En 2023 entraba en vigor la Ley de Protección al Informante, que regulaba la salvaguarda de las personas que comuniquen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y que obligaba a las empresas de más de 50 empleados a contar con un canal de denuncias interno. El anonimato es una de sus principales señas de identidad, pero ¿realmente los empleados se sienten seguros a la hora de denunciar? ¿Cuáles son los principales retos éticos a los que se deben enfrentar las organizaciones, un año después de la puesta en marcha de este canal? ¿Cómo se han adaptado las empresas a esta normativa?
Para intentar dar respuesta a estas y otras preguntas, Forbes y EY organizaban un encuentro entre diferentes expertas en la materia, entre las que se encontraban Rosa Sanz, responsable de ESG y Compliance de Grupo Arrate; Isabel Salazar, directora de Asesoría Jurídica y Compliance de Fundación Telefónica; María Pérez Bretones, directora de Asesoría Jurídica de GenesisCare; Mónica Pereda, Legal Counsel de Syngenta; Alejandra Polo, Head of Ethics & Compliance en ITP Aero; Sara Caro, Senior Manager de Forensiscs & Integrity Services de EY y Ángela Aso, Legal & Compliance Director en 4Finance.
Transparencia e integridad
El encuentro tenía lugar en L’Atelier de Útopica, ubicado en Madrid, después de realizar una constructiva visita guiada al Museo Arqueológico Nacional. Este daba inicio tras la primera pregunta expuesta por la moderadora de la velada, la periodista Elena Salamanca, que interrogaba a sus compañeras de mesa sobre cómo los canales éticos pueden contribuir a fomentar una cultura de integridad y transparencia en las organizaciones. Rosa Sanz destacaba que estos principios se han convertido en un pilar fundamental para todas las empresas:“La implementación de un canal de denuncia da la posibilidad a los empleados a comunicar aquellas conductas fraudulentas, de una forma confidencial, y sobre todo sin temor a represalias”.
La directiva de 4Finance añadía que esta legislación ha introducido obligaciones que van más allá del ámbito propio de la empresa y de sus trabajadores, ya que también ofrece la oportunidad a cualquier proveedor o cliente de presentar una queja. Y, desde el punto de visto interno, “ha ayudado a aumentar mucho la confianza de los empleados en la gerencia y en la estrategia de la empresa, porque les hace sentir parte de una organización que tiene altísimos estándares éticos”, resaltaba Mónica Pereda.
Pero para que los trabajadores sientan que este tipo de canales son seguros, la representante de EY señalaba que es necesario el compromiso de la dirección: “A través de este canal, los líderes de la organización pueden ganar una mayor visibilidad, conocer de primera mano qué ocurre dentro de su empresa y tomar mejores decisiones”. Algo con lo que se mostraba de acuerdo Alejandra Polo, e indicaba que implementar este tipo de herramientas tiene más beneficios para las organizaciones, porque les ofrece la posibilidad de dar a conocer su cultura de compromiso con la transparencia, algo que es muy importante para atraer talento hoy en día. Además, “es vital gestionar ese incumplimiento, no solo para remediar y construir una cultura del cumplimiento, sino también para detectar fallas en la organización y desactualización de sistemas. En definitiva, este canal se descubre como una fuente de datos riquísima para las empresas”, explicaba la directiva de Fundación Telefónica.
Retos de regulación
Pero “¿a qué dificultades se han enfrentado las organizaciones a la hora de adoptar esta ley?”, cuestionaba la moderadora. A lo que Mónica Pereda respondía que, aunque en el caso de Syngenta no se han tenido que implementar más recursos, sí ha sido necesaria una reorganización. Salazar acentuaba que para la Fundación Telefónica el verdadero reto ha sido interpretar esta normativa, porque está escrita para mercantiles y no para fundaciones, y generar un canal accesible para todos los países y con un solo responsable. “Lo complicado es desarrollar un manual de uso que cumpla los estándares para todas las filiales, de dentro y de fuera de Europa”, puntualizaba la directiva de 4Finance.
A raíz de esto, la representante de ITP Aero exponía que no solo es transcendental la organización del canal, sino también la unificación de los procesos de investigación, así como de los plazos y la forma de comunicación con el denunciante y el denunciado: “Esto ha obligado no solo a crear la regulación del canal, sino una regulación interna”.
A este respecto, la directiva de EY apuntaba que en algunos casos las empresas necesitan externalizar los procesos de investigación, o parte de ellos, bien por falta de recursos o para evitar conflictos internos. “De este modo, las empresas consiguen una mayor objetividad y garantizar la transparencia y la independencia de la investigación”, recalcaba Pérez Bretones. Algo de mucha relevancia, sobre todo, en aquellas denuncias que tienen visos de judicializarse, tal y como exponían Mónica Pereda e Isabel Salazar o de perder objetividad, como sumaba la responsable del Grupo Arrate.
