Secreto número 9: dicen “no” a casi todo
Warren Buffett dijo una vez: “La diferencia entre las personas exitosas y las personas muy exitosas es que las segundas dicen que no a casi todo”. Si algo no es un rotundo y mayúsculo SÍ, entonces debe ser un no. Recuerda: sólo tienes 1440 minutos. No los gastes innecesariamente.
Secreto número 10: siguen la fórmula 80/20
Conocido como el Principio de Pareto, en la mayoría de casos el 80% de los resultados proceden de sólo el 20% de las actividades. Las personas productivas saben qué actividades conducen a los mejores resultados, y se fijan en ellas ignorando el resto.
Secreto número 11: delegan prácticamente todo
Las personas productivas no preguntan “¿cómo puedo hacer esta tarea?”, sino “¿de qué manera puede estar hecha esta tarea?”. Prescindir del “yo” lo máximo posible es lo que hacen las personas productivas, ya que es imposible estar en todas partes haciendo todo al mismo tiempo.
Secreto número 12: crean “días temáticos”
Por ejemplo, el lunes es el día de las reuniones y el viernes el día de los asuntos administrativos para hacer balance y preparar la semana siguiente. Agrupa tu trabajo para maximizar tu eficacia y eficiencia.
Secreto número 13: tocan las cosas una sola vez
¿Cuántas veces has comenzado a redactar un email, para después guardarlo en la carpeta de borradores y continuar más tarde? Las personas productivas siguen la regla de tocar las cosas una sola vez. Si es algo que va a ocupar cinco o diez minutos, lo dejan hecho en ese momento, sin posponerlo para luego. Ello reduce el estrés ya que podrán eliminarlo de su mente, y es más eficaz desde el punto de vista del tiempo porque no tendrán que perder minutos en releerlo y evaluarlo después de nuevo.
Secreto número 14: son constantes en su rutina matutina
Una de las cosas que más llamó la atención de Kruse mientras realizaba estas entrevistas fue cuántas de las 200 personas querían compartir con él su rutina de las mañanas como algo verdaderamente importante: un buen desayuno, estiramientos, algo de ejercicio, leer el periódico…
Secreto número 15: la energía lo es todo
Es imposible que el día tenga más de 1440 minutos, pero sí puedes aumentar tu energía, lo que aumentará tu atención, tu capacidad de toma de decisiones y, por encima de todo, tu productividad. Las personas altamente productivas no se saltan comidas, horas de sueño o descansos para conseguir más, más y más. En lugar de eso, ven la comida como gasolina, el dormir como recuperación y las pausas como algo necesario para los “sprints” de trabajo.