Chad West no va a su oficina de Londres más de una vez a la semana. Como vicepresidente de Marketing del monedero inteligente de criptomonedas Argent, West acude a reuniones de estrategia o creativas. Pero cuando sólo intenta hacer su trabajo, las distracciones y el ruido de la oficina abierta de Argent le hacen ser un 40% menos productivo que en casa, según sus cálculos. La música que se escapa de los auriculares de sus compañeros y las voces de éstos le distraen, mientras que el sonido de los ingenieros de software aporreando sus teclados le crispa los nervios.
«No sé si es porque nos hemos vuelto un poco más psicópatas o porque siempre lo hemos sido, pero ahora lo capto todo», dice West, de 33 años. «Si alguien tiene la osadía de coger el teléfono en una oficina pequeña donde la gente está intentando trabajar, me rechina los oídos».
Más de cuatro años después de que la pandemia empujara a la mayoría de los oficinistas a conectarse desde casa, muchos han vuelto a la oficina, ya sea por mandato del empleador, por el deseo de pasar tiempo con los compañeros o por la necesidad de escapar de los compañeros de piso o de la familia. En mayo, alrededor del 27% de las jornadas laborales remuneradas en EE UU se realizaban desde casa, lo que supone un drástico descenso con respecto al 60% en el punto álgido de la pandemia, pero un aumento con respecto al 10% anterior al Covid-19.
A medida que la gente ha vuelto a la oficina a tiempo completo o parcial, han aumentado las quejas sobre una antigua frustración: el ruido y las distracciones de los diseños de planta abierta. Los trabajadores celebran más reuniones con Zoom desde la oficina, y a menudo hablan más alto en esas videollamadas. Los jefes animan a pasar los días en la oficina «colaborando» y desarrollando vínculos sociales, pero eso aumenta la charla que resuena en el espacio.
El problema se agrava: en las empresas que han reducido sus instalaciones para aprovechar la menor presencia de personal, las salas de conferencias y los espacios privados se llenan rápidamente y los primeros en reclamarlos cada día se quedan. «Es el comportamiento humano», afirma Melissa Strickland, directora general de la empresa de diseño HLW. Si las reuniones son consecutivas, «¿para qué voy a cambiar de sala si puedo atender todas las llamadas cómodamente [en esta sala]?
En una encuesta realizada en septiembre de 2023 por la empresa de estudios laborales Leesman, el nivel de ruido figuraba entre las diez características más importantes de la oficina, entre los aseos funcionales y el servicio de asistencia informática. Sin embargo, según otra encuesta de Leesman (publicada el pasado mes de abril), sólo el 32% de los empleados están satisfechos con los niveles de ruido en una oficina media, y sólo en dos aspectos se registraron cifras de satisfacción más bajas en esas oficinas: el acceso a «lugares de ocio» cercanos y el índice de personas que pasan caminando por delante de los puestos de trabajo.
La respuesta a todas estas quejas representa una oportunidad de negocio, con vendedores que venden con éxito desde cabinas telefónicas hasta servicios de «paisajismo sonoro» que utilizan un enfoque «biofílico» para ayudar a amortiguar las voces con sonidos de la naturaleza. Los fabricantes de muebles y los diseñadores de interiores están añadiendo materiales más respetuosos con la acústica y diseñando «bibliotecas» para trabajar en lugares silenciosos. Algunos empleadores distribuyen auriculares con cancelación de ruido e incluso crean herramientas para ayudar a los trabajadores a avisar a sus compañeros cuando necesitan concentrarse.
«Este es el clavo en el que todas las organizaciones intentan dar», afirma Tim Oldman, fundador de Leesman. Ve a los diseñadores avanzando hacia la «recelularización» del espacio interior: más salas de reunión, despachos privados o salas silenciosas que muchos trabajadores anhelan. «Si queremos que los empleados vuelvan de buen grado a sus oficinas, tenemos que proporcionarles un espacio que favorezca esos momentos en los que necesitan privacidad acústica y visual».
