1. Planifícate la semana
Seguro que muchos aún no lo hacen y es algo totalmente necesario para un buen desarrollo de tu trabajo y una mejor optimización del tiempo. Programar las semanas en una agenda de la forma más detallada posible te facilitará muchísimo el trabajo.
2. Sustituye tareas
Muchas de las cosas que tenemos programadas nos quitan tiempo debido al desplazamiento que suponen. Si puedes hacerlo, lo mejor es que intentes reducir al mínimo ese tiempo. ¿Cómo? Por ejemplo, sustituyendo conversaciones presenciales en la otra punta de la ciudad, por conversaciones vía Skype o Google Hangout.
3. Analiza de forma objetiva
Examina de la forma más detallada posible cómo es tú día a día en la empresa: qué te lleva más tiempo, de qué cosas puedes prescindir, de cuáles no… Hacer esta minuciosa revisión durante un par de días te hará ser mucho más consciente de lo que funciona como debe y lo que no.
4. Utiliza las nuevas tecnologías
Si aún no estás demasiado familiarizado con las nuevas tecnologías o aplicaciones, es la hora de ir poniéndote las pilas. Muchos programas hacen ya por ti lo que antes te llevaba horas (incluso días) finalizar. Aprovéchate de esta gran ventaja aunque al principio tengas que dedicar un tiempo a familiarizarte. ¡Merece la pena!
5. Obvia cosas irrelevantes
Quizás estás yendo a demasiadas ponencias, charlas o presentaciones que podrías delegar o, simplemente, obviar de tu agenda. Si crees que algo no va a aportar nada relevante a tu trabajo, ¿para qué perder el tiempo?
6. Las tareas: de una en una
Muchas veces quieres abarcar tantas cosas para acabar cuanto antes que lo que consigues al final es exactamente el efecto contrario. Las cosas siempre es mejor hacerlas de una en una para asegurarte que todas quedan zanjadas y bien hechas.
7. Evita momentos personales
Con esto nos referimos a navegar por las redes, llamar a familiares o amigos, etc., en horas de trabajo. Para eso siempre tendrás tiempo cuando salgas por la puerta de la oficina, y dejar de hacerlo supone un grandísimo ahorro de horas perdidas dentro de la oficina.
8. Delega
Muchas personas tienen un gran problema de falta de tiempo por la fastidiosa costumbre de no delegar en personas de su equipo. Es algo totalmente necesario, porque no trabajas aislado, y eso mismo que estás haciendo tú sólo en 2 días, puede llevarte 1 día si compartes el trabajo con alguien.
9. Trabaja en tus puntos álgidos
Si las mañanas son tu fuerte porque tienes más concentración y ganas, echa el resto. Al igual si tu momento perfecto es la tarde o incluso la noche. La clave está en trabajar cuando más productivo estás.
10. Agiliza el email
¿Cómo? Muy sencillo. Contesta en orden prioritario de respuesta, evita perder tiempo en mails que no necesitan de respuesta y sobre todo, ten una serie de textos guardados en borradores que puedan servirte para determinadas situaciones. Tener estas respuestas predeterminadas te ahorrará muchísimo tiempo.