1. Utilizar una cuenta poco oficial
Si quieres que te tomen en serio, tienes que empezar por dar una imagen responsable de ti. El nombre de tu cuenta lo dice todo. Evita utilizar apodos y opta por algo más sencillo. Lo ideal es elegir tu nombre y apellidos como formato base.
2. Llevar la contraria al destinatario
En un mensaje puedes intentar transmitir una intención y que el otro asimile algo diferente. Por ello, intenta ser lo más claro y directo en tu mensaje, pero no crees problemas con tus comentarios. Puede perjudicarte más de lo que crees. En esos casos, es mejor la comunicación cara a cara.
3. Dar demasiada opinión
No estipules tu mensaje en base a tus opiniones. Los adjetivos que utilices pueden ser determinantes para dejar claro cuál es tu ideología cuando puede carecer de importancia en ese momento. Si es un email formal, limítate a dar información útil para la otra persona.
4. No justificar tus razonamientos
Una idea siempre tiene mayor fuerza si está fundamentada en unos argumentos y eres capaz de defenderlos. Refleja en tu mensaje que tienes unos objetivos claros y explica por qué. Si no lo haces, el email no tendrá la fuerza suficiente para llamar la atención del destinatario.
5. Utilizar el vocabulario de la calle
No es lo mismo mantener un diálogo con una persona que enviar un email y esperar respuesta. No caigas en el error de ser demasiado banal en tus textos. Es preferible que en todo momento hables con educación. Nunca sabes quién puede estar leyendo ese correo.
6. Cometer errores ortográficos
Asegúrate de que lo que escribes en tu email no tiene ninguna falta de ortografía. No acentuar bien las palabras o emplear la “v” cuando la palabra es con “b” restará credibilidad a tu mensaje y hará que la atención se centre en tus faltas gramaticales. Revisa antes de enviar.
7. Andarte por las ramas con el mensaje
No siempre se cuenta con el tiempo necesario para leer un correo electrónico. Por eso, incluir párrafos largos y ser demasiado explicativo sólo te llevará que tu destinatario deje de leer antes de tiempo. Sé preciso y directo para comunicarte. Será más efectivo el mensaje.
8. No ajustar el asunto al tema central
El “asunto” de un email es muy importante a pesar de que, muchas veces, se suele obviar. Explica sobre qué va tu email y el receptor podrá identificarlo con facilida. Evita utilizar las mayúsculas.
9. Despedirte con muestras cariñosas
Acostúmbrate a iniciar tus email dando los buenos días o las buenas tardes. Para cerrar la conversación, es preferible que utilices expresiones formales y agradezcas la atención recibida. El destinatario se quedará con una mejor impresión sobre ti.
10. Incluir archivos que no funcionan
Investiga cuál es el tamaño de cualquier documento antes de enviarlo y asegúrate de que el sistema permitirá cargar esos datos. Adjuntar archivos que finalmente no se pueden abrir dará una mala imagen a tu email y, además, será un trabajo doble porque lo tendrás que volver a enviar.