Eric Schmidt, CEO de Google desde 2001 hasta 2011, y Jonathan Rosenberg, vicepresidente de Productos de la misma empresa, han desvelado en su último libro “¿Cómo funciona Google?” (cuyo título original es How Google Works?) algunos detalles y consejos sobre cómo mejorar nuestro uso del correo electrónico.
1. Responde rápidamente. La velocidad a la hora de responder es más que importante ya que de esta manera no hacemos esperar a nuestro remitente, y podemos hacerle saber que hemos recibido correctamente el correo. No hace falta que proporcionemos toda la información que nos requiere, ni siquiera que lo hayamos leído en profundidad: basta con avisar de que lo has recibido. De hecho, según cuentan en su libro, las personas más ocupadas tienden a contestar a todos los emails, sin hacer ningún tipo de selección.
2. Cada palabra cuenta: tiende a ser tajante y directo. Muchas personas mantienen las técnicas empleadas en la antigua correspondencia a la hora de contestar un email, cometiendo un grave error. Y es que hay que tener en mente que el correo se suele utilizar para motivos laborales, lo que implica ser breves y directos para poder seguir realizando nuestras tareas.
3. Limpia tu bandeja de entrada constantemente. Una gran parte del tiempo que destinamos en nuestro correo es leyendo varias veces correos que ya hemos abierto con anterioridad. Si no siempre te acuerdas de haberlo leído o contestado, te aconsejamos que borres aquellos que no son relevantes o marca como no leídos aquellos que tienes que volver a revisar.
4. Utiliza la técnica UEPS: último en entrar, primero en salir. Muchas veces tendemos a centrarnos en los correos que recibimos más recientemente, olvidando los que ya tenemos y que son igual de importantes. Cuando tengamos una larga lista de emails por leer, recuerda siempre: comienza por los más antiguos y avanza hasta los más recientes.
5. ¡Reenvía los mensajes que consideres importante! A todos nos gusta estar informados de todas las actualizaciones, novedades o acontecimientos importantes relacionados a nuestro ámbito. Por eso, siempre que puedas, reenvía la información que consideres que es importante que tus contactos la tengan.
6. ¿Para qué utilizar el CCO? Recibir un correo con alguien en copia siempre suele intimidar ya que sabes que hay otra persona que va a ser consciente de todo lo que hables en ese momento. No obstante, si además es “en copia oculta” sabes que es porque no quieres que se entere el destinatario. Antes de hacerlo, pregúntate a ti mismo: ¿es realmente relevante hacerlo de esta manera?
7. Prohibido gritar. Ya no sólo por cuestiones de educación, sino porque hemos preconcebido la idea que utilizar mayúsculas en muchas ocasiones es sinónimo de estar chillando, y en cambio cuando queremos usarlas de verdad pueden terminar ofendiendo. Por ello, evita siempre “elevar la voz” en tus conversaciones escritas.
8. Reenvíate los correos que quieras seguir. De esta manera, ya no se te olvidarán nunca más aquellos que son importantes de controlar y así poder preguntar de vez en cuando si la tarea o la información proporcionada ha sido recibida y elaborada.
9. Utiliza palabras clave en el contenido. Es una buena técnica para ayudarte a encontrar correos a través de la barra de búsqueda. Estas palabras clave pueden ser tanto el nombre del destinatario como información relevante que se encuentre en el asunto o en el cuerpo del correo.