¿Alguna vez te has sentado a hacer una tarea rápida y una hora después te has dado cuenta de que aún no la has terminado? No estás solo. Tu cerebro puede dificultar enormemente la estimación precisa del tiempo de una tarea, lo que te cuesta tiempo, energía y motivación.
Esto no se trata solo de una mala planificación, sino de psicología. Existe un sesgo cognitivo bien documentado llamado falacia de la planificación , descrito por primera vez por los psicólogos Daniel Kahneman y Amos Tversky. Explica por qué subestimamos constantemente el tiempo que nos llevará completar tareas, incluso cuando ya las hemos realizado. Kahneman explora este sesgo en su libro » Pensar rápido, pensar despacio» , donde muestra cómo nuestros cerebros están programados para el optimismo al predecir nuestro rendimiento.
Pero aquí está la cuestión: mientras que muchas personas subestiman la duración de las tareas, otras la sobreestiman. Si tiendes a pensar demasiado, planificar demasiado o procrastinar, podrías estar sobreestimando la complejidad o los riesgos que conlleva. Esto suele ocurrir en personas con alto rendimiento, perfeccionistas ( consulta mi test de Gestión del Tiempo ) o en personas que han experimentado traumas laborales o presión intensa.
En lugar de pensar: “Esto solo tomará 30 minutos”, podrías caer en la espiral de:“¿Y si lo arruino?” o “Necesito más tiempo para prepararme”. Esta reacción emocional hace que la tarea parezca más grande y abrumadora de lo que realmente es. Así que, tanto si la subestimas como si la sobreestimas, el resultado es el mismo: tu calendario se vuelve caótico y el día se te escapa.
Cuatro pasos para estimar mejor el tiempo de una tarea
1. Realiza un seguimiento de cuánto tiempo realmente toman las tareas
Prueba a registrar tu tiempo solo un día. Observa cuánto tardas en responder correos electrónicos, terminar una presentación o realizar una tarea compleja, como programar o escribir. Identificarás rápidamente patrones, como cuánto tiempo sueles mantener la concentración o qué te distrae. Puedes usar tu reloj o un temporizador Pomodoro. La
app Sunsama , por ejemplo, no solo es una agenda diaria, sino que también te ayuda a planificar tu tiempo y a registrar el tiempo real que te lleva cada tarea.
2. Timebox en lugar de lista
Las listas de tareas sirven para registrar tareas, pero no para planificar cuándo y cómo realizarlas. Ahí es donde entra en juego el timeboxing. Al asignar a cada tarea un bloque de tiempo específico en tu calendario, reduces el riesgo de comprometerte demasiado y creas espacio para descansos y retrasos inesperados.
3. Trabaja en bloques más cortos y enfocados para estimar el tiempo de la tarea
A menudo subestimamos las tareas porque creemos que podemos completarlas con éxito. En su lugar, intenta establecer bloques de concentración de 30 o 45 minutos. Esto facilita mantener la concentración y te ayuda a desarrollar modelos mentales más precisos del tiempo. Además, sé muy específico sobre lo que harás durante cada bloque. Por ejemplo, en lugar de una tarea vaga como «Trabajando en la presentación», especifica qué quieres lograr en 30 minutos: revísalo, crea el esquema o practica decirlo en voz alta. Esto te ayudará a ponerte manos a la obra y a evitar pensar demasiado en lo que tienes que hacer.
4. Priorizar el progreso sobre la perfección
Al final del día, revisa lo que lograste y cuánto tiempo te llevó. Ajusta tu plan para mañana. ¿El bloque fue realista? ¿Tus expectativas eran demasiado altas?
Ponte a prueba para comprender qué es lo que realmente te frena. A veces, no se trata de una mala planificación, sino simplemente de perfeccionismo . Si tienes dudas, consulta con un coach para ver si tus expectativas son realistas y sostenibles.
Ya sea que lideres un equipo, gestiones tu bandeja de entrada o hagas malabarismos con las responsabilidades de la vida, aprender a calcular el tiempo dedicado a las tareas con mayor precisión puede reducir el estrés y ayudarte a sentirte más en control. Una vez que domines esto, descubrirás que tienes más tiempo en tu día del que pensabas. Cuanto más intencional sea tu día, más podrás lograr, te lo prometo.
