Pongámonos en situación: clásico escenario post-festivo. Al volver de las vacaciones de Navidad, regresa a la oficina (o a su mesa de trabajo desde casa, según el caso) y se encuentra con una interminable cola de correos electrónicos sin leer de miembros del equipo que persistieron trabajando durante las vacaciones o después de que usted se marchara antes para su descanso; de su jefe, que tiene todas esas nuevas demandas de departamento para su agenda de año nuevo; y de clientes, socios comerciales y otras partes interesadas importantes deseosos de su aportación, ayuda o aclaración.
Con la plétora de correos electrónicos entre los que tiene que surfear, lo más probable es que se apresure a escanearlos y responderlos para poder dedicarse a lo realmente importante: hacer realmente el trabajo que ha planeado para el nuevo año.
El problema es que, según un informe de Preply, una plataforma de aprendizaje de lenguas extranjeras, aproximadamente el 90% de los empleados cree que los malentendidos y la falta de comunicación en el lugar de trabajo tienen un punto de partida común: el correo electrónico. De hecho, según el estudio, el correo electrónico tiene la tasa más alta de causar fracturas en la comunicación y ansiedad en el lugar de trabajo, ya que el 67% de los malentendidos brotan de los mensajes de voz, el 71% de las llamadas telefónicas, el 79% a través de mensajes directos, el 80% de los mensajes de texto y un abrumador 87% a través del correo electrónico. La investigación se realizó en noviembre y encuestó a 1.030 empleados estadounidenses para explorar las preferencias de comunicación en el lugar de trabajo.
Sin embargo, a pesar de los aspectos negativos, el correo electrónico sigue siendo el modo de comunicación preferido en el lugar de trabajo. Dado que la transición al trabajo híbrido a distancia es una de las prioridades clave para este año, es esencial que los trabajadores, y especialmente los líderes y directivos, acierten en este aspecto crítico de la infraestructura del lugar de trabajo. Ir a la oficina y celebrar reuniones en persona todo el tiempo no es la solución. ¿Debemos abandonar por completo el correo electrónico? Tampoco es la respuesta.
En su lugar, nuestro enfoque, sobre todo si actuamos en un papel de liderazgo, debería centrarse en adaptar los métodos y herramientas de comunicación a cada miembro del equipo o parte interesada, según sus preferencias, y ser conscientes de cómo escribimos e incluso de cuándo escribimos y enviamos correos electrónicos.
¿Debería enviarse de otra forma?
Antes de enviar un correo electrónico, pregúntese: ¿Realmente necesito crear una nueva conversación por email? ¿Es necesario que esto se añada a la ya llena carpeta de entrada de alguien, o puedo enviarlo a través de otro formato, como un mensaje de Slack o Teams? ¿Qué urgencia tiene el mensaje? Si lo envío por correo electrónico, ¿tendrán más probabilidades de recibirlo antes y a tiempo que si lo envío por SMS, mensaje de voz o llamada? ¿Se resolvería mejor este asunto mediante una forma alternativa de comunicación, como una videollamada improvisada o una reunión programada?
¿Podría malinterpretarse?
Una vez que haya compilado el cuerpo de su mensaje y esté listo para pulsar enviar, revíselo detenidamente y pregúntese: ¿Podría malinterpretarse algún aspecto de este mensaje? ¿Podría la línea de asunto causar una ansiedad indebida a los miembros de mi equipo? ¿Podría este correo electrónico resultar inapropiado u ofensivo, debido a nuestras diferencias culturales o de edad?
¿Es necesario enviarlo ahora?
¿Es realmente urgente o puede esperar? El peor momento para enviar un correo electrónico es cuando está disgustado, sobre todo si la persona a la que dirige el correo es la causa de su frustración. Del mismo modo, si está redactando un correo electrónico o respondiendo a uno ya existente con prisas, podría pasar por alto detalles importantes, parecer desconsiderado o no entender nada y responder a lo que pensaba que le estaban diciendo. Peor aún, podría acabar violando la privacidad de los datos y enviar el correo electrónico a la persona equivocada con un nombre similar por accidente, o copiar a todo el mundo en una conversación que pretendía ser privada, lo cual, por supuesto, no se puede deshacer.
¿Cómo puede reflejar el tono de voz adecuado?
Los correos electrónicos, al igual que otras formas de comunicación en el lugar de trabajo basadas en texto, tienen algo en común: les falta el elemento humano. Las entonaciones vocales y el lenguaje corporal nos ayudan a crear una imagen más completa de lo que alguien intenta transmitir, y sin estas ayudas, la comunicación puede ser cómoda pero corre el riesgo de ser fácilmente malinterpretada, y podrían fomentarse las tensiones. Así que procure, en la medida de lo posible, inyectar algo de su personalidad y una voz humana a sus mensajes escritos. Podría emplear un tono cálido y conversacional, mencionar el nombre del destinatario en su saludo y utilizar con moderación los emoticonos en entornos laborales más relajados y en consonancia con la etiqueta organizativa.
Si sigue estas pautas para su correspondencia electrónica en el trabajo, podrá contribuir a una cultura laboral más sana, a un mayor compromiso y a que los retrasos y contratiempos que afectan a la finalización de los proyectos sean menos frecuentes. Adopte estas habilidades de comunicación por correo electrónico este nuevo año para que pueda construir y mantener fácilmente relaciones sanas con los miembros de su equipo, los directivos y las partes interesadas, estén donde estén.