Las distracciones en la oficina son más que una molestia menor. Un estudio de 2021 publicado en la revista Journal of Management & Organization descubrió que, en experimentos con entornos controlados, los niveles de ruido típicos de las oficinas abiertas provocaban aumentos de los indicadores fisiológicos de estrés, como frecuencias cardiacas más altas, así como más expresiones faciales de disgusto e informes de los trabajadores sobre estados de ánimo negativos.
«No nos habituamos al ruido», observa Libby Sander, profesora adjunta de la Universidad Bond de Australia que trabajó en el estudio. «Tenemos la idea de que uno se acostumbra… Pero fisiológica y psicológicamente, el cuerpo no se acostumbra».
El deseo de un mayor control del ruido en la oficina es una de las razones del crecimiento de empresas como Framery, con sede en Finlandia, uno de los mayores fabricantes de «cabinas» de oficina: cabinas telefónicas totalmente cerradas, modernas y con paredes de cristal que cuestan a partir de 8.700 dólares la individual compacta. (En algunas cabinas caben hasta seis personas, lo que las asemeja más a salas de conferencias cerradas). En 2022, los ingresos globales de Framery alcanzaron los 164 millones de dólares, frente a los 86 millones de 2020 y los 101 millones de 2021. Aunque las ventas cayeron ligeramente en 2023, afectadas por la incertidumbre del mercado, la inflación y los tipos de interés más altos, el cofundador y CEO Samu Hällfors dijo que espera un rápido crecimiento de nuevo este año, aunque se negó a compartir previsiones.
En marzo, la empresa incorporó una nueva línea de cabinas que no sólo aíslan el sonido para los usuarios sentados en ellas, sino que cuentan con un sistema de «enmascaramiento del sonido» que emite un sonido similar al del ruido rosa en las zonas circundantes. De este modo, las cabinas aumentan el ruido ambiente en los espacios cercanos, con el objetivo de hacer menos inteligible la charla de oficina. «¿El nivel de ruido en sí? Sí, eso es un problema, pero lo realmente problemático del ruido es cuando tu cerebro capta una palabra conocida», dice Hällfors.
Por eso, diseñadores y emprendedores añaden sonido a los espacios, lo que puede ser una forma de abordar las preocupaciones sobre el exceso de ruido o de silencio. Tras más de una década trabajando para otros en el ámbito del sonido, Evan Benway fundó en 2022 la empresa londinense Moodsonic. Ahora trabaja con empresas como SAP, GSK y Steelcase para crear «paisajes sonoros receptivos» que utilizan sensores para generar un sonido de fondo que se adapta en tiempo real al grado de distracción o estimulación del entorno.
En efecto, Moodsonic ayuda a las empresas a abordar una de las ironías del lugar de trabajo pospandémico: la gente se distrae con el sonido en la oficina, pero a menudo es porque es demasiado silencioso, no demasiado alto. En lugar de tener sesenta personas en una oficina abierta en la que se oye de fondo un murmullo de muchas conversaciones, «ahora tal vez tengas quince personas, y cuando una persona habla, todo el mundo oye todo lo que está diciendo», dice Benway. «Es una inteligibilidad del habla perfecta», y el problema que más molesta a la gente.
Los sensores de Moodsonic captan los niveles de sonido y ajustan los «paisajes sonoros», que incluyen sutiles cantos de pájaros o murmullos de arroyos inspirados en la naturaleza, en función de la proporción de llamadas de ventas ruidosas y trabajo concentrado o de si es un viernes tranquilo o un martes ajetreado. Benway no quiere revelar sus ingresos, pero afirma que la empresa trabaja con treinta de las 500 mayores empresas de Estados Unidos y que ya es rentable; en su segundo año triplicó los metros cuadrados en los que ofrece paisajes sonoros y aumentó las suscripciones un 150%.
