Cada año, las empresas estadounidenses gastan aproximadamente 399.000 millones de dólares en reuniones improductivas, según un informe de Rev. El trabajador medio pasa 31 horas al mes atrapado en sesiones que aportan poco valor. El equipo directivo de Shopify canceló recientemente más de 12.000 reuniones recurrentes e incluso introdujo una calculadora que muestra cuánto cuesta cada invitación del calendario en salarios, según informó Financial Times.
No se trata solo de un problema cultural o de que los ejecutivos «hagan más con menos». Es una carga financiera que se esconde a plena vista. Cada vez más, los directores generales recurren al seguimiento del tiempo impulsado por la inteligencia artificial (IA) para medir exactamente dónde se pierden las horas y cómo recuperarlas como valor económico.
De los libros de contabilidad a las transmisiones en directo
Los sistemas tradicionales de seguimiento del tiempo eran retrospectivos, solo miraban hacia atrás, a lo que ya había sucedido. Los empleados registraban las horas y los gerentes revisaban los informes semanas más tarde. Pero ahora, la IA ha cambiado el ritmo. Los sistemas modernos analizan los patrones de trabajo activo, los periodos de inactividad y la duración de las reuniones en tiempo real, lo que proporciona a los líderes una transmisión en directo de cómo varía la productividad a lo largo del día.
«Antes, el seguimiento de las horas se centraba en la responsabilidad«, afirma Kyrylo Nesterenko, director ejecutivo de WorkTime. «Ahora se centra en la claridad. Con la IA, podemos ver los problemas a medida que surgen (demasiadas reuniones, demasiado trabajo o falta de habilidades) y solucionarlos antes de que nos cuesten dinero».
Ese cambio es crucial, porque la brecha entre el potencial y la realidad es enorme. McKinsey ha proyectado que la IA podría añadir 4,4 billones de dólares en productividad cada año, pero solo el 1% de las empresas afirman estar preparadas para aprovecharlo. Un factor que falta es que las empresas suelen ahorrar tiempo, pero no saben cómo convertir esas horas en beneficios cuantificables.
La paradoja de la productividad
La promesa de la IA era más horas productivas. Sin embargo, la paradoja es que esas horas a menudo se pierden. Un informe reciente de Gartner estimaba que, aunque las herramientas de IA ahorran a los trabajadores 5,7 horas a la semana, solo 1,7 de esas horas se dedican realmente a tareas de alto valor. El resto se disipa en mensajes de Slack, tareas fragmentadas y aún más reuniones.
«Piensa en ello como un cubo que gotea», me dijo Nesterenko. «La IA devuelve horas al sistema, pero, a menos que las empresas vean dónde se están perdiendo, ese tiempo simplemente desaparece».
Algunas empresas que han puesto a prueba el control del tiempo mediante IA informaron de políticas de reuniones más estrictas, decisiones de personal más claras y menos agotamiento. El informe de Gartner reveló que el 81% de las organizaciones con casos de uso estructurados de IA obtuvieron un ahorro significativo de costes, mientras que el 71% informó de un aumento de la creatividad. Pero la visibilidad es lo que marcó la diferencia y, sin ella, la paradoja persistió.
Cuando el control se une a la moral
Sin embargo, hay un inconveniente. A los empleados no les gusta sentirse vigilados. Una encuesta de Investopedia reveló que al 70% de los trabajadores le incomoda que la IA tome decisiones sobre su salario o su empleo. Al mismo tiempo, el 82% de las empresas está ampliando el uso de la IA, a menudo para aumentar la eficiencia.
El diseño es el factor decisivo. «Si la supervisión se percibe como intrusiva, fracasa», señaló Nesterenko. Por eso su empresa ofrece una supervisión que antepone la privacidad y no es intrusiva, sin capturas de pantalla ni registro de pulsaciones, utilizando únicamente señales numéricas para revelar las tendencias de productividad sin invadir la privacidad personal. Este principio se asemeja a una investigación de la London School of Economics, que descubrió que más de un tercio de las reuniones son inútiles, lo que supone un desperdicio de 259.000 millones de dólares al año. Los trabajadores aceptan la supervisión cuando reduce ese desperdicio. La rechazan cuando la perciben como un castigo.
Convertir horas en dólares
En última instancia, a la mayoría de las juntas directivas les importa menos el tiempo recuperado que el dinero ahorrado. Manny Bokich, experto en estrategia de IA, señala que «el 85% de las grandes empresas no dispone de herramientas para medir el retorno de la inversión en IA». El seguimiento del tiempo con IA cubre esa laguna al vincular las horas ahorradas con los dólares ganados.
La diferencia radica entre el ROI tendencial (menos reuniones, menos tiempo de inactividad) y el ROI real, cuando esas horas se convierten en trabajo que genera ingresos directamente. Esa claridad cambia las conversaciones.
Como recuerda Nesterenko, «cuando un director financiero vio que reducir las horas perdidas en reuniones liberaba el equivalente a dos millones de dólares en costes salariales, todo cambió. La IA dejó de ser una tecnología interesante y se convirtió en una palanca financiera».
Conclusión
Los ejecutivos suelen hablar del papel de la IA en la automatización, la ampliación o la sustitución. Pero la ventaja más obvia puede ser la más simple: proporcionar a las empresas claridad económica sobre su recurso más preciado.
El tiempo siempre ha sido capital. Pero el verdadero avance es que ahora la IA promete hacerlo aún más visible. Y una vez que se puede ver dónde se pierde, se puede decidir si se corrige o se sigue tirando miles de millones por la borda.
