Piensa en cada presentación que realizas como un compromiso con tu audiencia. Tienes cierto contenido que quieren saber, necesitan escuchar o, al menos, están obligados a escuchar. Tu obligación es asegurarte de que puedan asimilar la información con la mayor facilidad posible. Tu presentación probablemente no sea la reunión más importante del día. Haz que comprendan fácilmente tus ideas o sugerencias.
Todos tenemos una capacidad de atención limitada. Solo podemos asimilar cierta cantidad de información antes de necesitar un descanso, ya sea del sonido de tu voz, la avalancha de nuevas ideas o la incomodidad de la silla en la que estamos sentados. Aquí tienes algunas sugerencias para incorporar esos descansos, desde los más sencillos y breves hasta los más complejos y significativos.
1 Haz más pausas entre las oraciones
Las pausas son esenciales, no solo para que puedas respirar, sino también para que la audiencia pueda procesar tu idea. Algunas personas creen que deben analizar su contenido lo más rápido posible como cortesía hacia sus oyentes. De hecho, hablar demasiado rápido y no hacer pausas socava tu efectividad. Imagina que tu cerebro tiene una pequeña «sala de espera» a la entrada.
Cuando escuchas una idea, se queda en esa sala de espera esperando un momento de silencio para que la puerta interior de esa sala se abra y ordene la información en la zona correcta de tu cerebro. Si ese momento de silencio nunca llega, la sala de espera se llena con más y más información hasta el punto en que se llena y no puede asimilar más. Entonces, tu cerebro se apaga y dejas de escuchar. Necesitas el momento de silencio para poder comprender realmente la idea. Por lo tanto, las pausas no son solo un gesto de amabilidad hacia la audiencia; son una parte esencial de la comunicación efectiva.
2 Utiliza preguntas retóricas
Si diriges una reunión, puedes permitirte el lujo de detenerte después de compartir un punto clave y preguntar al grupo su reacción a tus ideas. Esto no es posible en una presentación multitudinaria; simplemente no es práctico. Sin embargo, puedes
crear la impresión de que la presentación se asemeja más a una conversación y, de nuevo, ralentizar la transmisión de la información y dar a la audiencia un respiro de tus ideas innovadoras. Usar preguntas retóricas despierta a la audiencia porque crea la ilusión de que buscas una respuesta y de que su participación es necesaria. Aquí tienes algunos ejemplos:
Cuando hayas terminado de compartir la esencia de tu idea y estés a punto de analizar los beneficios de tu recomendación, empieza por preguntar: Entonces, ¿por qué debería importarte?, ¿Qué hay en esto para usted?, ¿Cómo le ayudará esto a realizar mejor su trabajo?
Si quiere evitar el escepticismo, comienza tu evaluación de los desafíos a tu idea con: ¿Cuáles son algunos de los posibles puntos problemáticos de este nuevo proceso?, ¿Por qué es mejor este método?
Si estás en el punto en el que estás terminando y pasando a los siguientes pasos, pregúntate: ¿Hacia dónde vamos desde aquí?, ¿Cómo ejecutamos esta idea?
Cuando haces una pregunta retórica, interrumpes el flujo de la conversación porque cambia la calidad de tu voz, cambia el ritmo y cambia el estado de ánimo en la sala porque estás pasando del monólogo al diálogo, aunque después vayas a responder tú mismo la pregunta.
3 Haz preguntas que realmente requieran que la audiencia responda
Al dar una presentación, hacer preguntas al público interrumpe el flujo y anima a la sala, pero debes hacerlo estratégicamente. Haz preguntas cerradas que requieran una respuesta de «sí» o «no» y que sean lo suficientemente específicas como para saber que obtendrás la respuesta que necesitas. Levanta la mano al hacer la pregunta, para que quede claro cómo esperas que responda el público. Asegúrate de que las preguntas sean lo suficientemente claras como para que los miembros del público entiendan implícitamente lo que buscas.
