La gestión del tiempo tiene que ver con trabajar de forma más inteligente en lugar de trabajar más duro o durante más tiempo. Se trata de crear un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Algunas empresas –e incluso países enteros– se han tomado muy en serio esta cuestión y están empezando a introducir semanas laborales de cuatro días. Islandia, por ejemplo, probó una semana laboral de cuatro días entre 2015 y 2019 y calificó la prueba de «éxito abrumador». Es importante destacar que los niveles de productividad de las empresas que participaron en la prueba se mantuvieron o mejoraron, lo que demuestra que la productividad no tiene que ver con la cantidad de tiempo que se pasa trabajando, sino con cómo se pasa ese tiempo. En la actualidad, el 86% de los trabajadores de Islandia ya trabajan menos horas (sin reducir su salario) o tienen derecho a hacerlo.

Si, como esos afortunados islandeses, gestionas bien tu tiempo, puedes disfrutar de varios beneficios, como:

  • Eliminar (o reducir) la tendencia a procrastinar.
  • Sentir que tienes el control y reducir tus niveles de estrés. (Los trabajadores islandeses que participaron en las pruebas dijeron sentirse menos estresados y con menor riesgo de agotamiento).
  • Cumplir con los plazos.
  • Reforzar tu reputación como persona que hace el trabajo a tiempo y con un alto nivel de calidad.
  • Disponer de más tiempo para sus pasiones no laborales.

La conclusión es que la gestión del tiempo te ayuda a sacar lo mejor de tu vida laboral y, bueno, de tu vida. Estos son mis diez mejores consejos sobre gestión del tiempo y antiprocrastinación para mejorar tu jornada laboral, que cubro con más detalle en mi nuevo libro Future Skills: Las 20 habilidades y competencias que todo el mundo necesita para triunfar en un mundo digital:

  1. Haz primero los trabajos importantes. A menudo, a la gente le gusta tachar primero de la lista la tarea más desagradable, sólo para terminarla. A otros les gusta hacer primero las tareas rápidas y fáciles, sólo para sentir que están logrando cosas. Pero es mucho mejor priorizar por orden de importancia, independientemente de si es difícil o no.
  2. Prioriza tu tiempo. Me gusta utilizar el método ABC para planificar mi día y priorizar las tareas por orden de importancia. Una tarea «A» es lo más importante que debo hacer en el día (o, si hay más de una tarea A, las etiqueto como A1, A2, etc.). Las tareas «B» son tareas secundarias menos importantes que las tareas «A»: nunca se pasa a una tarea «B» mientras haya tareas «A» en la lista. Y las tareas «C» son aquellas que está bien que se hagan, pero no es un gran problema si no se hacen ese día. Yo empiezo todas las mañanas con este método (o puedes hacerlo al final de cada día, para prepararte para el día siguiente).
  3. Establece un límite de tiempo para cada tarea. Una vez que he hecho mi lista de tareas para el día, establezco límites de tiempo para cada tarea de la lista. Así me aseguro de no dejar que las tareas se extiendan hasta ocupar más tiempo del que realmente necesitan, y mantengo mi día manejable porque sé lo que puedo lograr de forma realista.
  4. Encuentra tus horas productivas. Las personas productivas no llenan todas las horas del día; saben cuándo trabajan mejor y se aseguran de hacer las cosas importantes durante esas horas. Sigue su ejemplo y bloquea tus horas más productivas (ya sea por la mañana, en la tranquilidad de la tarde o lo que sea) para las tareas más importantes. Evita llenar ese precioso tiempo con reuniones o trabajos menos importantes, que son más adecuados para otros momentos del día.
  5. No hagas multitarea. La multitarea es el enemigo de la productividad porque puedes acabar sin hacer nada bien. Dedica toda tu atención a una única tarea y termínala antes de pasar al siguiente punto.
  6. Elimina las distracciones. Me encanta trabajar desde casa, pero reconozco que a algunas personas les distrae. Sin duda, ayuda apagar las notificaciones o activar el «modo de no molestar» del teléfono cuando lo necesites y establecer límites para cualquier persona que comparta tu espacio. (Por ejemplo, diciendo: «Durante la próxima hora, necesito bajar la cabeza y concentrarme» o «Cuando la puerta de mi oficina está cerrada, significa no molestar»). Los mismos consejos se aplican también cuando estás en un entorno de oficina.
  7. Aprende a decir que no. Decir que no –con educación pero con firmeza– es todo un arte, y si consigues dominarlo, te sentirás mucho más dueño de tu tiempo. Muy a menudo, ni siquiera se trata de decir que no, sino de establecer expectativas sobre cuándo puedes hacer algo, por ejemplo, diciendo algo como «no puedo hacer esto hasta la semana que viene».
  8. Sopesa las consecuencias de hacer algo frente a no hacerlo. Si estás procrastinando mucho, pregúntate: «¿Qué pasará si no hago esto?». Si la respuesta es «Eh, no mucho», entonces probablemente no sea tan importante. Pero si sabes que puede haber consecuencias graves si lo pospones, eso puede darte el empujón extra de motivación que necesitas.
  9. Entiende que a veces –sólo a veces– procrastinar puede ser algo bueno. El impulso de procrastinar puede estar diciéndote algo (por ejemplo, que estás cansado y necesitas un descanso). Y a veces, la mente sólo necesita un poco de tiempo para divagar, imaginar y ser creativa, y eso también es bueno.
  10. Por último, si te das cuenta de que no quieres hacer muchas de las tareas asociadas a tu lista de tareas, quizá sea el momento de cambiar de trabajo. En serio, pregúntate si realmente es el trabajo adecuado para ti, porque no es «normal» que no te guste tu trabajo o que te sientas constantemente desmotivado.