Otros aprovechan no sólo la necesidad de intimidad de los oficinistas, sino también la de los trabajadores a distancia. El destacado inversor de capital riesgo Fred Wilson, cofundador de Union Square Ventures, con sede en Nueva York, y su esposa Joanne, angel investor, pondrán en marcha este otoño la segunda sede de Framework, un espacio de coworking en Nueva York, en Refinery at Domino, un emblemático edificio industrial revitalizado que albergó una importante fábrica de azúcar. Los dos tuvieron la idea tras darse cuenta de que en ciudades como Nueva York, los empresarios, creativos y otros trabajadores remotos tienen poco espacio propio y no quieren estar necesariamente en «uno de esos lugares donde todo es un sinsentido compartido», dice Joanne, refiriéndose a los espacios de coworking con asientos para grupos y poca privacidad.
En el primer local de los Wilson, en el barrio de Clinton Hill, en Brooklyn, los miembros pagan entre 755 y 860 dólares al mes, según la duración del alquiler, por su propia cabina insonorizada en el aireado espacio Framework, con su propia mininevera, hervidor de agua y prensa francesa. Inicialmente concebidas para distanciar socialmente a la gente durante la pandemia, las cabinas atraen ahora a sus miembros por diferentes motivos. «Es tranquilo, y no tienen que escuchar a su vecino hablando con su amigo, su mujer o lo que sea», explica Fred Wilson a Forbes. El local original tiene una lista de espera de unas dos docenas de personas.
Los diseñadores de muebles e interiores también están incorporando más protección acústica a sus espacios. Zintra Acoustics, una línea de paneles de pared, separadores de espacios y plafones que ayudan a absorber el sonido, ha experimentado un «repunte» de la demanda de soluciones acústicas, afirma Kirsten Grosman, responsable de Marketing de Producto de la marca, propiedad del grupo australiano Baresque, en un comunicado enviado por correo electrónico. «El ruido se ha convertido en la principal queja de los empleados», afirma.
Mientras tanto, la empresa sueca IKEA, que lleva cuarenta años en el negocio del mobiliario de oficina, está lanzando una nueva línea (conocida como MITTZON) diseñada en parte para hacer frente a las molestias sonoras y acústicas. Por ejemplo, ha añadido un material de fibra de madera, utilizado normalmente en el sector de la construcción como aislante, a unas pantallas acústicas envueltas en tela. IKEA también ha trabajado con proveedores para silenciar el mecanismo que controla la altura de un escritorio eléctrico de pie con sólo pulsar un botón. «El papel de la oficina ha cambiado», afirma Philip Dilé, diseñador de productos de Ikea. «La mayoría de la gente nos dijo que quería volver [a la oficina] para concentrarse y tener menos distracciones».
La nueva línea de Ikea, con sus pantallas acústicas, es un ejemplo de un movimiento más amplio para ofrecer más soluciones que no requieran muchos despachos o salas privadas, que posiblemente anulan el propósito de que la gente vaya a la oficina a colaborar. «¿Por qué iba yo a querer entrar en un banco de cabinas o cabinas Zoom, y que esa sea mi experiencia del día?», se pregunta Tracy Wymer, vicepresidente de Ideas e Inspiración de Teknion, que fabrica cabinas. Wymer señala que su empresa está trabajando en un nuevo producto que proporciona «señales visuales sobre si estás disponible o si estás concentrado en el trabajo», pero dice que es demasiado pronto para ofrecer detalles.
Una empresa que está experimentando con señales visuales es monday.com, una empresa de software de gestión de proyectos con sede en Israel. Cuenta con un grupo de «creadores» en plantilla que han diseñado un dispositivo del Internet de las Cosas (IoT) llamado «FocusTime» que se coloca en la esquina de los monitores de los ordenadores de los trabajadores. Parece un dial que muestra cuánto tiempo ininterrumpido le queda al usuario y actúa como una mejora física de los iconos de estado de Slack o Teams que la gente está acostumbrada a ver en la pantalla.