Por ejemplo, si estás presentando información sobre una nueva plataforma tecnológica que tu empresa está introduciendo, pregunta: «¿Cuántos de vosotros se han frustrado alguna vez cuando (nombre de la plataforma actual) falló?».
Conseguir que los miembros de la audiencia simplemente levanten la mano para responder a una pregunta puede parecer una participación mínima, pero en realidad supone una interrupción significativa para cada uno de ellos. En ese momento, no pudieron sentarse a analizar la información ni revisar sus correos electrónicos en el teléfono. Primero tuvieron que decidir si levantarían la mano o no, y luego, algunos, tuvieron que participar. Les dio un respiro del papel que habían estado desempeñando un momento antes.
4 Divide el contenido para que los asistentes puedan conversar en grupos pequeños
Estas sesiones paralelas se ofrecen en tres formatos, cada uno aplicable a un entorno diferente.
Reflexión
Si estás debatiendo un concepto y quieres que la gente se tome un momento para reflexionar sobre cómo ese concepto ha influido en sus vidas, dales un momento para que reflexionen sobre una experiencia personal. Crea un espacio seguro para todos indicando al grupo que no estarán obligados a compartir esa experiencia públicamente. Después de darles 30 segundos para reflexionar, pregunta si alguien está dispuesto a compartir su historia.
Cuando llames a alguien que haya levantado la mano, no te limites a preguntarle por su historia. Empieza diciendo: «¿Cuál fue el contexto?». Es una pregunta no amenazante que les permite empezar a hablar frente al grupo simplemente compartiendo información objetiva. Luego, avanza diciendo: «¿Qué pasó?» o cualquier otra pregunta que sea apropiada según el tema.
Finalmente, ahora que estás dialogando con la persona, puedes profundizar el interrogatorio con: «¿Y cómo te hizo sentir eso?» o «¿Y cómo resolviste ese problema?» o, de nuevo, cualquier pregunta que sea apropiada según el tema. Agradezca a la persona que se ofreció voluntariamente y saque una conclusión basada en su historia y cómo se relaciona con su punto principal.
Compartir
Si dispones de más tiempo, en lugar de pedirle a una persona que comparta su experiencia frente a toda la sala, pide al público que forme grupos de tres personas. Pide a una persona que comparta su historia con las otras dos. (Para mayor eficiencia y evitar que cada grupo pierda tiempo discutiendo quién debe empezar, diles que lo hagan en orden alfabético. Esto crea una buena oportunidad para conectar). Da instrucciones claras sobre cómo deseas que respondan los oyentes. En algunos casos, puede que desees que simplemente escuchen. En otros, les darás ejemplos de preguntas que deberían hacer en respuesta a la historia del orador. Controla el tiempo cuidadosamente e indica al grupo cuándo pasar a la historia de la segunda persona.
Ejercicio de desarrollo de habilidades
Si estás enseñando una habilidad, como dar retroalimentación a un participante con poca experiencia, presente el proceso del ejercicio, divide al público en grupos de tres y pide a cada participante que practique la habilidad o técnica que acabas de enseñar. Asegúrate de que los participantes de cada grupo tengan elementos de retroalimentación muy claros para compartir con la persona que practicó la habilidad. De nuevo, controla el tiempo cuidadosamente para que el evento avance.
Tanto para presentaciones y programas presenciales como virtuales, muchas personas usan encuestas. Existe una gran variedad de software de encuestas. Las encuestas son útiles en ocasiones, pero quien las usa está interactuando con la tecnología. Podría ser mejor que interactúen entre sí o contigo. En cualquier caso, si tu objetivo es interrumpir la charla y despertar la atención del público, las encuestas funcionan bien.
En todos estos casos, el objetivo es interrumpir el flujo del discurso para mantener la atención del público. Alternar entre hablar con la gente e interactuar con ella es clave para una experiencia eficaz y más agradable para todos.
