Comunicar con eficacia es, sin duda, una de las habilidades más importantes para el éxito en el trabajo y en el resto de la vida. Cuando puedes articular tu punto de vista, expresar compasión y presentar tu caso brillantemente, construyes credibilidad, confianza, relaciones y avanzas en tu carrera.
Pero, por desgracia, la comunicación también puede ser un reto, con poco tiempo, demasiadas divisiones entre las personas y muchas ideas complejas que compartir. Pero un nuevo estudio demuestra qué tipo de comunicación valoran las personas y, por tanto, cómo se puede trabajar mejor con los demás y obtener beneficios.
La comunicación tiene un gran impacto
Las habilidades de comunicación tienen una gran influencia en la eficacia y la credibilidad. De hecho, según un estudio de la Universidad de Bolonia y Wilmar Schaufeli, de la Universidad de Utrecht, cuando se percibe que los líderes se comunican con mayor eficacia –con más calidez y empoderamiento– los miembros del equipo se sienten más comprometidos, eficaces e incluso optimistas.
Y en otro estudio de la Universidad de Münster, la gente juzgó el estilo de comunicación por encima de las credenciales profesionales a la hora de evaluar la fiabilidad y credibilidad de los contenidos y los expertos.
El reto
Sin embargo, la comunicación es un reto para muchos, y el 59% de los trabajadores del conocimiento están preocupados por la reducción de la eficacia de la comunicación, especialmente cuando trabajan de forma híbrida, según un estudio de Grammarly. Los líderes empresariales del estudio estiman que los miembros de su equipo pierden una media de 7,5 horas a la semana en una comunicación deficiente, y el 72% afirma que su equipo ha tenido problemas con la eficacia de la comunicación.
Además, el 90% afirma que la mala comunicación tiene efectos negativos como el aumento de los costes (45%), el incumplimiento de los plazos (39%), la disminución de la reputación de la marca (34%) o la reducción de la productividad (28%). Y un estudio de Pumble demostró que el 86% de las personas cree que la falta de comunicación efectiva y de habilidades de colaboración son las principales causas del fracaso en el lugar de trabajo, y que cuando los equipos se comunican de forma efectiva, puede aumentar la productividad hasta un 25%.
Comunicarse mejor
Pero es posible comunicarse de manera más efectiva y disfrutar de más recompensas de la comunicación, como una mayor credibilidad y mejores relaciones también.
1/ Ser selectivo
El correo electrónico puede tener la mala reputación de ser una pérdida de tiempo, pero la mayoría de la gente lo prefiere. De hecho, según un estudio realizado por LiveCareer, está a la cabeza de la lista en cuanto a la forma en que la gente quiere comunicarse en el trabajo. Estas son las formas de comunicación laboral favoritas de la gente:
- El correo electrónico, 49%.
- Llamadas telefónicas, 23%.
- Aplicaciones de mensajería instantánea, 21%.
Y en un mundo con demasiadas reuniones, el correo electrónico puede ser una buena alternativa. En un estudio realizado por mmhmm, el 57% de las personas afirmó que se podría haber evitado una reunión utilizando un correo electrónico, a menudo o muy a menudo.
Sea consciente de lo que la gente prefiere en general, y utilice el correo electrónico con confianza, especialmente cuando puede sustituir a una reunión. Además, utilice la regla del cinco con el correo electrónico. Si un correo electrónico tarda más de cinco minutos en leerse, incluye más de cinco líneas o requiere más de cinco intercambios para obtener una resolución, puede ser mejor coger el teléfono. Por otro lado, si necesita comunicar muchos detalles que la gente necesitará consultar más tarde, el correo electrónico puede ser el modo de comunicación perfecto.
Pero también hay que tener en cuenta lo que prefieren las personas. Para algunos, enviar mensajes de texto por motivos de trabajo es una violación inapropiada de los límites, pero para otros está bien aceptado. O en algunos casos, puede que se pierda a alguien con un chat de Teams, pero que se le pille fácilmente en el correo electrónico. Y para el vendedor que siempre está en su coche, las llamadas telefónicas pueden funcionar mejor.
2/ Transmitir en vivo
Aunque gran parte del trabajo se ha convertido en remoto, la comunicación en vivo sigue teniendo un gran valor. Según el estudio de LiveCareer, el 83% de los encuestados coincidieron en que la comunicación en línea tenía más probabilidades de provocar malentendidos que la comunicación en persona. Resulta interesante (o aterrador) que esto sea especialmente cierto en el ámbito de la sanidad, donde el 97% cree que la comunicación en línea provoca confusión.
Y el 81% de los encuestados considera que la comunicación en línea consume más tiempo que la comunicación en persona. Puede que le lleve más tiempo conectarse, pero una vez que lo haga, probablemente encontrará que es más fácil resolver preguntas o compartir información en persona.