La idea surgió originalmente de una empleada de monday.com que tenía problemas con las interrupciones de sus compañeros cuando volvía a la oficina; una primera versión era simplemente una bandera que podía levantarse manualmente cuando no se debía molestar a alguien, antes de convertirse en un dispositivo que los usuarios podían activar y desactivar con un simple toque. Evolucionó hasta convertirse en el gadget actual, que los usuarios pueden configurar para mostrar a sus compañeros cuánto tiempo necesitan para concentrarse –la ventana de tiempo se copia en las aplicaciones de calendario– o si el tiempo para trabajar en silencio está bloqueado en un calendario digital, aparecerá en el dispositivo.
Saron Paz, responsable del equipo de creadores, afirma que unos veinte empleados participan en una prueba piloto con el prototipo del dispositivo; se está planeando una prueba en toda la empresa y, posteriormente, podría convertirse en un producto comercializado. (En septiembre, monday.com tiene previsto mostrar el dispositivo en una conferencia de clientes en Londres y Nueva York). Como mínimo, Paz espera que los dispositivos «inicien una conversación entre las personas sobre lo que necesitan en términos de ruido u otros puntos de débiles», dice, señalando que «todavía estamos programados para las cosas que son físicas».
Otras empresas están distribuyendo auriculares con cancelación de ruido como incentivos de vuelta a la oficina o añadiendo más espacios silenciosos en los diseños. Cuando la división Mailchimp de Intuit diseñó sus nuevas oficinas –un espacio moderno y elegante a lo largo del popular sendero BeltLine de Atlanta para caminar y montar en bicicleta– la acústica era una prioridad. El antiguo espacio tenía un mar de escritorios en un almacén reconvertido con solo seis cabinas telefónicas o salas drop-in; el nuevo tiene más de sesenta, dice el ejecutivo del proyecto Colin Hughes. Los empleados pueden pedir gratuitamente auriculares con cancelación de ruido.
En este «centro de innovación» –como llama Intuit a la nueva oficina de Atlanta– se utilizaron paneles acústicos en paredes, techos y como divisores para separar los «barrios» de oficinas. Hay cinco espacios de «biblioteca» en todo el edificio, varios de los cuales tienen paneles de madera, están forrados de libros y albergan mesas espaciosas con iluminación de trabajo que evocan la sensación de una biblioteca universitaria moderna. La gente tiende a trabajar en silencio, dice Hughes: «Si ves que hay libros en las paredes y parece una biblioteca, te comportarás así».
Un factor que ha impulsado la creación de más espacios para trabajar en silencio ha sido la mayor concienciación sobre las necesidades de los trabajadores neurodiversos, como los que padecen TDAH o problemas de procesamiento sensorial. Según estudios externos, entre el 15% y el 20% de los empleados son neurodivergentes, afirma Relina Bulchandani, vicepresidenta ejecutiva de Salesforce para Servicios Inmobiliarios y del Lugar de Trabajo. Esto ha llevado al gigante del software a diseñar plantas en su nueva torre de Chicago con «salas de meditación» para descansos tranquilos y espacios de «biblioteca» equipados con pantallas dobles solicitadas por los ingenieros de software.
Aunque están etiquetadas como bibliotecas, no hay señales para guardar silencio, dice Bulchandani. Señala que, a medida que la gente pasa más tiempo en la oficina, se siente más cómoda atendiendo llamadas en los escritorios de las zonas de oficinas abiertas, y Salesforce ha instado a la gente a hacer más de eso –dentro de lo razonable– para evitar que se llenen las pequeñas salas de reunión. «Estamos animando a la gente a que atienda las llamadas en su escritorio, pero que sea consciente de que no quiere estar todo el día con videollamadas en su escritorio».
Con todo, la paradoja de muchas de estas soluciones para las distracciones en la oficina no pasa desapercibida para Argent’s West. Si todo el mundo pudiera elegir dónde quiere trabajar –en lugar de tener que presentarse en una oficina–, algunas de esas soluciones no serían necesarias. «Lo único que debería importar a una empresa es la eficiencia«, afirma. «Si estás cumpliendo lo que se espera de ti, date el gusto».
