La rutina laboral de cualquier persona que trabaje en una empresa suele asemejarse bastante. Siempre hay una llamada o una reunión pendiente. Seguramente dentro de un mismo equipo alguna persona esté realizando home office , lo que genera la necesidad de realizar más llamadas o más reuniones para clarificar puntos que en persona serían mucho más rápidos. Por ello, esta rutina de reuniones puede agotar a cualquiera, además de hacer que pierdan todo su interés y atención en ellas. Existen formas para hacer que las reuniones sean menos repetitivas y algo más amenas:
Servirse de vídeos cuando sea posible
Por supuesto, no todo el mundo apoya este tipo de video reuniones, pero seguramente sea lo mejor que se pueda hacer para todas las personas que se encuentran en la habitación. El vídeo permite ver las expresiones faciales y hace más fácil ser partícipes en las discusiones. Además, siempre es mejor ver el rostro de alguien que estar mirando el móvil por debajo de la mesa.
Buscar la opinión de los más callados
Para algunas personas las reuniones pueden ser un gran suplicio. No tiene nada que ver con que muestren desinterés por ellas, más bien puede que sean demasiado tímidos para mostrar su verdad al mundo. Por ello, si localizas a alguna persona que no haya hablado en toda la reunión, puedes echarle un cable y pedir su opinión acerca de los temas tratados.
Elimina las barreras
Empieza a prestar atención a todos aquellos elementos que puedan suponer un obstáculo para la comunicación. Una silla puede estar bloqueando una de las cámaras, o la sala puede ser demasiado pequeña e incómoda para los participantes de la reunión, etc. Asegúrate de que todo está en orden para asegurar a su vez una reunión donde todo el mundo se sienta cómodo.
Mantén la brevedad en las reuniones
Una reunión no debería alargarse más de lo necesario. Por supuesto, existen excepciones y momentos donde es preciso que las reuniones se alarguen, pero esto no debería ser lo normal. Si una reunión tiene un tiempo establecido de 30 minutos, y por lo que sea se finaliza antes de lo previsto, la reunión debe acabarse, no alargarse tontamente.