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Mucho que hacer y poco tiempo? Estas son las claves para llegar a TODO

Resulta que nuestros cerebros están hechos para pensar sobre las tareas que no hemos terminado. Cosa útil cuando tienes una sola cosa en la que trabajar, pero no tanto cuando son decenas las tareas que precisan de tu atención. Es por eso que el primer paso para organizar tu trabajo y vida es sacar todo lo que tienes dentro de tu cabeza y ponerlo en tu lista. Desde ahí puedes empezar a organizar y priorizar para saber en qué centrarte y cuándo. Estas son unas cuantas claves para utilizar tu tiempo de forma más productiva y eficaz.

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Excel puede ser un gran aliado a la hora de organizar tareas de forma realista y hacer un seguimiento de las mismas. Si sabes que necesitas tener hecha la tarea un día en concreto, escribe una fecha de vencimiento junto al nombre de la tarea y configura una barra para ver el prrogreso con tablas sencillas. Es un recurso visual muy útil para controlar el estado de cada proyecto.

Intenta hacer tus tareas concretas y manejables – cosas que puedas lograr en una hora o menos. “Empezar mi empresa de papelería” es demasiado difuso, y muy fácil de posponer. “Lluvia de ideas de 25 posibles nombres para la empresa” o “Llamar a Julián para que me recomiende un abogado” son pasos más fáciles que no crean un trabajo extra para empezar.

Puedes añadir esos pequeños pasos como subtareas dentro de una tarea madre o raíz. Simplemente arrastra y suelta la tarea a la derecha de la tarea raíz y se convertirá en subtarea. Los proyectos te ayudan a organizar tus tareas en listas separadas. Tu Excel viene con una lista de Hojas de proyecto estándar para empezar, pero puedes crear, eliminar, renombrar, editar y asignar colores a tus proyectos a tu gusto.

Planear tus proyectos

Para empezar, intenta mantener tu lista de proyectos tan simple como sea posible. Eso hace más fácil decidir a dónde pertenecen las tareas, y te ayuda a centrar tu tiempo y energía en un pequeño número de proyectos importantes de una sola vez. Siempre podrás añadir más proyectos más tarde.

Por cada nuevo proyecto que crees, pregúntate cuáles son los siguientes pasos que necesitas hacer para progresar. No te preocupes tampoco mucho por tener todo listo y perfecto al principio, siempre podrás añadir pasos según se te ocurran. Añade cada paso como una nueva tarea en tu proyecto.

Priorizar tus tareas

La mayoría de la gente cree que es duro mantener una lista de cosas porque sobrestiman cuánto pueden llegar a hacer en un día y no logran priorizar sus tareas. Por eso creemos en 3 principios para guiarte a planear tu día/semana/mes:

No todas las tareas son iguales

Es fácil dejar que las reuniones, los emails y otras pequeñas tareas urgentes ocupen tu día. Ello provoca que tareas más grandes e importantes se pospongan a mañana. Tomarse un tiempo para identificar las tareas importantes antes de sentarte a trabajar te puede ayudar a centrar tu tiempo y energía donde realmente hay un gran impacto. Esta es una forma fácil y rápida de hacerlo:

Al comienzo de cada día, pregúntate: ¿Qué necesito terminar para sentirme satisfecho/a con lo que he logrado al final del día? Identifica no más de tres tareas importantes para el día, dales una fecha de vencimiento para hoy si no están ya programadas, y márcalas con una marca de prioritarias.

Haz primero por la mañana tus Tareas Más importantes

Ahora que sabes las 3 cosas que debes conseguir hoy, es momento de hacerlas. Estudio tras estudio se ha demostrado que la fuerza de voluntad es más fuerte por las mañanas, justo antes que docenas de otras decisiones te coman la energía mental. Por eso es importante trabajar en las Tareas Más Importantes.

Lograr tus tareas más duras primero ayuda a crear un ritmo para el resto del día. E incluso si te interrumpen con reuniones, llamadas o emails más tarde, ya habrás progresado en lo más importante de tu trabajo. Por suerte, si has seguido esta guía, estas tareas ya estarán organizadas en lo alto de tu lista cada día.

Espera lo inesperado

No siempre completarás todas las tareas que esperabas hacer cada día, ¡no pasa nada! Está en la naturaleza humana infravalorar cuánto tiempo lleva hacer cada cosa. Al final del día, puedes utilizar la vista de 7 días para revisar, tachar todo lo que has conseguido, y evaluar lo que necesitas reprogramar para mañana o durante el resto de semana.