Algo que no ha cambiado ni siquiera después de Covid-19 en el lugar de trabajo es el ingente número de reuniones a las que los empleados deben asistir semanalmente: más del 85% de su tiempo lo pasan en reuniones. Y lo peor es que la mitad de ellas son improductivas. Sin embargo, algunas empresas están tomando medidas para cambiar esta situación y promueven los días sin reuniones.
¿Por qué son improductivas las reuniones?
Los empleados se quejan de que las reuniones podrían estar mejor organizadas, descarrilan con preguntas complejas, están dominadas por unos pocos empleados o se tratan temas que no son importantes para ellos. En la mayoría de los casos, los empleados están trabajando en algo distinto a la reunión.
Cada vez más empleados que trabajan en modo híbrido y remoto se estresan durante las reuniones debido a cuestiones como la seguridad psicológica, el miedo a hablar en público y a interactuar con un hipopótamo (un líder o un alto potencial).
Las reuniones distraen y fragmentan el tiempo. Los empleados tienen que dejar de hacer lo que están haciendo y desviar su atención hacia la reunión. El «tiempo de cambio», es decir, el tiempo necesario para concentrarse en una tarea tras una interrupción, reduce la productividad de los empleados e interrumpe el flujo. Se tarda al menos 15 minutos en volver a ser productivo tras una distracción.
Algunos empleados se ven obligados a viajar o ir a la oficina, cambiar sus horarios o modificar sus prioridades.
Por ello, muchas organizaciones están adoptando días sin reuniones. Los mejores resultados se obtuvieron en empresas con tres días sin reuniones a la semana.
Una investigación publicada por Harvard Business Review encuestó a 76 empresas, con más de 1.000 empleados cada una y operaciones en más de 50 países, que habían introducido de uno a cinco días sin reuniones a la semana (prohibiendo incluso las reuniones individuales) durante los últimos 12 meses.
Independientemente del número de días sin reuniones instituidos, los empleados declararon haber mejorado su autonomía y cooperación y haber disminuido el estrés y la microgestión.
El punto óptimo parece ser la reducción de las reuniones en un 60%, es decir, tres días sin reuniones a la semana. Cuando se redujeron las reuniones, la productividad fue mayor porque los empleados se sintieron más capacitados y autónomos, tenían sus propias listas de tareas y se responsabilizaban de ellas, lo que también aumentó su satisfacción.
Los empleados también redujeron el estrés de reunirse con varias personas y mejoraron la colaboración al encontrar mejores formas de conectar cara a cara. Por otro lado, tener muy pocas reuniones reducía la cooperación y el compromiso. Lea el siguiente artículo para saber más sobre cómo reducir el tiempo de reunión.
