En un entorno cambiante en el que la digitalización está revolucionando el mundo empresarial, los departamentos jurídicos de las compañías no son ajenos a esos cambios. Estar al día en las nuevas legislaciones y normas que atañen a cada sector -evitando así sanciones que puedan comprometer el desarrollo del negocio-, cumplir con las obligaciones fiscales, o representar a la empresa ante cualquier requerimiento en materia legal por parte de las autoridades judiciales o administrativas son algunas de las tareas diarias de los departamentos jurídicos. Pero ¿cómo trabajan para cumplir con todas estas funciones? ¿Cómo la digitalización puede impulsar su desarrollo? Y, ¿qué perfiles son necesarios para lograr esta meta?
Las expertas en el mundo jurídico Inés de Villar, head of Tax & Innovation Incentives de Xiaomi Iberia; Silvia Baschwitz, chief of Communication, IIRR & ESG de Cegid Iberia, Latam & Africa Portuguesa; Gema de Frutos, tax manager de Vodafone; Claudia Sevilla Sánchez, senior Legal & Compliance Counsel Iberia de NBCUniversal; Rosario Baquero, responsable de Servicios Jurídicos de Finanzas, Administración y Control y directora del centro de innovación legal de Iberdrola (LINCE); Verónica Ruíz, directora financiera España e International tax manager en Parques Reunidos, y Tamara Iglesias Cancho, senior manager, tax controversy de EY Abogados, participaron el pasado 23 de febrero en un nuevo evento de Women bEYond, organizado por EY y Forbes en el wine bar Vinology de Madrid. Un encuentro que fue moderado por Belén Chiloeches.
Todas las participantes han coincidido en la importancia de la digitalización de los departamentos que dirigen. Una apuesta que no tiene que ver tanto con el tamaño de la empresa sino con la forma de entender el negocio, como explicaba Tamara Iglesias, de EY Abogados, quien apuntaba que este camino está costando menos a las “empresas que llevan la digitalización en su ADN frente aquellas compañías con un negocio más tradicional que no han impulsado aún un plan de transformación digital”.
La digitalización está en la esencia y ADN de Cegid, empresa global de software de gestión para empresas. Utilizan la tecnología que ofrecen a sus clientes para la gestión de sus procesos internos, así como la gestión del talento pero, como en toda empresa “hay departamentos a los que les cuesta dar ese paso”, explicaba Silvia Baschwitz, quien hacía hincapié en la importancia de “integrar” la transformación digital en la cultura de la compañía.
Todo este proceso de transformación digital en los departamentos jurídicos tampoco depende del sector. Desde Iberdrola, Rosario Baquero, señalaba que la asesoría jurídica de esta compañía energética ha impulsado la transformación digital de la misma y desde hace años dispone de un centro permanente de innovación legal. “Es un tópico decir que los servicios jurídicos han llegado tarde. Puede ser que entraran más tarde en el proceso, pero ahora el ritmo es más rápido”, añadía. En el caso de la empresa de medios de comunicación NBCUniversal, Claudia Sevilla, aseguraba que “todos los departamentos apuestan por la transformación digital”. Por su parte, Verónica Ruiz, de Parques Reunidos, explicaba que los departamentos jurídicos son “transversales” y en ellos hay mezcla de competencias, algo que ha sido “caldo de cultivo para la transformación digital». Un cambio que, a su juicio, que llega a las compañías o bien por “imperativo legal o a rebufo del negocio”. Precisamente, desde Xiaomi, Inés de Villar, señalaba que la evolución de la función fiscal ha cambiado y actualmente la Administración Tributaria exige y pivota sobre el dato llevando al departamento que dirige a estar totalmente digitalizado, pues “la digitalización ha dejado de ser una oportunidad de mejora para ser una necesidad”.
También en esta última idea coincidía Gema de Frutos, de Vodafone, al afirmar que el “cambio revulsivo de la gestión fiscal” les ha hecho acelerar la digitalización en la compañía. Además, aseguraba que este proceso les ha convertido en pioneros y les ha permitido descubrir sus ventajas, como tener acceso a información que de otra forma no podrían disponer. “En esto los departamentos jurídicos están más avanzados que otros que llevan el título de digitales”, afirmaba. A ello, Iglesias, de EY Abogados, añadía que la automatización es fundamental para lograr la eficiencia empresarial, seguida de la obtención del dato y su manejo para así, por ejemplo, evitar riesgos fiscales.
