Tener el viernes como día “extra” (aunque no puedas ocuparlo en lo que realmente quieres hacer) es una ayuda psicológica para enfrentar las semanas de otra manera. De esta forma, podrías tomar el último día de la semana laboral como un comodín para hacer las llamadas necesarias o enviar los correos electrónicos pertinentes, organizar el plan para la semana siguiente o tener la sensación definitiva de que lo tienes todo bajo control. Aprende cómo llegar a este paradisíaco punto de tu vida en el trabajo.

1. Empieza siempre con las tareas más importantes. Comienza el día pasando los primeros 90 minutos concentrado en tu tarea más importante. Según la investigación, el cuerpo humano funciona en ciclos llamados “ritmos ultradianos”. Estos son ciclos cerebrales de 90 a 120 minutos que tienen lugar tanto cuando estamos despiertos como cuando dormimos. Este ritmo determina cuándo nuestro cuerpo y nuestro cerebro tienen más energía y cuando necesitamos un tiempo de descanso. Incluso si no te apetece, tu cerebro es más activo por la mañana. Este es el mejor momento para realizar la misión más importante que tengas entre manos.

2. Ajustar los plazos de tiempo aumenta la productividad. Establecer un cuadro de tiempo para cada tarea que hacemos puede ayudarnos a ser más eficientes. Asigna un período de tiempo fijo a una tarea en particular para conseguir aumentar tu productividad. Divide tus tareas en “cajas” de 30 minutos a una hora. ¿Tienes una tarea más grande que no se puede completar en un corto período de tiempo? Procura trocearlo de manera que sea mucho más manejable. Una vez que hayas dominado eso de colocar cada tarea en un cuadro de tiempo a lo largo del día, podrás ser más efectivo en plazos aún menores.

3. Identifica antes las tres tareas más importantes. En lugar de la clásica checklist con un montón de cosas que hacer durante el día, señala las tres cosas más importantes que tienes que hacer y concéntrate en ellas. Coloca esas tres tareas de forma bien visible en tu calendario para que recuerdes a diario los puntos fuertes del día. Al destacar las misiones más importantes de cada jornada, logrará lo que más importa en su lista. Esto mejora su capacidad de priorizar. Cuando se alcanzan las principales prioridades, el aumento de tu efectividad hará que logres terminar tu trabajo mucho antes de lo que tenías acostumbrado.

4. Encuentra los atajos posibles para ahorrar tiempo. Evidentemente, no estamos hablando de los atajos como un trabajo descuidado. Estamos hablando de métodos que consiguen compactar los minutos y las horas durante la realización de las tareas repetitivas. Hay probablemente miles de maneras diferentes de ahorrar tiempo, pero hay algunos métodos probados que siempre funcionan. Echa un vistazo a tu rutina diaria y localiza aquellos focos en los que estás invirtiendo un tiempo absurdo que podrías aprovechar de otra manera. Por ejemplo, mantén una plantilla básica para los correos electrónicos, o deja que la tecnología mande programando tareas diarias que sean sencillas. Aunque creas que apenas está suponiendo unos minutos, si consiguen arañar, por ejemplo, un solo cuarto de hora por cada función conseguirás sumar un tiempo de oro al final del día.

5. Escribe una lista de cosas que debes dejar de hacer. No todo lo que te hace más certero y efectivo se consigue sumando; a veces es necesario esculpir tu rutina, es decir, erradicar a la fuerza aquellos hábitos que te están perjudicando más que beneficiarte, y de los que posiblemente ni siquiera seas consciente. A veces es tan simple como reducir el tiempo intermedio que dedicas a comprobar las notificaciones de tus redes sociales (algunos estudios muestran que la mayoría de la gente pasa alrededor de 50 minutos todos los días, aunque sea en pequeños bloques).

6. Las rutinas posteriores al trabajo te hacen más lúcido. Tener una rutina para los momentos que pasas después de tu jornada puede ayudarte a relajarse y mejorar en mucho para el día siguiente. Mediante la utilización de una rutina para el afterwork, le estarás dando a tu cuerpo y tu cerebro la oportunidad de reenfocarse y recuperarse del esfuerzo y el cansancio. Es importante que tu rutina incluya algún tipo de actividad física que involucre la concentración mental. Al relajarte y tomar una pausa, te está preparando para un enfoque más nítido y una productividad mucho más potente para su próximo día de trabajo.

Si piensas que estos cambios no son suficientes para conseguir ahorrar tiempo en tu día a día, te retamos a que los pruebes (aunque no confíes en ello). Te aseguramos que acabarás dándonos la razón.