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¿Cómo evitar a una mala reunión?

Muchos de vosotros habréis tenido la experiencia de una mala reunión. Hay quienes simplemente se encogen de hombros y siguen adelante, o quienes se atascan y se encierran en el fracasado encuentro.

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El psicólogo Martin Seligman, conocido como el fundador de la “psicología positiva”, ha realizado una amplia investigación sobre la impotencia, el pesimismo y optimismo con el objetivo de concretar las diferencias entre optimistas y pesimistas. En su libro Learned Optimism, identifica estas formas de pensar como las 3Ps (personal, permanent and pervasive): personales, permanentes y generalizados. La idea es dejar de lado el sentimiento de culpa y moverse hacia una solución creativa.

Una persona con demasiadas emociones negativas marcan la diferencia entre una vida de florecimiento o una vida lánguida. La psicóloga Barbara Fredrickson dice que se necesitan por lo menos tres emociones positivas para compensar una negativa y prosperar en la vida. Con esto en mente, es importante dedicar tiempo a restaurar la energía perdida tras un mal encuentro y buscar momentos positivos que los revitalice.

Pero, ¿cuándo empezamos a percibir que una reunión no está funcionando? ¿Por qué hay reuniones que tienden a sacar lo peor de cada persona?¿Cómo es posible dejar a un lado un mal trago entre compañeros y avanzar? Sin preparación, sin agenda, sin acción… Estas son diez conductas que evitarán tener que recurrir a emociones positivas para borrar un experiencia negativa en el trabajo.

Dar aviso previo.
Hay que avisar con tiempo, para que la gente pueda mentalizarse. Una notificación de correo antes de la reunión no es suficiente. No puedes esperar a que todos tus compañeros de trabajo estén dispuestos a dejar de lado su agenda por una reunión de última hora. Pero si no hay otra opción, puede que el humor no les acompañe. Asegúrate de enviar invitaciones al menos un par de días antes de la hora señalada.

No invites a demasiada gente.
Una de las maneras más rápidas para provocar el caos en una reunión es invitar a mucha gente. No se da la posibilidad de una conversación coherente. Mantén la lista de invitados para tus reuniones a un mínimo absoluto. Se trata de ser efectivos.

Avanza material.
Es un comienzo productivo. Siempre hay que distribuir materiales pertinentes con antelación. Además, si hay medidas que deban adoptarse antes de la reunión, asegúrate de decírselo a los asistentes.

Proporcionar temas y agenda.
No se puede convocar una reunión sin un tema o agenda. Asegúrate de que tus invitaciones a reuniones tienen una descripción precisa y una agenda de temas esbozado.

Reserva un sitio adecuado.
Una sala de reuniones equivocada puede arruinar la reunión. Si es demasiado grande, la conversación podrá volverse incómoda. Si es demasiado pequeña, los asistentes no podrán ponerse cómodos. Escoge la habitación adecuada para el tamaño y la audiencia de su reunión.

Prepara con antelación.
Ninguna preparación matará a una reunión antes de que comience. Si vas a utilizar ordenador, asegúrate de que funcionan los programas que vas a utilizar, al menos 15 minutos antes de la reunión. De todas formas, siempre hay que tener un Plan B.

Avanza los objetivos o la finalidad de la reunión.
Cada reunión debe tener un éxito o resultado previsto. ¿Qué se va a lograr? Podría ser una decisión a tomar, o un presupuesto aprobado. Sea lo que sea, que sea parte de los detalles de la reunión al enviar las invitaciones.