Cuando se trata de reuniones todos tendemos a caer en la misma trampa: pasamos una hora hablando y escupiendo ideas, y luego terminamos sin hacer ninguna conclusión que realmente compense la cantidad de tiempo que hemos invertido en ello. Afortunadamente, existen cuatro claves imprescindibles con las que puedes cerrar una reunión (que realmente merezca la pena) y asegurarte de que esos encuentros con el equipo de trabajo son realmente productivos y no una pérdida de tiempo sin discusión.
1. Proporcionar una visión general. Incluso si te has marcado una especie de planning o un checklist para ir cerrando diferentes temas, es más que probable que acabéis yendo por las ramas según avanzan las conversaciones. Aunque esto es un mal habitual que ataca a todo el mundo, a menudo nos encontramos dando vueltas a la misma idea sin ser capaces de recordar lo que realmente queríamos arrojar sobre la mesa. Antes de terminar la discusión, tómate un momento para proporcionar un breve resumen de las conclusiones que has sacado y las decisiones que se han tomado entre todos. De esta manera, todo el mundo volverá a sus escritorios con una sensación de tener las razones de la reunión tan frescas como en una nevera.
2. Asignar elementos de acción. ¿Por qué hay tantas reuniones que terminan con una sensación general de haber sido totalmente improductivas? El problema suele ser la cantidad de energía que centramos en hablar y hablar sin tomar ninguna acción real, como si el valor del encuentro se basara exclusivamente en la cantidad de palabras que soltamos en el tiempo que dura. Da la impresión de que todo el mundo es muy capaz de hacer un análisis de cómo se encuentran las cosas y de cuál es la estrategia necesaria, pero no parece tan claro que haya tanta habilidad generalizada a la hora de gestionar las tareas exactas para cumplir con esa estrategia. Por eso es importante asignar claramente los elementos de acción al terminar cada reunión. De esa manera, no hay duda acerca de quién es responsable de cada labor, y será mucho más fácil hacer un seguimiento posterior de las cosas que se han acordado.
3. Pedir a los asistentes que pregunten sus dudas. Antes de que todo el mundo salga de la sala de reuniones, es importante que asegurarse de que todo el mundo tiene una comprensión absoluta de lo que se acaba de hablar. Aunque tu objetivo debe ser mantener la reunión en el buen camino, también es necesario ser consciente de aquellas nebulosas de dudas que se forman a menudo en cualquier encuentro, ya sea por despistes puntuales o porque realmente existe alguna contradicción. Preguntar si hay algunas preguntas al final de la reunión es una gran manera de hacer la comprobación, al tiempo que terminas de una forma mucho más distendida y colaborativa.
4. Enviar un correo electrónico al terminar. Todos somos humanos, y hay que ser consciente de que hay muchas cosas que pueden hablarse en una reunión, y por tanto muchos cabos que pueden quedar sueltos, especialmente si, después de unas horas, intentamos recordar hasta el más mínimo detalle. Puede que no todos hayan tomado las notas adecuadas, y desde luego más vale prevenir que curar: puedes asegurarte de que todos son conscientes de las tareas que se han concluido – y que lo recordarán mañana, o incluso la semana que viene – si pueden echar mano de unas conclusiones escritas. Un correo electrónico a todos los miembros de la reunión es suficiente para asegurarte de que así será. Agradéceles su presencia y el tiempo que han dedicado y luego proporciona un desglose de quién es responsable de cada tarea necesaria para seguir avanzando. Así reforzarás los elementos de acción y disiparás cualquier duda sobre si alguien se ha perdido algún capítulo.