Anonimato y seguridad
En este punto, la periodista Elena Salamanca interrogaba a las participantes en este debate sobre cómo la tecnología ha mejorado la transparencia de los procesos desarrollados en el canal. “Es fundamental para garantizar la seguridad, pero, sobre todo, el anonimato y las acciones de represalia”, subrayaba Aso; y en lo que afirmaba estar de acuerdo Alejandra Polo. Para salvaguardar estos derechos, la responsable de Syngenta destacaba la importancia del encriptado de datos, que ayuda a cumplir también con la normativa de protección de estos.
Asimismo, Sanz y Pérez Bretones enfatizaban la practicidad de la herramienta para adjuntar información y pruebas relacionadas con la denuncia. Y, sobre todo, el hecho de que esta puede ponerse desde cualquier sitio, y no obligatoriamente desde el puesto de trabajo. “Aparte del anonimato, lo que más valoro de este tipo canal es la gestión que te permite hacer del proceso de investigación. Además, te ofrece información segura y trazable, con la que demostrar que se están haciendo bien las cosas”, explicaba la directiva de Fundación Telefónica. No obstante, Sara Caro exponía que aún faltaba confianza en el sistema, ya que muchos empleados no se sienten cómodos al utilizarlo.
Y es que, pese a las numerosas ventajas que ofrece este canal, ¿qué garantías reales tienen los empleados que denuncian de no sufrir represalias? “Crear esa confianza en el denunciante es la base de todo, y es un trabajo que debe llevar a cabo la propia organización”, resaltaba la directiva de GenesisCare. “Las empresas tenemos que desarrollar una comunicación clara y transparente, y comprensible para todos nuestros empleados, para que entiendan que es seguro utilizar este canal de denuncia”, completaba la directiva de EY. Pero, también para que estos aprendan a utilizar de forma adecuada”, señalaba representante de 4Finance.
Por su parte, Polo insistía en que el objetivo de esta ley es el de proteger a las personas, y que uno de los requisitos es tener un protocolo de no represalias. “El reto que tenemos es crear una cultura del cumplimiento, y generar esa confianza en nuestros empleados”, anotaba la representante de Fundación Telefónica. Una afirmación con la que estaban en línea Rosa Sanz, y Mónica Pereda, y a la que sumaban la importancia de que realmente, cuando esa denuncia esté fundada y probada, tenga una consecuencia. “La verdadera barrera del canal es la creencia de que, aunque se ponga una denuncia, no va a cambiar nada”, matizaba Caro.
Las claves del éxito
Salamanca introducía un nuevo tema en la mesa de debate: “¿cuáles son los requisitos que deben tenerse en cuenta a la hora de diseñar un canal de denuncia para que sea exitoso?”.
La responsable del Grupo Arrate no tenía duda de que es primordial desarrollar un diseño ad hoc para cada empresa, y que debe llevarse a cabo una formación para que los empleados sepan qué es y cómo utilizarlo. Isabel Salazar destacaba el valor educativo de esta herramienta, que “ayuda no solo a remediar, sino a prevenir”. “Es necesario ir más allá de las obligaciones establecidas en la normativa de Whistleblowing para estos canales. Siempre hay que ofrecer una respuesta y siempre hay que solucionar no solo las infracciones sino también laduda o el problema ético que exista. Lo importante es establecer una comunicación de confianza con los empleados”, matizaba la representante de Syngenta. A lo que añadía Polo: “La empatía es fundamental. No tenemos que perder de vista que detrás de cada denuncia hay una persona, y que nuestra obligación es ayudarla”.
Respecto a los futuros desafíos a los que deben hacer frente las empresas para que el canal de denuncia cada vez sea más efectivo, Ángela Aso y la directiva de ITP Aero sostenían que el mayor reto es el de crear una mayor confianza en los empleados, clientes y proveedores; Sanz destacaba la comunicación con los empleados y terceros interesados; Mónica Pereda ponía el acento en la importancia de realizar formación continua, introducir KPI’s en la agenda de compliance y crear una cultura donde el empleado se sienta libre para hablar; y Pérez Bretones en reforzar la cultura del compliance; mientras que la responsable de Fundación Telefónica subrayaba el valor de entender e interpretar la ley para su sector. Con estas últimas reflexiones, Elena Salamanca daba por concluía la mesa de debate, dando las gracias a todas las participantes por sus enriquecedoras ideas.