La magia de la comunicación cara a cara es, por supuesto, la densidad de información con la que puede trabajar. Puedes compartir matices de información y emociones asociadas a un asunto y llegar rápidamente a la resolución cuando puedes incluir la información no verbal que surge de las conversaciones en vivo. Incluso las llamadas telefónicas permiten un mayor intercambio de densidad de información a través de los tonos de voz, la velocidad del discurso o las pausas en la conversación.
Y las discusiones en vivo también construyen relaciones de forma más eficaz. Cuando compartes un giro de ojos o un encogimiento de hombros, estás confiando a alguien tus emociones o tu incertidumbre. Cuando te inclinas hacia delante, estableces contacto visual, ofreces compasión o te ríes con alguien, demuestras tu atención y presencia con alguien.
Por lo tanto, preséntese en la oficina, llame a alguien a través de su plataforma de vídeo o descuelgue el teléfono para resolver los problemas.
3/ Invertir tiempo
Si pasas tiempo revisando el correo electrónico, estás en buena compañía. La mayoría de la gente (40%) pasa de dos a tres horas al día revisando el correo electrónico. Le sigue el 33% de las personas que sólo dedican una o dos horas.
El tiempo que se dedica a consultar el correo electrónico depende en parte de la antigüedad. Las personas con sólo uno o dos años de experiencia laboral son las que menos tiempo dedican a consultar el correo electrónico, mientras que las personas con mayor antigüedad son las que más tiempo dedican. Esto puede deberse al tráfico de correos electrónicos que reciben o a los puestos que ocupan. Si las personas amplían sus conexiones e influencia a lo largo de su carrera, es posible que estén en más bucles de comunicación o de correo electrónico, lo que requiere su tiempo y atención.
Parece que es difícil limpiar el buzón de correo electrónico. A pesar de que el 69% de las personas pasan de una a tres horas clasificando y borrando correos electrónicos cada semana, sólo el 38% ha tenido alguna vez el dulce sabor de la «bandeja de entrada cero», sin correos electrónicos en la cola.
Comunicarse eficazmente lleva tiempo, pero también merece la pena el esfuerzo. Los líderes que están presentes y son accesibles tienden a ser aquellos en los que se confía más. Y los colegas que son receptivos y buenos en el seguimiento son aquellos con los que la gente tiende a preferir trabajar. Los hábitos que te hacen más accesible y receptivo reducen el sesgo de proximidad y aumentan tu credibilidad.
Así que revisa los correos electrónicos y responde rápidamente a los que sean fáciles o a los que la gente esté esperando para continuar con su propio trabajo. A continuación, prioriza los correos electrónicos que son importantes, pero que requieren más tiempo o concentración. Y agrúpalos para poder establecer bloques de tiempo para responder cuando tengas un periodo de concentración.
4/ Ser receptivo
Las expectativas sobre el tiempo de respuesta del correo electrónico han aumentado, y la mayoría de las personas quieren una respuesta a un correo electrónico en cuestión de horas:
- De una a dos horas, 19%
- De tres a seis horas, el 39%.
- De siete a doce horas, 32%.
- De trece a 23 horas, 7%.
- 24 horas o más, 3%.
Además, la gente responde con frecuencia a los correos electrónicos fuera del horario laboral: el 84% dice que revisa las bandejas de entrada del trabajo fuera de las horas de trabajo. Cuando se les preguntó con qué frecuencia comprobaban el correo electrónico, el 49% dijo que lo hacía cada pocas horas, el 20% cada hora y el 24% una vez al día.
Lo mejor será que revises el correo electrónico a un ritmo que se ajuste a los requisitos de tu trabajo y a tu estilo. Si tienes un puesto que requiere un seguimiento más inmediato, obviamente querrás comprobarlo más a menudo. Pero también puedes tener en cuenta tu propia preferencia por los límites.
Para algunas personas, comprobar con mayor regularidad alivia el estrés, ya que les quita cosas de encima y les da satisfacción. Para otras personas, puede funcionar mejor establecer contenedores de tiempo durante el día en los que se puedan atender los correos electrónicos de una sola vez.
También puedes establecer límites con tus colegas. Sé transparente sobre cómo te gusta recibir la comunicación, con qué frecuencia lo comprobarás y qué pueden esperar los demás en cuanto a tu seguimiento. Ser abierto con respecto a tus enfoques de trabajo puede ayudarte a ti y a tus compañeros a ser más eficaces, sabiendo qué esperar de cada uno.
El equilibrio
Tu credibilidad profesional se basa en muchos factores, pero el seguimiento, el cumplimiento y la buena comunicación son los más importantes para que la gente te valore, aprenda a contar contigo y desee trabajar contigo.
Establece unos límites saludables para ti mismo, pero también ten en cuenta lo que los compañeros de equipo necesitan de ti para tener éxito. Equilibrar tus necesidades y las de los demás contribuye a tu éxito, pero también a tu felicidad y satisfacción.