Las participantes en este encuentro son conscientes de que cada vez hay más exigencias a nivel legislativo, de impuestos y contabilidad, que son difíciles de responder de una manera eficiente sin el uso de tecnología, como relataba Baschwitz, de Cegid. Y es que la transformación digital es solo una parte del proceso de transformación de la función legal, como apuntaban desde Iberdrola. Un proceso en el que coinciden que la tecnología tiene un gran peso. Eso sí, advertían de lo relevante que es no empezar la casa por el tejado. Es decir, fijar previamente el para qué se usa una tecnología. “Primero se debe hacer un análisis para ver qué se necesita, y luego buscar la tecnología a aplicar”, señalaba de Frutos, de Vodafone. Desde Iberdrola, Baquero aseguraba que “una vez que sabes lo que quieres medir y que tienes objetivos claros de excelencia operativa, podrás implementar tecnología”; a lo que Ruiz, de Parques Reunidos, añadía, que “solo cuando los procesos están bien definidos, es cuando puedes aplicar la digitalización”.
En este reto de establecer un propósito han coincidido el resto de directivas pues antes de aplicar una tecnología hay que analizar si tiene sentido o no. “Muchas veces las normas son imposibles de aplicar con la tecnología existente. Que seamos capaces de adelantarnos a su entrada en vigor y presentemos enmiendas antes de que se apruebe la norma es fundamental en este proceso”, apuntaba de Villar, de Xiaomi Iberia.
Al margen del uso de tecnología, en este camino de transformación digital las expertas apuntaban a la importancia de la formación de sus empleados más allá de la utilización de las metodologías ‘agile’ o ágiles, donde tanto desde EY Abogados y Vodafone reconocen que ha habido “un poco de moda”. La clave pasa, por tanto, por la transformación de las personas para que el proceso de digitalización tenga éxito.
“Al abogado se le pide cada vez más que tenga una mirada transversal y se adapte a los nuevos contextos. Hay reticencias a la hora de cambiar una forma de trabajo que ha sido tradicionalmente manual, pero aprendiendo a usar la tecnología el retorno es brutal”, señala Baschwitz, de Cegid, quien apuesta por fomentar la captación y desarrollo de roles mixtos (formación tecnológica mezclado con otras áreas). Desde EY Abogados explicaban que cada vez tienen más perfiles híbridos dentro de la firma. Es decir, de profesionales del derecho con conocimientos jurídicos que son capaces también de desarrollar una app o una herramienta digital.
Como destacaban desde “Xiaomi Iberia, “al mundo jurídico llegas sin conocimiento tecnológico y hemos tenido que hacer todo un aprendizaje para, por ejemplo, ser capaces de traducir un requerimiento técnico o una norma para adaptar los sistemas que integran el entorno digital de la compañía”, aseguraba de Villar. Iglesias, de EY Abogados, señalaba que “muchas veces el problema con el departamento digital es que no se habla el mismo idioma, pero cuando el perfil del abogado es más amplio, es más fácil la comunicación”.
En Iberdrola cuentan con un programa de formación digital para crear una nueva categoría de abogados. “Es nuestra forma de cultura”, apuntaba Baquero. Una transformación cultural muy necesaria si el abogado tiene que usar herramientas tecnológicas, a juicio de Sevilla, de NBCUniversal, quien añadía que cada vez más los grados y masters cuentan con asignaturas en las que al abogado se le enseña programación o desarrollo de aplicaciones. “Esa doble vertiente hace que se saque el máximo partido”, afirmaba. Y es que cada vez está más claro en las empresas que el rol de tax manager digital ha llegado para quedarse. De hecho, si se observa el catálogo de EY de hace 10 años, el componente tecnológico era de un 20% y en la actualidad está entre un 80 y un 90%. “Ha cambiado mucho la formación en los últimos años”, reconocía Iglesias. Además de la formación formal e interna, compañías como Xiaomi apuestan por fomentar el aprendizaje entre compañeros y departamentos. “Las empresas tienen que encontrar espacios para fomentar este proceso” porque la función fiscal ya no reside al 100% en los departamentos de impuestos y empieza a ser transversal, aseguraba de Villar.
Sin embargo, uno de los frenos en este proceso digital se produce porque el departamento jurídico no está ligado a los resultados empresariales de una forma tan directa como otros. Desde Parques Reunidos consideran que la transformación digital tiene un coste muy alto y para “las áreas que no tienen un retorno directo, en ocasiones, es difícil justificar el retorno de esa transformación”. Por ello, la tax manager de Vodafone ha abogado por hacer entender el papel del departamento jurídico al resto, pues es “clave para la gestión del riesgo. Tenemos que traducir una ley en una codificación y tú eres el nexo de unión y quien va a velar para que se haga de una forma correcta”, explicaba de Frutos.
Tras estas reflexiones, las invitadas continuaron compartiendo experiencias y opiniones en la bodega de Vinology al mismo tiempo que disfrutaban de una cata de vinos organizada y dirigida por Pilar Oltra, sommelier, CEO y fundadora de Vinology. Aquí pudieron degustar los siguientes vinos: Mestres Coquet 2017 (espumoso), Las Moradas de San Martín Albillo Real (blanco), Ulterior Orange 2021 (naranja), y Petit Forlong 2020 (tinto). Todo un viaje enológico en el que las siete directivas de departamentos jurídicos de grandes compañías recorrieron diferentes regiones de la geografía nacional.
