¿Eres el tipo de persona que gestiona las tareas y situaciones que aparecen al azar a lo largo del día? Si es así y aspiras a progresar en tu carrera, especialmente hacia un puesto directivo, te encontrarás con una prueba de realidad: Las interrupciones y distracciones menores cuestan a las empresas en los Estados Unidos alrededor de 588 mil millones de dólares cada año, según la investigación de la bolsa de trabajo Zippia. Sus hallazgos también destacaron que el 72% del tiempo de un jefe se dedica cada semana a reuniones. Entonces, si ahora está luchando por mantener su tiempo bajo control, considere lo poco que podrá hacer cada día si lo consideran para un ascenso.
Además, Zippia señaló que en 2023, más de la mitad de la jornada laboral promedio se dedicaba a trabajos de poco o ningún valor. Algunos de los factores subyacentes que provocan la pérdida de tiempo en el trabajo incluyen desplazamientos innecesarios, reuniones interminables que podrían haberse realizado en otro formato, tiempo dedicado a navegar por las redes sociales en el trabajo, procrastinar y espacios de trabajo desorganizados.
Si es culpable de cualquiera de las situaciones anteriores, existe una estrategia de gestión del tiempo muy eficaz que eliminará el ruido, la procrastinación y los retrasos, y le permitirá ser más eficiente y productivo en el trabajo: Principio de Pareto, pero comúnmente se le conoce como «regla 80/20».
El Principio de Pareto, o regla 80/20, establece que el 80% de los resultados provienen del 20% de un esfuerzo concentrado. En relación con la gestión eficaz del tiempo, esto significa que debes concentrarte en las tareas más impactantes que contribuirán más a tus objetivos generales.
A continuación, te enseño cómo funciona esta regla en la práctica real:
1. Controla tu tiempo
El primer paso es realizar un seguimiento de cómo utilizas tu tiempo. A menudo son pequeños minutos desperdiciados aquí y allá los que suman horas de oportunidades perdidas. Ten en cuenta lo que estás haciendo durante tu jornada laboral, incluido el viaje al trabajo si tienes un acuerdo híbrido o en persona.
2. Identificar tareas de alto valor
A continuación, identifica tus tareas clave: aquellas que tendrán mayor influencia en el éxito de tu proyecto. Una vez que los hayas identificado, debes comenzar a disciplinarte para priorizarlos por encima de los menos importantes o totalmente irrelevantes, como navegar sin rumbo en las redes sociales o aceptar asistir o reservar reuniones que son innecesarias.
3. Delegar y subcontratar
Después de identificar las tareas de alto valor, puedes pensar en delegar o subcontratar las menos importantes de diferentes maneras. Por ejemplo, podrías pedirle ayuda a un miembro del equipo, retrasar la tarea en su calendario porque puede ser irrelevante o delegarla por completo a una herramienta de productividad de inteligencia artificial para ahorrar energía creativa.
4. Eliminar las pérdidas de tiempo
Lo más importante es que debe eliminar por completo las pérdidas de tiempo. Aborda cada elemento de tu jornada laboral con la pregunta: ¿Cómo me beneficiará esto en mi carrera? ¿Cómo me ayudará esto a mejorar mi eficacia en este puesto? ¿Cómo puedo maximizar mi día para ser más eficaz y centrado, empleando el menor tiempo posible?
La gestión del tiempo es una cuestión de hábito y, como tal, puede que tú e incluso tus colegas tarden un tiempo en adaptarse a la nueva normalidad y a las restricciones más estrictas que está imponiendo a la forma en que pasa su jornada laboral. Sin embargo, con paciencia y práctica, emergerás como un profesional más eficiente, motivado y altamente productivo, listo para asumir nuevos desafíos profesionales y demostrarle a tu empleador que posees las habilidades de liderazgo necesarias para un ascenso.