Si bien la idea de la felicidad y el engagement en el trabajo se debate con frecuencia, el problema para muchos emprendedores es, ¿cómo se puede medir exactamente la felicidad? Y una vez que se consigue, ¿qué debemos hacer luego? Nosotros hemos ideado un sistema que puede ser fácilmente adaptable a cualquier entorno empresarial. He aquí cómo funciona.
Check-in diario con la Encuesta Semáforo
Cualquier compañía que quiere incrementar sus beneficios suele comparar la cantidad de ingresos actuales con los de períodos anteriores. El aumento de la felicidad de una empresa no es diferente. Hemos de ser conscientes de cuáles son los niveles de felicidad actuales para asegurarnos que en el futuro estos cada vez son mayores.
Para ello, le pedimos cada día a las personas del equipo que respondan la Encuesta Semáforo. Esta tiene tres sencillas preguntas y dispone de una sección con comentarios. La encuesta incluye “¿En qué estado de ánimo has llegado hoy?”, “¿En qué estado de ánimo te vas hoy?”, “Del 1 al 4 ¿Cuánto te gusta lo que has hecho hoy?” y “Si quieres hacer algún comentario, aquí tienes tu espacio”.
Para las dos primeras cuestiones, los empleados han de elegir entre las opciones “Súper Verde”, “Verde”, “Ámbar” y “Rojo”.
Nuestra encuesta semáforo se tarda menos de un minuto en completar y alienta a los empleados a ser más conscientes de sí mismos y a ser francos. Utilizamos un Google Doc que envía los resultados a una ubicación centralizada donde se analizan los promedios de los resultados y valores atípicos, para así compararlos con épocas anteriores. Pero hay muchas maneras de recopilar y analizar datos, incluyendo un dispositivo Celpax. Al final, cada empresa ha de encontrar su propia metodología.
También pedimos al personal del equipo que cumplimente un estudio más extenso una vez al mes. En este se incluyen diversos temas tales como el equilibrio con la vida laboral, la remuneración, las relaciones con los empleados, la capacidad de expresar opiniones, las oportunidades de crecimiento profesional, la alineación de los objetivos de la empresa y metas personales, etc.
Mantener un debate abierto
El siguiente paso es crucial: el debate que se genera sobre los resultados y el intercambio de ideas y soluciones. En nuestro caso, nos reunimos todos los lunes durante 45 minutos y siempre está en nuestra agenda analizar los datos que se han obtenido a partir de la encuesta semáforo.
Un responsable lee los resultados, indicando los promedios y los comentarios positivos y negativos. “Verde” o “Súper Verde” tiene esencialmente el mismo significado que si estás en el camino correcto: seguir adelante. Una respuesta naranja significa que tenemos que reducir la velocidad y dejar en manos de la persona que ha dado esta respuesta decir si hay algún problema o si este ya se ha solucionado. Una respuesta roja significa que tenemos que parar y abordar la cuestión. Es importante destacar que los empleados son siempre bienvenidos a hablar en privado con cualquier persona, si así lo prefieren.
El equipo también se reúne una vez al mes durante un período de tiempo más largo, donde se discuten las oportunidades de crecimiento y se repasan las estadísticas de la encuesta extensa, comparándola con la de meses anteriores. Para proponer maneras de mejorar los resultados.
Esta estructura de debate abierto hemos descubierto que genera confianza. El “jefe” no está analizando los resultados para dar su sentencia; esto no es un examen que se debe pasar o suspender. Al contrario, es un ejercicio donde la máxima intención es ser conscientes de nuestra felicidad y adoptar medidas para aumentar la misma. También es un ejemplo de nuestro segundo valor empresarial: always find a better way. Si algún factor o hecho está causando estrés e insatisfacción, tenemos que encontrar la manera de solucionar el problema.
Momento de la Acción
Hace tres años pasamos por una época en que la encuesta semáforo dio lugar a una gran cantidad de respuestas rojas. Fuimos capaces de identificar el motivo. La carga de trabajo era mayor exponencialmente debido a que había entrado un nuevo cliente de medio millón de euros, que requería gran atención técnica y cumplir con unos plazos de entrega muy delimitados. Esto requirió un gran compromiso y la tensión se instaló dentro del equipo. Muchos empleados se quedaban hasta tarde en el trabajo, algunos durante los fines de semana y otros simplemente se sintieron abrumados. Todos, en algún momento, respondieron negativamente la encuesta.
Después de comprender qué nos estaba causando este patrón, nos dimos cuenta que teníamos que hacer algo. Todavía estábamos tratando de mantenernos a flote, y el cliente nos proporcionaba un colchón de seguridad – pero también estaba causando infelicidad. Como equipo, tomamos la difícil decisión de dejar que el cliente se fuera. Era un riesgo para nuestra compañía, pero lo correcto era que siguiéramos alineados y fieles a nuestros valores fundamentales.
Los resultados que vimos en la salud de nuestra empresa fueron sorprendentes. En 2012, nuestro margen EBITDA fue de un 6 por ciento. En 2013, el año después de la salida del cliente, nos dimos cuenta de que había aumentado el margen hasta un 10,5 por ciento. Y en 2014, se elevó hasta el 15 por ciento. Creo que el aumento del EBITDA es el resultado de la motivación del grupo para dar lo mejor de sí en el trabajo y ofrecer a cada cliente el mejor y más completo servicio. Nuestro enfoque de la felicidad también ha contribuido a nuestra alta tasa de retención de empleados. Sólo una persona nos ha dejado en los últimos tres años y fue debido a razones personales.
Si se desea mejorar la productividad, aumentar la motivación y mejorar el flujo de positividad y de soluciones creativas en la empresa, se tiene que comenzar por alguna parte. Estudiar de forma regular la felicidad del día a día y la satisfacción a largo plazo de su equipo permite obtener resultados tangibles y analizables. Al igual que con cualquier otro factor que es necesario mejorar, se necesita un punto de referencia. Este sistema a través de una encuesta, con el cual se actúa según los resultados, no requiere de una gran inversión de tiempo y dinero, y según mi experiencia, ofrece el mejor retorno de la inversión hecha.
Autor:
David Tomás es el director general de Cyberclick y lanzará su libro “La empresa más feliz del mundo en septiembre de 2015. La empresa está especializada en publicidad y marketing online y ha sido galardonada en 2014 con el primer premio Best Workplaces en la categoría de Pyme ofrecido por Great Place to Work de España.